トーク

紙文書をPDF化してkintoneで閲覧…


…してる方、いらっしゃいますか。

これは現在の…というか半年ほど前からの、私の大テーマでして、かなりの力仕事(PDFとJPEGをアップロードし、メタデータを埋め込むという地道な作業…)を経て、すでに運用もしているのですが、整理も兼ねて軽くまとめてみましたので、思い切って公開します。

どなたかの参考になれば幸いですし、「ここはこういうやりかたもある」というのがあれば教えて下さい。


昨日(2020/11/12)、Cybozu Daysに行ってきまして、サイボウズの相馬さんが何度もこのキンコミのことを照会されていました。また、kintone cafeについてのパネルディスカッションのテーマ「もうひとりで悩まない」にも強く共感した次第です。kintone好きな方は人見知りが多いので(笑)、ひとりで悩みがちだと思います(私もです)が、自分にとっては小さなことでも他の人にとっては大きな発見だったりすることもあるので、可能な範囲で「こういう使い方してます」を紹介しあうのもいいかもしれませんね…。

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3件のコメント (新着順)
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tensin川岸

情報シェアありがとうございます!
 
資料をPDFにしてkintoneへ保存は私もやってますね。
契約書、発注書、請求書、見積書、打合せ時にノートやホワイトボードに書いたメモ等々、スマホで写真撮ってPDF化できるツールを使ってPFFにしkintoneへ保存しています。
あと、mimoさんもご利用になられているかもしれませんが、PDFを保存するアプリには株式会社ジョイゾーさんが無料で提供している「PDFプレビュープラグイン」を必ず使う様にしていますね。さっとPDF資料の内容を閲覧できるのでとても重宝しています。
 
PDFプレビュープラグイン:https://www.joyzo.co.jp/plugin_free/pdfpreview



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mimo

tensin川岸さん

コメントありがとうございます。
PDFプレビュープラグイン、はい、私も入れてありますよ。

>契約書、発注書、請求書、見積書、打合せ時にノートやホワイトボードに書いたメモ等々、…
おお、徹底されてますね。

またいろいろ教えて下さーい。


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松村稔@プロ牛乳石鹸

おー!これはすごいですね!
完全には構成理解できていませんが、アプリBとアプリCの関係性がすごく面白いと思いました。
アプリBのレコード内テーブル1行を、アプリCのレコードとして登録しておくと、別アプリから関連レコードで表示できるという工夫ですね(間違ってたらすみません)。

製品関連の資料ということでレコードも相当量あるのだと思いますが、なんとなく、kintoneのカテゴリ機能と組み合わせのよいタイプの業務かなと感じました。根拠はないです、なんとなくです(笑)

他の会社の実務に沿った構成ってなかなか見られないので、こういった内容を紹介しあうの、すごく面白いですね。



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mimo

松村さん
コメントありがとうございます。

>アプリBのレコード内テーブル1行を、アプリCのレコードとして登録しておくと、別アプリから関連レコードで表示できるという工夫ですね
そうですそうです。
アプリBは、1レコードを一冊の紙ファイルに見立て、一覧には背表紙にあたるファイル名を表示し、中身はレコード詳細に行って見る(テーブル内の小見出しに応じたリンクからアプリAにジャンプする)というイメージです。
ジャンプした先のアプリAの一覧にはjpegを表示してあり、どれかひとつサムネイルをクリックすれば他のページはマウスのスクロールで連続的にみられるので、紙のファイルをパラパラやるイメージに近いかなと。
小見出しとリンクの関係は別アプリからも関連レコード一覧で照会するなどして二次利用したい、でもテーブル内なので直接は無理…となってアプリCを思いつきました(←実はこれ昨日のことです)。

テーブル内データを書き出せることがわかったのが大きかったです。
https://faq.cybozu.info/alphascope/cybozu/web/kintone/Detail.aspx?id=2090&isCrawler=1


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西村 志郎

mimoさん

Cybozu Days楽しかったですか?!いいですね~。私も、サイボウズ相馬さんのキンコミのお話お聞きしたかったです。^

mimoさんの手書き仕様わかりやすいです。公開ありがとうございます!^

「紙文書をPDF化」それ、うちでも大テーマです!kintoneありきではないですが、紙文書しかない資料のデータ化、デジタル化はなんとかしたい。そして、どこの会社さんでもテーマになってることだと思います!

