はじめまして。日々情報管理に迷えるひつじたちです。
今回、情シスでの情報管理についてアイデアをいただきたく投稿させていただきました。
スタンダードコースを８年程利用中で、情シスで持っている情報を管理者用のアプリで管理しているのですが、利用サービスの増加に伴い複数サービスに関わる情報の登録時など、登録が複雑化してしまっております。
管理者がごく少人数のうちは直接内容を説明して認識を統一することができていたのですが、管理部門の人員が増えてきて管理情報をもっと分かりやすくしたいという要望が出てきました。
ですが、私の方では現状を打開するいい案が思いつかず、どなたかアイデアやアドバイスがあればご教示いただきたいです。
＜現状の管理方法＞
・情シスに来る問い合わせを「問い合わせアプリ」に登録、解決済の内容を「管理者用」アプリに転記（設定の【アクション】機能で設定済）。
・管理者用アプリでは、問い合わせを受けて解決したときの対応手順のほか、管理者が業務の中で得た管理上のノウハウ（例：アカウント登録時の画面操作手順）なども登録している。
・レコードは「対象のツール、サービス」というドロップダウンを選択して登録することになっており、実際に情報を調べるときはその単位で絞り込んで検索することも多い。
＜具体的に困っている点＞
・解決した問い合わせについて、解決までに試したことが複数あり同じような問い合わせでも施策Aで解決した人と施策Bで解決した人がいる場合１つのレコードに記載しようとすると文章がとても長くなってしまうがレコードを分けると複数施策があること自体が分かりづらくなってしまう。
・管理者のノウハウについて、複数サービスにまたがった情報だと「対象のツール、サービス」が登録しづらい（例：新入社員入社時の設定項目→携帯電話の設定は○○、kintoneの設定は△△…となる）
＜要望＞
・管理の枠組みについては大きく刷新することも可能なので、そもそも管理の軸をこう変えたらどうか/アプリを細分化すればどうかなどのアドバイスも大歓迎です。
・管理者は複数おり、それぞれが基本的なITリテラシーやKintoneの基本操作については理解しておりますが、管理情報の一つ一つについて理解度はバラバラなのでレコードを見るだけである程度管理方法について理解できるような枠組みにしたい。
文章が長くなり、読みづらい点、わかりづらい記述等あるかと存じますが何分行き詰っており、アドバイスがありましたらぜひお聞きしたいです。
どうぞよろしくお願いいたします。
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投稿を表示アプリの解決方法としてはsujiさんの方法が良さそうですね！
この辺なんかは、うちだとコメントで対応してることが多いです。
その時にどう対応したかのチャット、のような扱い方をしています。
長文になってしまう場合はレコードとして登録して、そのレコードのURLを貼るとか、参考サイトのURLもコメントなら貼れるので後から見てもやり取りの形跡が分かりやすいですよ！
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投稿を表示こんにちは。
解決した問い合わせ～ の部分は利用サービス、ツールの一覧アプリを別で作って、
そのアプリから管理者用アプリを関連レコード表示させる、でなんとかなりそうです。
関連フィールドに問い合わせ内容と解決方法などを表示させれば一覧で見られます。
複数サービスにまたがった情報～ は解決手順をテーブル化してみてはどうでしょうか。
対応日、手順番号、実施担当、利用サービス・ツール名、実施内容 などのフィールドがあれば
よさそうです。
ただ、これだと「困った事」から検索しづらいので、管理者用アプリに
利用サービス、ツールのチェックボックスとか作っておけば
検索もしやすくなると考えます。増えた場合の管理は面倒ですが、
＞・レコードは「対象のツール、サービス」というドロップダウンを選択して登録
ということなので、メンテナンスの範囲内かと考えます。
以上です。
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