手順書は人によってExcel・Word・紙とバラバラ。
作ったマニュアルは読まれず、アプリの中身は作った本人しかわからない…
kintoneに情報を集めていくと、どこかでぶつかるのが、
マニュアルやナレッジをどう管理するかという問題です。
キンコミの投稿やコメントから、
作って終わりにしない工夫をピックアップしました。
自社に合いそうなやり方を探してみてください💡
⬛︎ 目次（お悩み一覧）
□ バラバラな手順書を、kintoneに集約したい
□ 文字と画像が交互に並ぶ手順書、kintoneでどう見せる？
□ 操作マニュアル、作っても読まれない……
□ そのナレッジやアプリ、ちゃんと使われてる？
⬛︎ お悩み：バラバラな手順書を、kintoneに集約したい
会社の情報をkintoneに集約する中で、課題となったのが手順書。
形式はExcel・Word・PowerPoint・紙とバラバラです。
「よくある質問」アプリは一問一答で手順が書けず、「作業手順書」アプリはサブテーブルが伸び続けている…というお悩み。
▼ 元投稿はこちら
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/dmc94nfyxxnxqehy
⬛︎ キンコミで出ていた工夫
▶︎ まずは1つのアプリに「集める」ことから始める（参考コメント）
「AI利用を考慮して、シンプルでもまずは集めている」という声。
Wordなどの既存の手順書は、そのままリッチエディターにコピペしてもらっているそうです。
相談者さんも「どちらでもいいから、すぐ始めるが正解な気がしてきた」と前向きに。
まずはベターで前に進める考え方です。
▶︎ フォーマットで縛らず、「書き方の見本」を置いておく（参考コメント）
マニュアル制作のプロからは、手順を複雑にすると書き手が増えないという指摘が。
- 概要・詳細・添付ファイル程度のシンプルな構成にする
- カテゴリーをうまく使う
- 文章で書く場合、手順で書く場合の「基本形」を例として載せておく
▶︎ kintone AIの検索AIで「探せる」状態にする（参考コメント① / 参考コメント②）
ナレッジを集約するアプリを決めて、kintone AIラボの検索AIで検索できるようにする、という声も複数寄せられていました。
- 検索AIは添付ファイルも検索してくれるので、カテゴリーを絞ったアプリに要綱やマニュアル類を登録している
- 検索AIの設定でナレッジアプリを複数追加し、システムプロンプトを組む方法をセミナーで聞いた
「AIが読みやすい形式かも、これからのナレッジの観点になる」という相談者さんの気づきも印象的でした。
▶︎ 専用ツールと組み合わせる、という選択肢も（参考コメント① / 参考コメント②）
- 前職で使っていたNotePMが便利だった
- Notionをメインに使い、kintoneはリンクで埋め込んでいた
- 商談で紹介されたQastも良い印象だった
一方で「kintone内に集約すること自体が資産になる」という声も。
自社が何を重視するかで選び方が変わりそうです。
⬛︎ あわせてチェック📚
▶︎ 検索AI（kintone ヘルプ）
kintoneに蓄積したデータや添付ファイルをAIで検索できる機能です。システムプロンプトの活用ポイントも載っているので、ナレッジアプリと組み合わせて試してみたい方に。
https://jp.kintone.help/k/ja/ai/ai_search
⬛︎ お悩み：文字と画像が交互に並ぶ手順書、kintoneでどう見せる？
製造部のマニュアルをkintoneに移行中、「文字→画像→文字→画像」と続く手順書がうまく載せられない、というお悩み。
PC・スマホで見られて、作成者以外も編集できるのが理想です。
▼ 元投稿はこちら
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/yr1xy3d7xcejidom
⬛︎ キンコミで出ていた工夫
▶︎ 書くのが大変なら、いっそ「動画」で残す（参考コメント）
引き継ぎが難しい機械のメンテナンスを動画で撮影してYouTubeに限定公開し、そのURLをkintoneで管理している、という事例。
- 機械のパネルを映しながら、担当者に話してもらう
- PCの画面をそのまま撮影する
- 機械にQRコードを貼って、現場から直接マニュアル動画に飛べるようにする
資料を作り込むより、まず「残す」ことを優先した現場ならではのアイデアです。
▶︎ 作るのは慣れたツールで、置き場所と見せ方をkintoneで整える（参考コメント）
PowerPointで作ってPDF化し、マニュアル保管アプリに添付。
クリックでそのまま表示できるプラグインで、ダウンロードせずに見られるようにしている声も。
編集用のPowerPointは編集者だけで共有し、誰でも見られる場所にはPDFだけを置く。
「編集用」と「閲覧用」を分けて、うっかり書き換えを防いでいるそうです。
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▶︎ レコードコメントや［ラベル］／［リッチエディター］フィールドに、画像やファイルを添付したい（kintone ヘルプ）
