こんにちは！

弊社は「社内wiki」アプリを作成していまして、
カテゴリー機能をONにして1話題1レコードで社内ルールを記録しています。
カテゴリー以外は、
タイトル・本文・関連リンク・添付資料（・作成日時・更新日時・作成者・更新者）
のみのシンプルなフィールド構成ですが、kintoneは更新履歴が残るし必要なら元のバージョンに戻すこともできるので便利です。
「wiki」なのでルールらしいルールはなく、「会議で決まったことやサービスチームで変更したいことがあればだれでも自由に変更できる」ようにしていますが、
全文検索（添付ファイルの中身まで検索できるなんて神ですよね！！）が利用できるので、見たいワードをアプリ内検索すればよく、わりと困ることはありません。

はじめまして。

＞就業規則や規定などの保存先としてKintoneを利用
私の使い方はかなりそれに近いと思います。やはり元々は紙ファイルでしたが、半強制的にkintoneでの閲覧方式に切り替え、2年近く経過した現在、定着した感があります。

1レコードに1枚の資料をPDFでアップし、その資料に関する見出し情報的な文言（タグですね）を複数選択フィールドを多用して埋め込んでおき、タグで絞り込んだページを一覧で用意しておく、というのがおおまかな構造です。

一覧の件数が多くなってくると、そのアプリだけでは探したい資料を見つけにくくなるので、索引用の別アプリをつくり、一覧のURLを索引アプリに載せるなどして、検索の効率化を図っています。

また、PDFと同じ資料をJPEGで用意しておき、見たい資料をサクッと確認できるようにしています。
→一覧にJPEGフィールドを入れておくと、その画面内にある画像をマウスのスクロールだけで連続的に見ることができるので、紙のページをパラパラやっている感覚に近くなります。

ですので、「1レコードに１資料、２ファイル（PDFとJPEG）、タグになる複数選択の項目は無数にある…」という感じです。

差替えのときは２つのファイルを素直に入れ替えてます。（削除したファイルも履歴から照会できますし）

また、従来の資料はA4タテがほとんどでしたが、kintone化を機に、ページを更新する際はすべてヨコに変更する、というのも同時に行い（これは私自身が文書の作成・更新も行っているためですが）、画面上での閲覧性をより高めています。タテだと拡大やスクロールが要りますので。

…といったあたりを図（というにはあまりにお粗末ですが）にしたものがありますので貼っておきます。
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/jssdtrctwieaz8sz

参考になれば幸いです。

FYI
資料保管、共有を目的としたアプリであれば作って運用しています（規則、規定ではありませんが）。
とても単純でフィールドはタイトル、添付ファイル、メモくらいしかありません。
唯一特長的なところはカテゴリーを使っている事だと思います。標準機能ではありますが、意外と使っていなかったり、使い勝手がいいような悪いような機能ですがｗ
色んな書類を放り込むのでこのアプリに関してはカテゴリーがとても役に立っています。