キンコミ kintone user community

みんなの投稿

■契約の状況
・ライトコース
・試用期間含め運用10か月目(12月から本運用)
・営業部11名で使用
 (3地域にまたがっており、別々の場所で働いています)
・主に、営業活動の記録、申請のオンライン化、 
 データ管理、コミュニケーションの目的で使用
・事務員(私)が管理者となって運用中

■相談したいこと
・みなさんの職場では、kintoneの管理者は何人いますか?
・2番手の管理者を設置した際、教育などはどのように行いましたか?(ハンズオンで指導?サイボウズのセミナー設けてもらう?)

■現在の状況
・現状、私の職場では管理者は私1名のみです(管理者権限を与えている人はいても、システム内の設計やフォームの構築、CSVの調整を行えるのは私のみ)

・至急ではないのですが、管理のノウハウが属人化しているので、自分に何かあったときのために、サブを設けたほうがいいかな、と考えています。

・管理者の考え方として、「なるべくシンプルで、むだなルールは設けない」「システムを複雑にしない、目的化しない」「ミスや苦情を責めない」というのが大事だと思うので、管理者を増やすならこの意識を共有したい…と思っているのですが、なかなか時間がかかりそう、という懸念も…。

事例がありましたら、教えてもらえると嬉しいです!

4件のコメント (新着順)

kintone導入の経緯からして御社と異なると思いますし、(cybozu.com共通管理者という意味で)管理者は当初より2名体制ですので、適切な事例をご提示することができなくてすみません。

文面から察すると、「管理者」とは、アプリ管理者のことを言われているのでしょうか。
(であれば、弊社では10名程度です。)

セミナー的なものは技術論に終始すると思います(現に弊社ではCUSTOMINEの”使い方”を受講したのみで管理者権限付与されてます←ことkintone基本機能については100%自習です😓)ので、必要に応じて受講してもらえばよいと思いますが、
> ・管理者の考え方として、…

を「アプリ管理者の心得(ガイドライン)について」とするならば、小生であれば、(できればペラ一枚くらいで収まるように)書き溜めておいて、意識付け時に「まずはコレでお願いします。」と提示することから始めますね。
(勿論、見直す余地があること、ご意見頂戴旨も伝えます。)

めさんはひとり情シスみたいな状況でそれ故の苦悩も多いかとお察ししますが、これはむしろチャンスと捉えられると思います。(一人の考え方だけで物事進められるので)

思想の話だけなので、捨て置いて結構です。


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サービス業
2025/03/06 08:41

コメントありがとうございます!

>文面から察すると、「管理者」とは、アプリ管理者のことを言われているのでしょうか。
(であれば、弊社では10名程度です。)

ご指摘の通りです!10名程度だということで、たくさんの方で管理されているんですね😮
うちはcybozu.com共通管理者を2名(私+いずれサブの方)、アプリ管理者は必要に応じて…というように想定します。

誰でもお試しでアプリを作成できるスペースを設置して、テスト作成後に管理者に申請→承認後、実装→作成者を管理者にするのもアリ。(としていますが、いまのところ初期段階すぎて申請はありません😅)

>(できればペラ一枚くらいで収まるように)書き溜めておいて、意識付け時に「まずはコレでお願いします。」と提示することから始めますね。
(勿論、見直す余地があること、ご意見頂戴旨も伝えます。)

めさんはひとり情シスみたいな状況でそれ故の苦悩も多いかとお察ししますが、これはむしろチャンスと捉えられると思います。(一人の考え方だけで物事進められるので)

もりおすさんからのコメントにもありましたが、たしかに一人情シス状態は利点でもありますよね…!適切な理解者がひとり得られれば、私の考えを軸に共有させてもらって、なんとかなりそうな気がします!

参考になるコメント、ありがとうございました🙂

思考の一助になったようで、何よりです。

主旨とは全く関係なくて恐縮ですが…

>文面から察すると、「管理者」とは、アプリ管理者のことを言われているのでしょうか。
(であれば、弊社では10名程度です。)

コレ、文頭の全角「>」を半角にするだけで、こうなります↓
>文面から察すると、「管理者」とは、アプリ管理者のことを言われているのでしょうか。
(であれば、弊社では10名程度です。)

凝ったところで実務の効率が上がるわけではまったくないですが、こちらとしても読みやすくなるので助かります。

【参考ページ】
会員限定機能|投稿・コメント -キンコミの使い方
「✏️マークダウン記法について」
https://kincom.cybozu.co.jp/announcements/cikz64kh1kwvobft

よろしければお試しください。

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サービス業
2025/03/06 10:53

ありがとうございます!!!!
みんなどうやってんの!?と思っていました😅
(ここで調べないところが物ぐさですね…笑)

またひとつ学べました😄次回から活用させていただきますー!

