悩みでもないほどのつぶやきですが…。自分の考えの整理も兼ねて、ちょっと書いてみます。
特定のユーザーのログイン頻度が低いのが、最近ちょっと悩み事になっています。kintoneのメイン機能を利用されない方なので、あまり業務上は問題ないのですが……。スレッド等はチェックされるので、まとまった議題にあとから意見を出されて、交通整理をしないといけなくなる…という場面が多々あります。
■対策として考えられること、やったこと
・毎日のログインを呼びかける
部署全体で使用を開始してから、４か月くらい経つので、ここらへんで改めてアナウンスしてみる。が、当初しつこく毎日ログインを呼びかけても効果がなかったので、響くかどうか…？
・その方の業務をkintoneに取り込み、ログインを必須の作業とする
業務自体が他の人と少し異なるので、全貌が不透明。分かるところからkintone化を進めてはいるが、あまりログイン頻度には結びついていない。
・業務に関係なく、毎日ログインしたくなるような機能を用意する
弊社の場合は「分報」（Xみたいな機能）をもたせていて、これがわりと好評。その方もリアクションはとってくれるけど、毎日ログインするほどではない。
・直接言う
本当はこれが一番！しかし注意のように受け取られることで、システムに対する抵抗感を増してしまいそうで怖い！
書いてみて、なんだか…kintoneというよりは、自分自身の気持ちとそのユーザーさん、職場の雰囲気の問題のような気がしてきました😂
ログイン云々ではなく、まとまった話題に対してのコメントをどうするか、ということに意識を向けたほうが良さそうですね。スレッドの機能として、会話の経緯は残るので、そこで意見が湧いてくるのは自然なことですし…🤔「追加の意見がある場合は、〇日までにコメントください」など、話題の締め方を工夫した方が良いのかもしれませんね…。
という、愚痴のような壁打ちでした。
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ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示eメールでその人にとって必要そうなものを定期的に自動通知などできたら
良さそうだなと思いました。プラグインで何か工夫すればできたらいいなと思います。
ぼんやりしたコメントですみません。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示該当の方のPCに設定可能であれば、
起動したときのスタートアップに
kintoneのショートカットを設定するのはどうでしょうか？
（「pc起動時 ブラウザ起動」などのワードでネット検索するとやり方が分かります）
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投稿を表示工場長さんのこのコメントを見て、そうだ！！！大事なのはコミュニケーション！！！と思い、急遽お話してきました。と言っても、遠方にいらっしゃるのでメールですが。。
ログインしない大きな理由としては
・通知が多すぎる
・所属している「＠組織」が感覚と異なる
というものでした。
部署内でちょっと特殊な立ち位置にあって、ほぼ一人部門みたいな仕事をされている方なので、例えば「@営業部」で通知が飛んでも、自分に関係ない話の方が多い…ということが多かったようです。
部署としては「＠営業部」の話題も目を通しておいてもらえると嬉しいのですが、まず抵抗感なく使用してもらうのが大事、ということで、別の組織を作成して、ユーザー全体にもアナウンスしました。
とりいそぎ、状況報告です…！背中を押していただき、ありがとうございました…！
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示弊社も用事がないとkintoneにログインがない方は多数います。
ログインしてほしい方は承認してほしい役員の方だったりするのですが
何度か直接お話した際に、いい顔されなかったです💦
「なんでこんな承認しないといけないんだ」とも言われたことあるので
余り何度も直接お話されるのはおすすめできないです。
ログインがないことを上司に相談したところ、私が直接伝えるのではなく、
もっと上の方から話してもらった方がいいとのことでしたので、交渉は任せています。
現在は営業部がkintoneで在庫管理をしているので、そのアプリを使う部署は
1日に何度もログインしている環境です。
ログインがない方に、何か聞きたいことがあれば宛先指定で質問しており
9割の確率で返答が来ます。
まれに通知に埋もれて返信がない場合は、再度 宛先指定で書き込んでいます。
簡単な回答をもらう場合、電話のが早いのですが記録が残らないのが困るので
基本はkintone上にコメントとして残しています。
スレッドで話し合っているようでしたら、宛先指定で「〇〇さんのご意見も欲しいです」
などで返信くれないでしょうか？
複数人数でやり取りしていると「誰かが答えてくれる」と返事をくれない方もいます。
宛先指定すると聞くと、かなりの確率で返答が来ます。
宛先指定は複数人でも送れますので、おすすめです。
なかなか返事のくれない方、大事な要件は本人と、その上司も一緒に
宛先指定しておくと、さらに返答が来る確率が上がります！
個人宛に聞くのは手間ですが、結果的に返答が集まる時間は早いです。
皆さんが使えるアプリがあるのもいいと思いますが、すぐには実装は難しいと
思いますので、宛先指定が手っ取り早いかと感じます。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示コメントなどのタイミングが問題なのであれば、先回りしてメンションするとかどうでしょう？
「●●さん、いかがですか？」って
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示弊社も似たような事象が起きています。
まず営業活動で日報アプリに登録するのは必須なのですが
しない人がいる。上長から注意されてもしない。
操作が分からないのかな？使いにくい点があるのかな？と思って
お声がけしても一向に改善しない。
。。。意思を持って触らないのかなと思うようになりました (´;ω;｀)
なんでログインしないのかさりげなく理由が知りたいですよね。。。
各部署ごとのスペースを作成し情報共有の場として
活用出来る様周知しましたがほぼゴースト空間と化してしまい
必要性を感じてないから使わないのだろうから「便利で使いやすい」と思われるような
何かを行う必要があるなと思いました。
（部署間の情報共有があまりなくLine等個別間必要な事は済ませてしまう社内文化です）
Kintoneとは別になりますがFormsでアンケート（2.3分で終わる簡単なもの）をとり、
リマインドしたり期限延長しても7割しか回答がされない。。
社内全体に同じ方向を向いてもらうってなかなか難しいなって日々思っています。。
ちょっとそれたコメントになってしまいすみません💦
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示完璧を求めるとしんどいので、焦らず地道に行くのも大事かなと思います。色々な人がいますので。
うちはリアクションなかなかやってくれないので、リアクション取ってくれるだけで凄いと感じてしまいます。
あと目的は業務効率化であって、毎日ログインではないと思いますので方向を見失わないようにする必要もあるかと思います。
実対策としてブラウザのホーム画面をkintoneのポータルにしてしまうのは少し乱暴ですかね。
会社によっては自社ポータル画面をトップに出すので難しいかもしれません。
私はブラウザのお気に入りの左上にkintoneフォルダ作ってあげて、その人が良く使うアプリのショートカットを個別に入れてあげるということはしています。
その上で★の使い方も教えています(知らない人が多い)
これがコミュニケーションでは一番大事だと個人的に思っています。Case by caseですが自分の場合は大体下手、下手に出て話しますね。