kintone を導入して、業務に合わせたアプリも作った。
「これで今までより便利になるはず！」と思っていたのに、
「今までのExcelの方がいい」
「入力するのが面倒……」
「そもそも、なかなか使ってもらえない」
そんな壁にぶつかったことはありませんか？
実はキンコミにも、
「kintoneを社内で使ってもらうにはどうしたらいい？」
という悩みや相談が寄せられています。
そして、キンコミユーザーのみなさんが実践している工夫もさまざま。
そこで今回は、実際にキンコミへ寄せられた投稿やコメントから、
kintone を社内で使ってもらうための工夫をピックアップしました！
自社でも試せそうなものがないか、ぜひ探してみてください💡
⬛︎ 目次（お悩み一覧）
□ アプリを作ったのに使ってもらえない…
□ 他部署に広げたいけど、なかなか協力してもらえない…
□ 「入力が大変！」と言われたらどうしたらいい？
□ 「操作が難しい…」と抵抗感を持たれてしまったら？
⬛︎ お悩み：社内で使ってくれない
社員へのヒアリングをもとにアプリを作ったものの、
「今困っていない」「kintone じゃ解決できない」と言われ、
なかなか使ってもらえないというお悩み。
▼ 元投稿はこちら
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/5tx7dwcbjg6ibnjb
⬛︎ キンコミで出ていた工夫
▶︎ まずは「使ってくれる人」から、小さく始める（参考コメント）
いきなり全員に広げるのではなく、
まずは「困っている人」「新しいものに前向きな人」などと一緒に、
小さな成功体験を作るというアイデアが寄せられていました。
ひとり、数人の困りごとを kintone で改善し、その事例を社内で共有することで、
「自分の業務でも使えるかも」と思ってくれる人を少しずつ増やしていく方法です。
▶︎ 使う本人にもメリットがある業務から始める（参考コメント）
日報など、入力する側にとって「仕事が増えた」と感じやすい業務ではなく、
経費精算や有給申請など、使う本人にもメリットを感じてもらいやすい業務から始める
というアイデアも。
kintone を使ってもらうことそのものより、
「前より楽になった」と感じてもらえる体験を作ることから始めるのも一つの方法です。
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▶︎ kintone を一部門から広げたユーザー事例「後藤組」
一気に全社展開するのではなく、一部門の日報アプリから始め、
そこでの成功体験をきっかけに全社へ広がっていった事例です。
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/gotogumi.html
⬛︎ お悩み：忙しい他部署に kintone を広げるには？
新たに kintone を使うメンバーは増えたものの、現場が忙しく、
スレッドで話し合ったり、業務上の困りごとを聞いたりすることが難しいというお悩み。
▼ 元投稿はこちら
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/gvecajqjt0w5rzaw
⬛︎ キンコミで出ていた工夫
▶︎ 「何がほしい？」と聞く前に、まずたたき台を作ってみる（参考コメント）
何もない状態で、「kintone で何をしたいですか？」「どんなアプリがほしいですか？」
と聞かれても、まだ kintone を使い慣れていない人にとっては、答えるのが難しいことも。
そこで寄せられたのが、
完成品ではなくても、まずたたき台となるアプリを作って見せてみるというアイデアです。
「こんな感じで作ってみたんですが、どうですか？」
「ここはこうした方が使いやすいですか？」
と、実物を見ながら聞くことで、意見を出してもらいやすくなりそうです。
▶︎ 完成してから渡すのではなく、一緒に作っていく（参考コメント）
別の投稿では、アプリの構築途中から実際に使う人に触ってもらう
という工夫も寄せられていました。
使う人は少しずつ操作に慣れられて、作る人は実際の利用者からフィードバックをもらえる。
「完成してから使ってもらう」のではなく、
一緒に作る過程そのものを、使い始めてもらうきっかけにするのも一つの方法です。
▼ 関連する投稿
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/jtqlqi0q7wlohdmy
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▶︎ kintone 社内説明会セミナー
「なぜ kintone を使うのか」を利用メンバーに伝え、
社内の共感を得るための説明会の進め方やポイントを学べるオンデマンドセミナーです。