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営業
2025/03/05 15:32

ちょうど今日大阪でkintoneの属人化対策の情報交換イベントがあり、私もLT登壇予定です。共有できそうないいアイデアがありましたら、また共有させて頂きます。
【大阪】きみのまほろば〜 其の十/kintoneで「俺しかできない病」卒業!脱・属人化アイデア交流会

とりあえず私の回答は下記のとおりです。

>■相談したいこと
>・みなさんの職場では、kintoneの管理者は何人いますか?

→自分の営業の部署では私ともう一人若い営業担当者を教育中です。
 他の部署は1~2名だと思います。

>・2番手の管理者を設置した際、教育などはどのように行いましたか?(ハンズオンで指導?サイボウズのセミナー設けてもらう?)

→簡単なアプリと簡単なCustomineはハンズオンなどで教育してできるようになっています。サイボウズさんのセミナーもレベルに合わせていくつか受けてもらっています。


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サービス業
2025/03/06 08:35

コメントありがとうございます!
共有もめちゃくちゃありがたいです~😭そんなイベントがあるんですね。

サイボウズさんのセミナー、活用されてるんですね!私も最初、右も左もわからないときにかなりお世話になったので、サブ管理者の方を決める際は、活用されてもらおうかと思います!

いつも参考になるコメントありがとうございます😭もらうばっかりですみません。。

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営業
2025/03/06 18:14

属人化は重たいテーマだけに議論も白熱しました。
東京でも同じテーマで4月15日(火)にあるようです。なおCustomineユーザーでなくても誰でも参加可能です。
【東京】きみのまほろば〜其の十一/kintoneで「俺しかできない病」卒業!脱・属人化アイデア交流会

ごく一部ですがまとめを共有させて頂きます。
・意外と一人担当者の人は来ていなかった(アプリ管理者2~3人体制の方ばかり)
アプリ管理者用メモがあまり使われていない…、書くの面倒くさいという人が多い…。何をやっているかのではなく、何のためにやっているかを書くのが重要
アプリ管理アプリを知らない人は多い…
・直に教えるハンズオンはやはり効果的

その他にもいろんな意見がでていました。

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サービス業
2025/03/10 15:17

>・意外と一人担当者の人は来ていなかった(アプリ管理者2~3人体制の方ばかり)
>・アプリ管理者用メモがあまり使われていない…、書くの面倒くさいという人が多い…。
>何をやっているかのではなく、何のためにやっているかを書くのが重要
>・アプリ管理アプリを知らない人は多い…
>・直に教えるハンズオンはやはり効果的

情報共有ありがとうございます!
やはり一般的には、2~3人体制で管理するというのが、一般的というか適切な管理のようですね🤔
アプリ管理者用メモ、使わないとな~と思っていたので、「何のためにやっているかを書く」というのは目から鱗でした!こういうところでも、目的意識の共有ができそうですね…

私もサイボウズセミナーに限らず、情報集めをしてみようと思います。
お忙しいなか、ありがとうございました🙂大変勉強になりました!

モカ
建設業
2025/03/05 15:23

kintoneの運用順調のようですね。
運用10か月で活用できているのは素敵です!

弊社は100弱のユーザーに対してcybozu.com共通管理者とシステム管理者権限を
持つのは3名です。
システム管理者権限のみの方はいません。

もりおすさんと同様な感じですが、3名とも立ち上げ時のメンバーです。
アプリ作成権限は全員にありますが、アプリを管理するためにスペース内のみで
作成可能です。
作成者の技量によってアプリの内容はそれぞれです。

・私:有料の研修を受けさせてもらいました。
   自主的に勉強
   基本機能中心の知識
   組織の管理
   プラグインの管理
   管理部関連のアプリの管理

