自分用アプリって引継ぎに必要
私事ですが、現在の会社を退職することになりました。
その際に自分の業務を見直していたのですが、「これ作っても自分しか使わないな~」となっていたアプリが今になって必要だったと感じたのでまとめてみました。
【アプリ問合せ記録】
既に作られている方も多いかと思いますが、アプリの使い方について問い合わせとその回答をまとめたアプリです。
弊社は「問合せ用アプリを作ってもみんな口頭や電話で聞いてくるので意味がない…」という状態だったので今まで作っていませんでした。
しかし内容によっては今後も同じことが起こりそうなのに対して各アプリの説明書だけでは後任者が対応できないと思い、「こんなことあったよ~」と記録用に作成しました。
今後は「みんながこのアプリを使って問合せしてきてくれれば良いな~」と思いつつ、たぶん記録用のままになるかと思うアプリです。
【封筒、送り状作成】
プリントクリエイターと連携させて各種封筒、ラベルシール、送り状印刷用のアプリです。
今まではExcelで作成していたのですが、送付先によってファイルをわけていたり、封筒のサイズによって都度シートをわけて作成していたり…
自分が入社当初に封筒を作成しようとしたところ「ファイル数が多すぎてどこに必要な送付先データがあるかわからない!!」となっていたことを思い出し作成しました。
よく使う宛先にはチェックボックスでお気に入り登録し、お気に入り用一覧を作成しています。
また、kintoneで管理している名刺情報一覧や得意先一覧からアクションボタンでコピーできるようにしています。
【リンク集】
仕事をする時に使用するサイトのリンク集です。
今までは都度ブックマークに登録していたのですが、気づけば大量のブックマークが出来ていました。
「これを引き継ぐのは後任者も大変だ」と思い、アプリにしました。
【ToDoリスト】
これも既に使っている方が多いかと思うのですが、自分の場合は業務量自体はそんなに多くないので予定は全て自分のカレンダーに書いていました。
しかし担当している業務が幅広く、半年や一年に一度しか行わない業務や通常の業務でもイレギュラーな対応が多いため、「記録として必要だったな…」と思っています。
またkintoneだとリマインダーが使えるため、引継ぎの際に発生していない業務でも登録しておけば発生するタイミングで後任者に伝えられるなと思いました。
もし皆さんも「こんなアプリ作っておいた方が良いよ!」と言うものがあれば教えてください。
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たしかにそうですね。
うちの場合はズバリ「引継書」アプリを作成しています。
渡者⇒受者をユーザー選択で設定
内容は引き継ぎ書(Excelなど)を添付もしくはリッチエディターで手入力するシンプルなもの。
既存の引継ぎファイルや引継ぎの要点をまずは迷子にならいよう集約することが目的。
まあ色々凝ったフォームにしたところで入力されなかったら意味ないですし。
ちょっとした工夫としては営業系には特化してて同一取引先については引き継ぎ書の過去履歴を関連レコード一覧で表示しています。
前任の担当者がちゃんと引き継ぎ書を書くタイプでなくても、前々任担当者がしっかりしてたら何とかなるという仕掛けです。
理想は改めて引き継ぎ書を起こさなくてもシームレスに業務が引き継げるような仕組みやアプリがあるのが理想でしょうけどなかなかなかなか。。
結局共有フォルダからそれらしき過去引き継ぎ書相当品を検索で宝探しするってのは現実やってますのでまずはそこから救う感じですね。
アンデスさんの次の職場がよいとこでありますよーに!
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