初めまして。初投稿です。
現在社内の案件管理を変えていきたいと思いつつも良いアイデアが浮かばず。
キントーンマスターの皆様のお知恵お借りできれば幸いです。
【前提条件(自己紹介も兼ねて)】
・kintone契約コース（スタンダード）
・当社は某通信システムメーカーの代理店です。
私は営業の管理職です。配下に3つのチームがあります。
・案件管理は現在二重管理となっており、メーカーのSFAと
社内案件表(エクセル)を活用しています。
・メーカーのSFAの管理権限は当社になく、当社側で自由に
カスタマイズ等操作できない状態です。
【悩み】
・二重管理の状態に営業担当者も私も何とかできないものかと頭を
悩ませております。
【実現したいこと】
・営業担当者目線…案件情報入力の簡素化
・管理者目線…個人またはチームごとの月別の実績や見込み状況を把握
【二重管理の理由】
・メーカーのSFAでは売上額の記載欄はあるものの
代理店の粗利については記入するものがありません。
・またメーカーのSFAでは個人ごとの見込み状況が可視化されず
週に一度SFAの内容をCSV形式で展開がある程度です。
ですので当社の中でチームごとに案件管理表として
エクセルのファイルをつくり、個人ごとにシートを
作成しています。
シート内では月ごとの受注実績、案件確度を一覧にしています。
【検討していること】
・毎週メーカーから送られてくるCSVデータの内容をkintoneに
まずは取込ベースとなるフォームを作成してみようかと考えて
います。
そこに粗利欄を新たに付け加える。
・そして社内のエクセルツールを廃止し、営業担当者は
メーカーのSFAに案件情報は投入
・メーカーから展開されるｃｓｖを毎週kintoneに取込
粗利欄のみ営業担当者側でkintoneに入力
【懸念事項】
・上記のやり方の場合、下記を懸念しています。
①毎週取り込むことで同じ案件がkintone上で重複しないか
②営業担当者が変更した前週と当週で変更した内容等が
わかりづらくないか（個数や製品名等）
※現状のエクセル運用では変更箇所の文字色を赤にしている
③上記のやり方で営業担当者自身の労力削減に
効果が期待できそうか
つたない説明で恐縮ですが、懸念事項についての見解をお聞きしたいのと、何か別の良い方法あればお力貸していただけると幸いです。
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ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示私なら、ですが、
まず①SFAのCSVを取り込むアプリと、②営業の進捗確認を管理するアプリを別で作成します。
①にはCSVのデータと、関連レコード一覧を付けます。
※関連レコード一覧は②を作成してからでないと指定できないので、一旦作るなら、CSV取り込みでアプリのフィールド自体をそのまま作成させると良い（ラクだ）と思います。
こちらは先ほど回答も出ていると思いますが、一番良いのはSFAに案件(顧客？)番号が振られていると思うので、それをユニークIDとして利用するのが良いと思います。
→CSV読み込みの時に案件番号が重複しているものは更新（新たにレコードを作成させない）という指定ができます。
②には、①をルックアップさせて、営業進捗のみを入れるようにします。
こちらの解決になるかと。
行動したらレコードを新規で立ち上げる、という仕様にすることで、行動履歴として管理しやすくなると思います。（管理職として報告が欲しいということであれば、レコードが登録されたら通知される（レコード条件通知(基本機能)です。）という風にするのが良いと思います。）
同じ顧客で複数の行動履歴を登録しますが、テーブルで別日を追加できるようにするよりも、１行動＝１レコードにすることで、どれだけ行動したかの集計がラクになります。
過去の行動が見たい場合は、②にも関連レコード一覧で同じ顧客を②内で参照します。
これで、同じアプリ内で、同じ顧客の別日の行動履歴を同一レコード内で参照することができます。
自身の分だけ一覧に表示させる（営業担当（ユーザー選択）が自分のものだけ表示させる）ということもできますので、（一覧設定でログインユーザーを絞り込み条件にする。※別で指定すれば全員のを見れるようにすることもできます。）営業担当者さんも自分の案件管理が一覧で見れてラクだと思います。
また、レコード条件通知をうまく活用することで、アクションしてない顧客がいたらリマインドする（まだ進捗登録されていません。ご確認ください。など）
一定日数以上の間が空いているお客様の追客を促すなどできます。（管理職から直接言われなくても自動でリマインドしてくれる仕様にできます。）
添付も含め、参考までに。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示なんとなくですが、
①案件毎に付与されているユニークなID(一案件に一つ付与されているコードや数値など)がcsvにあれば重複せず、上書きという形で可能です。
②詳細を伺わないとわかりませんがkintoneの通知機能もしくは変更履歴で事足りませんでしょうか。
③どういったことが二重管理になっておりますでしょうか。SFAとkintoneで被っている情報があるということでしょうか。であれば、
kintoneにSFAの情報をcsvで入力＆更新しつつ、kintone上で進捗の管理
という運用であれば、一元管理可能かと思います。
（※SFAの情報全てがcsvで出力できるのであれば）
失礼ですが、聞いている感じ、あまりkintoneやITツール等にまだ使い慣れていないように見受けられましたので、話せる事のみで構いませんので詳細を伺えますともう少し解像度あげてアドバイスが出来ると思います。お手数ですが宜しくお願いします。