・管理者①:自主的に勉強
      地頭がよく、工夫が得意
      プラグインの管理
      所属部署関連のアプリの管理

・管理者②:私の上司
      形だけの管理者ですが、管理者権限があると報告時に同じ画面が見れるので
      便利です。

アプリ作成や保守は各部署に担当者がいるので任せています。
何かあったときは私に相談が来ます。

解決できない時は管理者①に相談しており、とても頼りになります。
管理部で作成するアプリや相談があった際は、基本管理者①に相談しており
常に状況を把握していただいている状況です。

1人管理者の場合は寂しいのと、自分に何かあったときにプレッシャーが大きいので
もう一人いらっしゃった方が個人的にはいいかと思います。

管理者の選定ですが、
①コミュニケーションが取れる方(苦手でも努力していただける方)
②お互いに情報の共有をすることに対して前向きな方
③相談したときに、調べて知識を高め合っていける方
が一緒にやっていて楽しいかと思います。

11名の中から適任者がいらっしゃるのかわかりませんが、①②が満たされていれば
③や知識はこれからの勉強でどうにかなると思います。
アプリの知識に関してこれから勉強とのことでしたら、
サイボウズさんのセミナーやペパコミさんのyoutubeがとてもいいかと思います。

kintoneほとんど触ったことがないのに、youtubeの知識で
アプリデザインスペシャリストを合格したというブログも見かけたことがあるほど
勉強になります。

キンコミの情報だったか覚えがないのですが、特にルールを設けず
システム管理者権限を持つユーザーを増やしてしまったために、
有料のプラグインがいつの間にか増加していたというのを見かけたことがあります。

弊社はプラグインを管理するためにも「プラグイン導入一覧」アプリを作成して
有料、無料問わずプラグインの管理をしており、誰が導入したか分かるように
してあります。

金銭に関わることは最低限の管理のルールは必要かと思いますが、
無理のない範囲で探してみてください。

そのうち利用者がアプリをご自身で作成していただける日が来るのではないか?
とも思います😊


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サービス業
2025/03/06 08:33

コメントありがとうございます!

100名規模をほぼ2人で管理はすごいですね!(うちが少なすぎるので、大概それくらいの比率なのかもしれませんが…)

弊社の場合も、モカさんのところと同じようなメンバー構成を想定してます。私+もう一人+上司(権限のみでいじらない)という感じです。

>管理者の選定ですが、
①コミュニケーションが取れる方(苦手でも努力していただける方)
②お互いに情報の共有をすることに対して前向きな方
③相談したときに、調べて知識を高め合っていける方
が一緒にやっていて楽しいかと思います。

これ、コメントを拝見して本当に大事…!と思いました。本当にこの3点が揃ってさえいれば、なんとなりますよね。言語化してもらえて、とてもすっきりした気持ちになりました。

いまのメンバーのなかに、合いそうな人が何人かいるので、候補として想定して少し相談してみようと思いますー!ありがとうございました🙂

いよいよ次のフェーズも見据えてってところですね。おめでとうございます。

うちは百数十ユーザーに対し、実質2名(私ともう1名)体制です。
他にも管理者権限をもつユーザーが同じ部署内にいてサポートはしてもらっていますが、
アプリ作成・保守などは2名ですね。
(うちは、管理者のみが作成したアプリを各ユーザーに使ってもらっており、
 各ユーザーはアプリを作ることができません)

2人とも立ち上げ期からのメンバーで、お互いゼロからのスタートで、
それぞれ役割を分けながらも一緒にkintoneコミュニティで学んだり
共有しながらやっていますが、細かなルールを設けずやってきたことから、
アプリ作成の際にも、ルックアップの仕組み(社員番号で取るか、名前で取るかなど)や
アプリ説明の書き方など細々としたところで各管理者の色が出てしまっており、
ユーザーにとってはあまり使い勝手のよい状態ではないことを反省しています。

今はおひとりで管理されていて大変だと思いますが、逆に言えばブレは生じない状況
かと思いますので、ある程度の基本ルールを整備した上で管理者拡大・引き継ぎができれば
運用しやすいかと思いました。


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サービス業
2025/03/06 08:29

コメントありがとうございます!
確かに、ルックアップなんかの紐づけに関するルールは、決めておかないと最悪ブラックボックス化してしまう可能性がありそうですね🤔kintoneは比較的分かりやすいですが、旧システムはそれで手がつけられない状態になっているので、とってもよくわかります。。

>逆に言えばブレは生じない状況

たしかに!です。一人管理者の利を生かして、基本ルールを検討してみますー!