みんなの投稿

こんばんは！

弊社では、部署ごと、または特定の業務単位でスペースを作成し、主にアプリのグループ分けとして活用しています。

ポータルには、基本的には各スペースへのリンクを掲載し、アプリへの直接リンクは、全体で利用頻度の高いものに絞っています。
そのため、ポータルは「全体の入口」、スペースは「部署・業務ごとの入口」という位置付けで使い分けています。

また、弊社のkintone運用では、kintone SIGNPOSTの「0-03 開かれた情報」「2-16オープンな閲覧権限」「3-28 最軽量のアクセス権設定」の考え方を意識しており、基本的には各スペースやアプリに閲覧制限を設けない方針にしています。
一方で、アクセス制限が必要な情報については、非公開スペースを作成し、その中で運用するようにしています。

また、スペースやスレッドを活用した「コミュニケーションのオープン化」についても、現在試行錯誤しているところです。
以前、キンコミでその件について相談を投稿していましたので、よろしければご覧ください。
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/zjhevyfruzj5abdr

展開までのアプリ開発や、付随する資料の管理などに使っています。
複数でアプリ開発するときにはとても楽ちんです。

スレッドなどのやり取りもメンバーだけでできますし。

こんにちは。

私は工場長さんに近いと思いますが、一連のアプリ群を使うグループごとに
スペースを作っています。

その括りが「業務ごと」になることもあれば「部署ごと」になることもあります。

スペースのメリットはアクセス権設定の容易さと安心感だと思っています。

部署やグループや業務ごとにスペースを作っています。

非公開スペースにして参加メンバーを限定しておくと、その中に作ったスペース内アプリのアクセス権設定が楽にシンプルになることにメリットを感じています。

ポータルに直接アプリをつくる運用だと、ユーザーがアプリストアからばらばらに「ファイル管理」アプリを作ってしまうと同じアイコンと名前とのアプリが並んで区別できなくなりますし。

スペースを分けておけば、長期的にはスペースごとに管理者を分担することもできますね。

というわけで、基本的に各ユーザーは特定のスペースの中だけで仕事が完結しているのがいいのではと思います。ただし、休暇申請書のような全員が使うアプリは、全員が参加しているスペースかポータルに置くようにします。

なお、スレッドで毎日やり取りするようになればスペースを使うのが自然になります。

弊社はまだ活用し始めたばかりですがご参考になれば幸いです。
・部署単位でのスペースは作っていません。
・業務単位で複数のアプリ群があるものは「業務名」をスペース名として運用しています。
・テストスペースを作成しています。
・逆にポータルはまだ活用できていません…が、全体周知用の掲示板のような活用ができればと妄想しています。

※テストスペースにはルールを設け、自由にアプリ作成などをできるようにしています。
※画像はルールの一部、ご参考までに。

kintone活用を「全部入りポータル」から卒業して「部署別スペース」に展開した時のポイントを3つのステップでまとめてみました。

1. アプリの「住所」を決める

アプリの性格によって、置き場所を使い分けるのがコツです。

• 全社共通のマスタ（顧客名簿など）
  
  マスタ系のアプリは、特定の部署スペースに入れると他部署の人が使えなくなるリスクがあります。
  
  ポータル直下に置くか、全社共通スペース（お勧め！）を作ることを検討します。

• 部署ごとのアプリ（日報や案件管理）
  
  各部署の専用スペースへ置くと、自分の仕事に関係ないアプリが目に入らなくなるので、現場のストレスが減ります。

2. アクセス権は「組織」や「グループ」で設定する

「このアプリは営業部のAさんとBさん…」と個人名で設定すると、異動のたびに修正が必要でパンクします。

• 組織やグループ（ロール）を活用する
  
  「営業部」「総務部」といった組織やグループ（ロール）を作成し、アプリの権限はそのグループに対して設定すると保守が楽です。

• 非公開スペースの使いどころ
  
  個人情報や人事評価などの超重要な情報は「非公開スペース」にして、入り口で鍵をかけるのが一番安全です。

3. 他部署とのデータ連携（ルックアップ）の落とし穴

「営業部のアプリから、技術部の製品マスタを参照したい」という場合、営業部の人に技術部アプリの「閲覧権限」がないとエラーになります。

対策：
編集は制限したいけど参照はさせたい場合、アプリ設定で「レコード閲覧」だけを全部署に許可して、「編集」や「削除」は自部署だけに絞るのがスマートな設定です。

4.小さく始める

一気に全部署でガチガチのルールを作るのではなく、まずは「全社共通のルール（アプリの命名規則など）」だけ決めて、各スペース内は各部署のリーダーに運用を任せる「アプリグループ」の活用も検討してみましょう。

ユーザー数が少ないときは、あまり細かく区切る必要はないと思います。
まずは2〜3部署の「スモールスタート」で、使い勝手を試しながら広げていくのが良いと思います。

3つじゃなかった(;^^)
ご参考になりましたら。

部署独自のアプリやコミュニケーション場所が要るという場合は作った方が良い面もあります。
（他部署からしたら関係ない話は関係者だけでやってくれ、ということになるので。）

ただ、私も当初部署別で作ったことがありますが、その時は独自のアプリもコミュニケーションもなく、全体運用で足りてしまって（運用せず放置してしまっていました。）
このスペース何？的なことをなってしまっていました。

今は逆に、部署というよりもグループで使うという形で使っています。
例えば「契約管理」「反響管理」「経理」など目的に応じてスペースを作って、関連するアプリをその中で作るとか、一覧のリンクなどを貼るという使い方をしています。