「このアプリ、自分以外に直せる人いる？」
「プラグインの設定、どこにも残してないかも…」
「前任者が辞めて、仕様書が1枚もない」
kintone を使い込むほど、じわじわ気になってくるのが、
「自分がいなくなったら、これ回るの？」問題。
アプリは増える、プラグインも増える、つながりも複雑になる。
気づいたときにはすでに作った本人しかわからない状態になっていることも…
今回は、キンコミに寄せられた実践的な投稿とコメントから、
自分がいなくなっても回る kintone のつくり方をまとめました！
⬛︎ 目次（お悩み一覧）
□ 前任者がいなくなった！何から手をつければいい？
□ プラグインの設定まで、どうやって残す？
□ 仕様書、何をどこまで書けばいい？
□ JavaScript やカスタマイズ、どこまで使っていい？
□ 管理者が自分ひとり...2番手をどう育てる？
⬛︎ お悩み：前任者がいなくなった！何から手をつければいい？
kintone のメイン担当者が退職することになり、引き継ぎ中というお悩み。
アプリ、プラグイン、外部連携が複雑に絡み合っているのに、マニュアルも相関図も仕様書も何もない…という相談です。
▼ 元投稿はこちら
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/oyjvs6kezvtfwdav
⬛︎ キンコミで出ていた工夫
▶︎ まずは「本人しか知らないこと」から押さえる（参考コメント）
引き継ぎの時間が限られているなら、まずは契約先や管理者アカウント、外部サービスの情報など、
後から確認しづらいものを優先するというアドバイス。
認証情報は安全な方法で引き継ぎ、必要なときに問い合わせられる状態にしておくことが大切そうです。
アプリの中身は、kintone なら後からでも比較的紐解きやすい、という心強い声も寄せられていました。
▶︎ アプリの担当者と情報を残す仕組みをつくる（参考コメント① / 参考コメント②）
別の投稿では、引き継ぎ書を kintone アプリで管理する工夫や、
アプリごとに担当者を決めて定期的に棚卸しする運用も紹介されていました。
「誰が管理しているか」「必要な情報はどこにあるか」をわかる状態にしておくことが、
属人化を防ぐ第一歩になりそうです。
▼ 関連する投稿
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/yxhjwpbmzhcx1doc
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/0zdcrawvkqtjo3yd
⬛︎ あわせてチェック📚
▶︎ kintone 市民開発ガイドライン
アプリ作成権限の考え方や、運用ルールづくりの参考になるガイドラインです。
https://pg.cybozu.co.jp/kintone-citizen_development_guideline-dl-application.html
⬛︎ お悩み：プラグインの設定まで、どうやって残す？
社内でコツコツ作ってきたアプリについて、属人化を防ぐため、
「設定内容を見える化して、誰でも作れるようにしておくように」と指示されたというお悩み。
アプリテンプレートで保存はできても、プラグインの設定はどう残せばいいのか？という相談です。
▼ 元投稿はこちら
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/q9unrr0t6iqqom5c
⬛︎ キンコミで出ていた工夫
▶︎ 仕様書は Excel ではなく「アプリ管理アプリ」に集める（参考コメント）
設定を文字で一つずつ書き起こすのではなく、
kintone アプリの仕様を管理する kintone アプリを作ってしまうというアイデア。
- プラグインの設定画面は、リッチエディターにスクリーンショットを貼って残す
- 書き出せる設定ファイルは、添付ファイルフィールドにそのまま保存する
- 管理アプリの「変更履歴を記録する」をオンにして、いつ・誰が更新したかを自動で残す
「設定をテキスト化すること」ではなく、
「画面を見れば誰でも同じものを作れること」をゴールにすると、ぐっと楽になりそうです。
▶︎ ツールで、設計情報を書き出しておく（参考コメント）
連携サービスによっては、フィールド情報やルックアップ、アクセス権、プロセス管理などの
アプリ設計情報を Excel でダウンロードできるものもあります。
実際に、保存していた設計情報を頼りに、削除してしまったアプリを作り直せた
という経験談も寄せられていました。
⬛︎ あわせてチェック📚
▶︎ アプリ管理（kintone アプリストア）
社内のアプリ情報をまとめて管理するためのサンプルアプリです。「アプリ管理アプリ」を作るときのたたき台に。
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/apps/app_management.html
⬛︎ お悩み：仕様書、何をどこまで書けばいい？
kintone でアプリの仕様書を作りたいけれど、何を記録すればいいかわからないというお悩み。
アプリ名やURL、概要、業務フローのほかに何が必要？という相談です。
▼ 元投稿はこちら
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/ssp7mtn03ufl15cu
⬛︎ キンコミで出ていた工夫
▶︎ 「なぜこのアプリが存在するか」を残す（参考コメント）
どんな業務の、どんな課題を解決するためにこのアプリがあるのか。
設定内容だけでなく、作成した目的を残しておくことで、
後任者も改修の意図を理解しやすくなり、軸がぶれない、という視点です。
▶︎ 仕様書は「書きすぎない」（参考コメント）