https://pg.cybozu.co.jp/kintone-ondemand-seminar-setsumeikai/
⬛︎ お悩み：仕事が多すぎて、kintoneへの記入が追いつかない！
kintone を使ってはくれているものの、入力する情報が多く、
現場から「記入が追いつかない」という声が出てきたケースです。
▼ 元投稿はこちら
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/2ika7o6zo0muq34t
⬛︎ キンコミで出ていた工夫
▶︎ 「あった方がいい」ではなく「本当に必要？」で考える（参考コメント① / 参考コメント②）
アプリを作る側は、つい「この情報もあった方が便利そう」「あとで使うかもしれない」と、
入力項目を増やしてしまいがち。
何のためにこのアプリを使うのかに立ち返り、入力項目をスリムにする
という考え方が寄せられていました。
たとえば、
- 必須項目をできるだけ少なくする
- あとから役立つ情報だけを残す
- 通常業務や繰り返し業務は、あえて入力しない
- よく入力する内容は選択式にする
など。
「どうしたら入力してくれる？」と考えるだけでなく、
「そもそも、この入力は本当に必要？」と使う人の目線で見直してみるのも一つの方法です。
▶︎ 一度作ったアプリも、使われ方を見ながらシンプルにする（参考コメント）
別の投稿では、もともと入力項目や工程が多かったアプリをシンプルにしたことで、
以前より使われるようになったという経験談も寄せられていました。
最初から完璧なアプリを目指すのではなく、実際に使ってもらいながら
「ここはなくてもよさそう」「もっと簡単にできそう」と見直していくことも大切そうです。
▼ 関連する投稿
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/iokk0svnzrorshna
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▶︎ kintone 用途別の活用方法
「この業務ならどう使える？」を用途別に確認できます。
日報・申請業務・脱Excelなど、今の業務に合った使い方を考えるときの参考に。
https://kintone.cybozu.co.jp/solutions/purpose/
⬛︎ お悩み：基本的な操作そのものが負担になっている
レコードの登録や申請、メンション、ルックアップなど、kintone では基本的な操作でも、
デジタルツールに慣れていない人にとっては負担になることがあります。
実際にキンコミにも、操作の難しさから kintone そのものへの抵抗感が出始めている、
という相談が寄せられていました。
▼ 元投稿はこちら
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/jtqlqi0q7wlohdmy
⬛︎ キンコミで出ていた工夫
▶︎ 最初から本命アプリを使ってもらわない（参考コメント）
まずは簡単な操作から少しずつ kintone に慣れてもらうという方法です。
例えば、
STEP 1｜ ポータルからリンクを押す
STEP 2｜ 入力項目が少ない簡単なアプリを使う
STEP 3｜慣れてきたら本格的な業務アプリへ
というように、段階を踏んでいく。
最初からすべての機能を使いこなしてもらおうとせず、
「これならできる」を少しずつ増やしていくという考え方です。
▶︎ ひとりひとりに合わせてフォローする（参考コメント① / 参考コメント②）
別の投稿では、離れた拠点のユーザーに対して、電話をしながら同じ画面を開き、
ひとつひとつ操作を案内したという経験談もありました。
オンラインで説明するだけでなく、必要に応じて対面で一緒に操作するなど、
使う人に合わせてフォロー方法を変えているユーザーさんも。
新しい機能や高度なカスタマイズだけでなく、
「どこで困っているのか」を見ながら、一緒に慣れていく。
そんな地道なフォローも、使い続けてもらうための工夫の一つです。
▼ 関連する投稿
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/3o6b0fofzqixhcpg
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▶︎ kintone ご利用中の方向けコンテンツ
「kintoneの歩き方」をはじめ、使い始めた方向けに、
活用・浸透のコツやつまずきやすいポイントを学べるコンテンツがまとまっています。
https://kintone.cybozu.co.jp/support/
いかがでしたか？
キンコミに寄せられた「kintone を社内で使ってもらう」ための工夫、いかがでしたか？
みなさんの経験や「うちではこうしている！」という工夫も、ぜひキンコミで教えてください🙌🏻
