みんなの投稿

2025/07/15 14:50

初めて投稿させていただきます。現在一名でアプリを作成しており、相談相手がおらずこちらにお世話になります。よろしくお願いいたします。

現在、ワークフローの承認ルートのマスタアプリを作成しようとしています。
しかし、管理面を考えながらの設計に行き詰っています。
よければアドバイスをいただけますでしょうか。



■契約状況、条件など
・スタンダードコース契約中
・JavaScript使用不可。TiS様のプラグイン使用可。

・従業員100名以上、拠点(営業所)は10以上
・営業所ごとに所長、副所長が存在し、所長はおらず副所長が所長の代わりに承認者になる場合がる
・基本のルートは営業所(副所長、所長)→本社部署(○○部署部長)→決裁
・現在申請書類が50以上あり、申請内容によって変わる専用ルートが多く存在する
※グループウェアのワークフロー機能を使用しており、キントーンでまだプロセス管理機能は使用していません

■やりたいこと
・申請者が承認者を選ばなくても、承認ルートが自動で設定された状態にしたい
・状況によっては副所長が承認できるようにしたい
・拠点、申請ルートが多いため、修正や変更などの管理をできるだけ楽にしたい

■試したこと、考えたこと
・申請書類ベースの承認ルートマスタを作成したが、営業所が10以上存在し、営業所によって承認者が変わる為、×10個以上用意することになり、現実的ではなかった

・営業所の承認ルートマスタと申請書類の承認ルートマスタをそれぞれ作成し両方の情報をうまく取得することができないか考えたが、どう設計すればよいかわからなかった

・cybozu.com共通管理の上司設定機能も考えたが、現在従業員100名以上ということもあり今後を考えるとあまり使用したくない

既存のプロセス管理でこのような規模の設計は難しいのかもしれませんが、ノウハウやアドバイスなどありましたらご教授いただければ幸いです。

3件のコメント (新着順)
ふゆき
製造業
2025/07/16 11:45

・営業所ごとに所長、副所長が存在し、所長はおらず副所長が所長の代わりに承認者になる場合がる
・基本のルートは営業所(副所長、所長)→本社部署(○○部署部長)→決裁
・現在申請書類が50以上あり、申請内容によって変わる専用ルートが多く存在する

1行目については「代理承認のワークフロー」が利用できそうですね

2行目は「部署・拠点 (営業所) 」ごとにアプリを作成するとフローが簡単になりますね
    アプリ作成は1つ作って(アプリテンプレート or 他のアプリを再利用)で Copy
    フローの承認者だけの設定をし直す で対応

3行目ですが
・・・「申請内容によって変わる専用ルートが多く存在」は どの位なのでしょうか?
・・・ 2行目の営業所👆ごとにした時、かつ
    同じルートを集約した時に、どの位のルート数なのでしょうか?

これにより、①②③どれかのアプリ構成になるのかな~
 ①(営業所毎、申請内容毎)の申請アプリを作る
 ② 1つのアプリの中に、複数のワークフローを設ける
 ③ ①②の組合せ(このアプリは1つのフロー、このアプリは複数のフロー)

詳細がわからない状況での独り言なので、本コメントは無視してください😊

はじめまして(._.)
私も担当内で1人アプリこつこつ作ってる1人です。
Seal777さんも触れられている
Customineで同様の機能を実現できています。

「新設」のマニュアルか既に社内で共有されているマニュアルの「カスタマイズ」かによって、チェックする場所を変えて、それによって承認ルートを変えたりしてます。

色々な条件とやりたいことをセットで
設定することにより、非SE職のワタシでも
アプリを作れています。

まだ、Kintoneに触れて4ヶ月弱なので
詳しい技術的なことを書けずに
申し訳ありません💧


さりこ
2025/07/16 11:42

なっちゃんさん、はじめまして。
ご回答ありがとうございます。

CUSTOMINEが実際にどういうものが実現できるかを知らなかったので、
とても参考になりました。

条件が色々設定できるようなので、アプリを作成する側からするととても魅力的です。
まだkintoneも社内に展開したばかりで、今すぐに導入することは厳しいのですが、
将来的に上に提案できればと思います。

貴重なご意見、ありがとうございました。

あくまでも小生ならばからの想起であること、ご容赦ください🙇🏻

・申請者が承認者を選ばなくても、承認ルートが自動で設定された状態にしたい

これは、カスタマイズ案件と思います。
小生が使用できるCUSTOMINEでは、
①申請を保存する直前などに、ログインユーザーを取得し、
②別に用意した(社員マスタに追加する形でもよいとは思いますが、)上司⇔部下の関係性を取得して①の上司を特定し、
③②を次の作業者にして、ステータスを[承認]に変更する。
といったことが書けそうなのですが、TiSなどの機能別プラグインでそういったことができるかまでは把握していませんので予めご了承ください。

・状況によっては副所長が承認できるようにしたい

①承認の作業者を[次のユーザーのうち1人]にしておき、
②所長、副所長両方を入れるようにし、
③(承認要求は両名に飛んでしまうので少々煩わしい。また別途承認済周知の仕組みが要りそうかと思いますが、)「所長が居るときは副所長スルーで、所長不在時は副所長が承認する」運用にする。
とすれば、ギリ基本機能でイケるかと。

在席状態に応じた代行設定も自動で、となると、前段②のアプリに代行者欄も追加し、在席状態(フラグ)を書き込むアプリを別途設けてそれらの条件より承認者を一人に絞り込み、前段③を実行する。といったカスタマイズが要りそうですね。
なお、申請直後に所長が戻ってきたーなどとなった場合、承認要求は既に副所長にしか飛んでないので、そのまま代行権限で承認するなどの運用面での手当が要りそうですね。

・拠点、申請ルートが多いため、修正や変更などの管理をできるだけ楽にしたい

折角「ワークフローの承認ルートのマスタアプリ」を作るのですから、「申請×当該マスタアプリ×冒頭の仕組み」の連携で楽できそうですね😉

なお、上司設定機能を使わなくとも、最低限どこかには上司(+代行者)⇔部下の関係性の保管は必要で、異動等に伴うメンテも無くせないと思います。

ご参考になりますかどうか…


さりこ
2025/07/16 11:31

Seal777さん、ご回答ありがとうございます。

CUSTOMINEではログインユーザー情報から承認者を自動で別アプリから取得することが可能なのですね。
CUSTOMINEの考えはなかったので参考になります。
(ただ、金額的に今のところ導入は厳しそうです…)

また、運用ルールを決めて行うという点も参考になりました。
全てを自動で、というのはやはり難しいものですね。

現在のグループウェアのワークフロー機能では承認ルートの自動設定はなく、
申請者が自分で選ぶという運用になっています。
kintoneに移行するならば、と現在のワークフローで実現できないところを実装したかったのですが、
基本機能だけでは難しいことが理解出来ました。

申請者が自分で選ぶ運用で、再度設計を考えてみようと思います。
貴重なご意見ありがとうございます。