仕様書の中身が多すぎると、アプリを直すたびに仕様書の直す箇所も増えていく。
その結果、だんだんメンテナンスされなくなり、アプリと仕様書がずれていくことも…
別の投稿では、標準機能の「アプリ管理者用メモ」に
概要や担当者、詳しい仕様書へのリンクを残す工夫も紹介されていました。
▼ 関連する投稿
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/saazpuyu0rtiecir
▶︎ まずは「アプリ同士のつながり」を1枚の図にする（参考コメント）
別の投稿では、ルックアップや関連レコードなど、アプリ同士の関係を矢印でつないだ構成図**を作る方法も。
まずは簡単な図から始め、必要に応じて情報を追加していくという工夫です。
▼ 関連する投稿
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/qgonkf6ls4nq7t8a
⬛︎ あわせてチェック📚
▶︎ アプリ管理者用メモを設定する（kintone ヘルプ）
アプリの設定画面に、管理者向けのメモを残せる標準機能です。
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/notes_for_app_administrators.html
⬛︎ お悩み：JavaScript やカスタマイズ、どこまで使っていい？
JavaScript を使えば便利な機能を実現できる一方で、作った本人しかメンテナンスできなくなる心配も。
キンコミにも、「みなさんはどの程度カスタマイズしていますか？」という相談が寄せられていました。
▼ 元投稿はこちら
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/wulnmgdb6ms40xxn
⬛︎ キンコミで出ていた工夫
▶︎ 自社でカスタマイズのルールを決める（参考コメント① / 参考コメント②）
ユーザーさんそれぞれの線引きが紹介されていました。
- JavaScript は入力時の補助までにする
- 「あったら便利」はカスタマイズで作るが、「ないと困る」ものはプラグインを提案する
- 社内で理解・メンテナンスできる範囲にとどめる
何を実現するかだけでなく、誰がそれを保守できるかも考えるという視点です。
▶︎ 本番環境で使うかどうかは別に考える（参考コメント）
勉強では JavaScript を書いていても、本番環境ではカスタマイズを使わないというユーザーさんも。
カスタマイズができることと、本番環境に実装することは別。
「作れるから導入する」ではなく、自社の運用・保守体制に合わせて判断するという考え方です。
⬛︎ あわせてチェック📚
▶︎ カスタマイズファイルの利用状況を管理する（cybozu developer network）
カスタマイズしたアプリや適用ファイル、変更履歴などを kintone で管理する方法を紹介しています。
https://cybozu.dev/ja/kintone/tips/best-practices/colum/customize-code-management/
⬛︎ お悩み：管理者が自分ひとり…2番手をどう育てる？
営業部11名で kintone を運用しているものの、アプリの構築や設定変更ができるのは自分だけ。
万が一に備えて、2番手の管理者を育てたいというお悩みです。
▼ 元投稿はこちら
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/aqus1uefhbabeuis
⬛︎ キンコミで出ていた工夫
▶︎ 2番手はスキルだけでなく「一緒に学べる人」で選ぶ（参考コメント）
2番手に求めることとして、コミュニケーションが取れること、
情報共有に前向きなこと、一緒に調べて学べること、という意見が寄せられていました。
今の知識だけでなく、一緒に取り組めるかどうかを重視するという考え方です。
▶︎ 管理者の心得や基本ルールを残す（参考コメント① / 参考コメント②）
「なるべくシンプルに作る」「ミスを責めない」といった管理者としての考え方を、
1枚の資料にまとめて共有するというアイデア。
見直す余地があること、意見がほしいことも一緒に伝えるのがポイントだそうです。
アプリの命名や設定方法など、
管理者によって判断が分かれやすい部分のルールも残しておくとよさそうです。
▶︎ 権限は段階的に付ける（参考コメント）
別の投稿では、若手を育てたいけれど、
システム管理者権限を広げると機密データへのアクセスも広がってしまう、という相談も。
そこで、スキル別にグループを作り、アプリの重要度に応じて管理権限を付与する方法も紹介されていました。
育成中の人が練習できる環境を用意しつつ、必要な権限から段階的に任せるという工夫です。
▼ 関連する投稿
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/e4bufbzpoqfw7qjv
⬛︎ あわせてチェック📚
▶︎ kintone 推進の属人化脱却セミナー（見逃し配信）
kintone 推進が属人化してしまう背景や、巻き込むべき人の見極め方を紹介しているオンデマンドセミナーです。
https://pg.cybozu.co.jp/kintone-ondemand-culture-grow_scale-apply.html
いかがでしたか？
「自分がいなくなっても回る kintone」のための工夫、
「残す」「シンプルにつくる」「人を育てる」など、たくさんのアイデアが集まっていました。
みなさんの「うちではこうしている！」も、ぜひキンコミで教えてください🙌🏻
👤 新規会員登録はこちらから
https://kincom.cybozu.co.jp/users/sign_up
