2024/05/29 14:02
保育園の父母の会で試用中です。アクセス権を設定するうえで、組織/グループをどのように使い分けたら良いかアドバイスいただきたく投稿しました。(活用ガイドやヘルプを読んだのですが、組織/グループの使い分けをどのようにしたらよいかあまりピンとこず、、、)
アクセス権は、大きく以下の通り考えています。
①父母の会・役員
②父母の会・会員
③保育園
①の中でも、役職により、アクセス権や承認権限を分けたく、例えば、役員名簿は、広報のみ編集可、会長・副会長は閲覧のみ可、その他役員はアクセス不可。
また、経費精算アプリは、役員全員が利用可能だが、承認権限は会計のみ、というようにしたいです。
また、②は、年度ごとにクラス名が変わるので、年度初めは以下の通りクラス名のみ変更したいです。
2024年度クラス名→2025年度クラス名
らいおん→卒園のため、らいおん組ユーザーは一括削除
きりん→らいおん
ぱんた→きりん
うさぎ→ぱんだ
りす→うさぎ
ひよこ→りす
未入園→ひよこ
なお、②向けのスレッドやアプリは基本的にオープン or クラスごとにオープン、①③向けのものは必ずアクセス権を設定します。
このような場合、組織/グループのどちらを使用したら良いでしょうか？
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投稿を表示父母の会・役員は２つ、、ではないですよね？役職が異なることがあるだけと解釈すると、、ちょっと複雑ですが、以下のようになりますかね。
(組織)①父母の会・役員
(グループ)＞・らいおん
(所属者)＞ユーザー１・・・役職：会長
(所属者)＞ユーザー２・・・役職：広報
(グループ)＞・きりん
(所属者)＞ユーザー３・・・役職：副会長
(所属者)＞ユーザー４・・・役職：会計
(グループ)＞・ぱんだ
(所属者)＞ユーザー５・・・役職：一般
(所属者)＞ユーザー６・・・役職：一般
(グループ)＞・うさぎ
(所属者)＞ユーザー７・・・役職：一般
(所属者)＞ユーザー８・・・役職：一般
(グループ)＞・りす
(所属者)＞ユーザー９・・・役職：一般
(所属者)＞ユーザー10・・・役職：一般
(グループ)＞・ひよこ
(所属者)＞ユーザー11・・・役職：一般
(所属者)＞ユーザー12・・・役職：一般
(グループ)＞・未入園（必要であれば…）
③保育園も上記と同様に作成
とすれば行けそうですかね。
ちなみに組織名の右端を選択すると設定で、所属するグループ名や所属組織を変更することもできるので、ユーザーがそのまま上の学年に上がるだけで、ユーザーが多いならグループ名を変えるのも手ですね。
組織の所属もユーザーの所属先も作成後でも柔軟に移動できるので、一旦作ってみて検証して修正しても良いと思います。
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投稿を表示いきなり、難しいところに入ってきていますね。
大きく組織とグループ 両方利用して設定するのが良いかと思います。
承認等はプロセス管理で設定する部分となります。
勿論、アプリ管理機能は作成者のみで
その他の人が変更できないようにする必要が有ります。
①、②、③意味合いを勘違いしているかもしれませんが、
①父母会の役員 ・・・PTAのようなものと理解しました。
②父母会の会員 ・・・全園児の父母全員と理解しました。
③保育園 ・・・保育園園長含めて各クラス保育士と理解しました。
組織として
・保育園
その下に各クラス組織 父母ユーザ
グループとして
・父母会役員グループ
・父母会会員グループ
・保育園グループ
アクセス権：アプリアクセス権設定
・役員名簿アプリの場合
・広報担当者のみアプリフルアクセス権設定
・会長・副会長はアプリアクセス権 レコード閲覧権のみ
・Everyone はレコード閲覧権無し
・経費精算アプリ場合
・父母会役員グループ アプリアクセス権設定
・プロセス管理の承認設定で
会計の人のみ承認ボタンを押下できるように設定いただければ
他の人が承認はできません。
クラス名が毎年変わる件は
組織名登録しているので、父母登録ユーザの組織を変更することで
対応可能かと思います。
※こんなイメージでよろしいでしょうか？
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