文字と画像を組み合わせた手順書をkintoneで作るときの参考に。
https://jp.kintone.help/k/ja/trouble_shooting/app_qa/file_attachment
⬛︎ お悩み：操作マニュアル、作っても読まれない……
本運用に向けて、アプリごとの操作マニュアルを作成中。
コメントの書き方などどのアプリにも共通する操作は、各アプリに書く？まとめる？というご相談です。
▼ 元投稿はこちら
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/8my29xospshmusux
⬛︎ キンコミで出ていた工夫
▶︎ 「マニュアル不要」に近づける画面づくりから（参考コメント）
まず寄せられたのは「マニュアルはほぼ読まれない」というシビアな実感。
だからこそ、読まなくても迷わない画面にしておくことが大事です。
- フィールド名をわかりやすくする
- 画面内にラベルで説明を書く
- 入力するフィールドを、頭の中を整理しやすい順に並べる
▶︎ 作り込む前に仮運用して、つまずきを「Q&A」でまとめる（参考コメント）
いきなり網羅的なマニュアルを作らず、仮運用でつまずいた所を聞き取ってFAQにまとめる進め方も。
作った本人はユーザー目線に戻りにくいので、ぴったりの方法です。
相談者さんも最終的に、「説明会で一緒に操作する→フィールドとラベルで補う→補足はQ&A」という方針に。
▶︎ アプリごとに違うところだけ、ラベルで伝える（参考コメント）
別のユーザーさんは、スクショ入りのマニュアルを配布したものの「メールだと埋もれる」「見るのが手間」という声が多かったそう。
今はアプリごとに違う操作だけをラベルで説明し、基本操作は公式ヘルプのリンクで済ませています。
マニュアルを自分で更新しなくていいのもポイントです。
⬛︎ あわせてチェック📚
▶︎ kintone利用マニュアルの作成セミナー（キンコミ）
相談者さんも受講していた、利用マニュアル作りのポイントがわかるセミナーです。
https://kincom.cybozu.co.jp/announcements/1f0pubt84h17g2mz
⬛︎ お悩み：そのナレッジやアプリ、ちゃんと使われてる？
マニュアルやナレッジを集めても、本当に見られているかはわからない。
特に議事録やマニュアルなど「見る系」アプリは、利用状況が見えにくいもの。
kintone開発チームが「アプリの利活用状況をどう把握している？」と聞いた投稿には、アプリ管理担当のリアルな声が集まっていました。
▼ 元投稿はこちら
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/jkhxksbops76bth4
⬛︎ キンコミで出ていた工夫
▶︎ 数字と「肌感覚」の両方で見る（参考コメント① / 参考コメント② / 参考コメント③）
- アプリのレコード数やコメント数を、アプリ管理画面などで確認する
- 削除やダウンロードなど特定の動作を見たいときは、監査ログも確認する
- レコードの増え方やコメントのやりとりの量から、肌感覚でつかむ
- 基本はメンバー経由で、普段の使われ方を聞いている
▶︎ 「見る系アプリ」は、いいねを既読サイン代わりに（参考コメント）
- 読んでほしい人あてにコメントし、「読んだらいいねを押してください」と書いて回覧のハンコ代わりにする
- いいねプラグインで反応数を見て、一覧を関心度の高い順に並べる
- いいねが多く集まったレコードは「注目度が高いです！」と全員に通知する
▶︎ 改善のきっかけは、現場の声と「自分で使ったときのひと手間」（参考コメント① / 参考コメント②）
アプリを見直すきっかけとして多かったのは、
- 利用メンバーからの意見（「クレームという名のご意見」という声も）
- 欲しいデータがうまく集まらないとき
- 自分で使ってみて、スクロールやクリックなどひと手間多いと感じたとき
作って終わりではなく、使われ方を見ながら育てていく。
そんな姿勢が共通していました。
▶︎ アプリが増えたら、「探しやすさ」も整える（参考コメント）
アプリが90個ほどある環境では「一覧から探す気にならない」と言われ、関連スペースにアプリを移してフォルダ代わりにしているそうです。
たどり着けなければ使われません。
置き場所の工夫も、ナレッジ管理の一部です。
⬛︎ あわせてチェック📚
▶︎ ［アプリ管理］画面でアプリの一覧を確認する（kintone ヘルプ）
レコード数やレコードの最終更新日など、アプリの使われ方をまとめて確認できます。長く更新されていないアプリの棚卸しにも。
https://jp.kintone.help/k/ja/admin/app_admin/confirm_app_list
いかがでしたか？
kintoneに集める人、外部ツールと組み合わせる人、動画で残す人、マニュアル不要の画面を目指す人。まさに100社100通りでした。
共通していたのは、最初から完璧を目指さず、まず集めて、使われ方を見ながら育てていくという姿勢かもしれません。
みなさんの「うちではこうしている！」も、ぜひキンコミで教えてください🙌🏻
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