できることならkintoneを活用したい。

スキャンだけならScanSnapはじめ各メーカーさんの複合機にもPDF化する仕組みがあり、充実してきていていますが、問題は、おっしゃる通りメタデータ「データの為のデータ」をどうするかですね。

方法としては。。。

1.
ひたすらファイル名に入れ込む。一番手軽で、今でも作成日や作成者などを入れてる人は多いかと思います。私もそうです;。古典的ですが、分かりやすくエクスプローラはじめ、あらゆるツールから検索が可能なので結構侮れない方法です。ただあまりに長くできないし、限界がありますよね。

2.
OCR化(文字認識)。これも昔に比べてかなり進歩していますがいかんせん誤読が0にはなりません。
「大体大丈夫だけど、たまに金額が100万円のところ1円になってたり、1(イチ)がl(エル)になったりするけどいいよね。」(。。。よくない;。)
印刷元がExcelやWordなど電子データならまだましですが、手書きだと実用レベルにはもっと精度向上が必要と感じます。

3.
外部委託する。OCRに比べたらまだまだ人手のほうが精度が高いです。ただ精度については価格と時間のトレードオフ。社内でも、「自部署でする人件費を考えたら~」とはなりますが、実際請求書のように明確に作業にかかった人件費は出ませんし、電子化する紙資料を選別して業者さんを選定して見積もり取って。。。って社内手順も結構大変。腰が重くなりますね。スキャンしてOCRのようなお手軽さがほしい。

そんな感じでしょうか。
どれかを選ぶというより、上記をいろいろ複合してなんとかやってく感じですかね。

ただ言えるのは「今は無理でも将来的には可能になる技術」はあるわけで、特に画像認識については進歩が著しいため今できる技術にこだわりすぎなくてもよいかと。まずは現時点でタイムリーで無理なく電子化できる方法はどれか考えたらよいかと思っています。

画像データさえあればデジカメ写真の「Exif」みたいなのを後付けで上手につける「AI-Exif」のようなものが出てくるんじゃないでしょうか;。kintoneのプラグインで。-;

あ、そういう意味ではOCRの精度でよければ、kintoneの添付ファイルをフィールドに書き込んだりしてくれるようなプラグインは今でもできそうですね。名刺とかなら既にあるので。


kintoneとの連携ではないですが、紙資料を手軽にデータ化するので私が便利だと思ってるのは、Evernoteの「Scannable」。
iPhoneをかざすだけだけで質の高いスキャン処理が可能です。
https://evernote.com/intl/jp/products/scannable
https://help.evernote.com/hc/ja/articles/208430668-Evernote-Scannable-%E3%82%AF%E3%82%A4%E3%83%83%E3%82%AF%E3%82%B9%E3%82%BF%E3%83%BC%E3%83%88%E3%82%AC%E3%82%A4%E3%83%89

複合機でスキャンしたデータをパソコンで開いたら斜めになってたりしてもう一度スキャンするとこととかありませんか。これ、すごくストレスです。枚数や回数が多いと心が折れます;。ScannableはアプリのUIの作りこみがホントによくできていて、スキャン→電子化のストレスがありません。PDF化作業は「心が折れない事」が大事です。;

スキャンしたデータはEvernoteはもちろん、LINEやメールなどにも送れますので
何かのサービスを介してkintoneに取り込む方法は色々あるかと思います。

これ直接kintoneに送れたら便利なんですけど。。。
もし「Scannablexkintone」を上手にやっておられる方おられたら教えてほしいです。

あと、ちょっと話がズレますが、以前、「CamiApp S」という「紙帳票に手書きする」だけでkintoneへのデータ入力する製品がありました。
https://www.kokuyo-st.co.jp/stationery/camiapp-s/
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/integrate/kokuyo001.html

既に一般向けは販売終了とのことでなので残念ですが。。。
これ、私はすごくほしい!コンセプトはよいと思うんです。需要もあります(少なくともココに1人;)。

これだけITツールが浸透しているにもかかわらず、やっぱり「スケジュール帳」はお気に入りの紙のものを毎年買ってしまいます。手書きの良さもやっぱりすてがたい。冒頭のmimoさんの手書き仕様もそうですよね!

それがスマートに電子化できたら。。。kintoneにデータ化できたら。。。無敵!;

今一度、kintoneでこういうコンセプトのサービスをやってほしいな~と思っています。



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mimo

西村さん
コメントありがとうございます。情報量多!(笑)
OCRも一瞬考えましたが、どっちみち確認が必要だろうと思ってやめました。紙一枚一枚にどんな情報が入っているのかを自分でチェックしたいなというのもあり。

「Scannablexkintone」、よさそうですね。「CamiApp S」も含め、じっくり見てみたいと思います。ありがとうございます。