【紙の受発注業務のプロセスを最大2週間短縮した事例をご紹介】

社内外のやり取りが多い受発注業務を、
chobiit for kintoneを軸にしたカスタマイズで、
クライアント側からもプロセスを進行できる仕組みにより
申込から対応完了までのリードタイムを大幅な短縮を実現しました！

■ 使用ツール紹介

【Chobiit for kintone】：https://novelworks.jp/chobiit/
レコードをkintoneを触らせずに操作ができる外部共有サービス
【Webhook】：https://cybozu.dev/ja/kintone/docs/overview/webhook/
kintone操作をトリガーに外部サービスとリアルタイム連携できる機能
【gusuku JobRunner】：https://customine.gusuku.io/
ノーコードでkintoneアプリをカスタマイズできる、gusuku Customineの機能の一つで
Webhook受信をトリガーに、設定した処理を自動実行できるサービス

■ kintoneを使わないプロセス進行の設計

Chobiit × Webhook × gusuku JobRunnerを組み合わせることで、
「クライアント⇔社内」の申込フローとステータス管理を以下の3ステップでシームレスに設計しました。

【STEP1】
クライアントがChobiit画面で申込内容を入力し、利用規約に同意。
→ Chobiit for kintone経由でkintoneレコードの値を変更。
【STEP2】
レコードの値変更をWebhookで検知。
→ gusuku JobRunnerにデータを送信。
【STEP3】
JobRunnerがWebhookをトリガーにプロセスを進行。
→ ステータスや担当者などを自動更新。

■ JavaScriptカスタマイズ追加機能

1.kintone画面/chobiit画面に応じたプロセス自動更新
2.Chobiit入力フォームの入力可否
3.Chobiit入力フォームの表示非表示
4.Chobiit画面で条件付きチェック
5.Chobiit画面へのエラーダイアログ表示

■ さいごに

JavaScriptカスタマイズ追加機能を積み重ねたことで、実運用に耐えうる仕組みが実現できました。
その結果、受発注業務の処理期間を最大2週間短縮することに成功しました。

同様の課題に取り組まれている方や、他のアプローチをご存じの方がいれば、
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