2024/12/16 17:35
■相談したいこと
・Kintoneで「顧客管理アプリ」を使用しています（営業支援パックのアプリです）
・同じ顧客を重複して登録しないよう、メールアドレスを「値の重複を禁止する」設定にしていました。
・しかし！同じアドレスを複数名で使用している顧客が出てきてしまい（共有アドレスを各担当者で使っている状態）、この場合はどうしたら…？と疑問が生じてしまいました。
■契約の状況
・ライトコース
・試用期間含め運用8か月目
・営業部の導入プロジェクトメンバー５名で使用
本運用では１１名で使用予定
（３地域にまたがっており、別々の場所で働いています）
・主に、営業活動の記録、申請のオンライン化、
データ管理の目的で使用
■考えた対策
・メールアドレスの「値の重複を禁止する」設定を外す。→これだと共有アドレスを使う複数の担当者を、それぞれ１レコードずつ登録できます。が、同じ顧客を重複して登録する危険性があります。。（入力する人が、登録前にちゃんと検索すれば問題ないのですが。。）
・メールアドレスの「値の重複を禁止する」設定はそのまま。一つのレコードに複数の担当者を入力する→考えたものの、これは悪手かも…。顧客ごとに違う案件、違う活動があるので、情報が雑多になりそうです。
★みなさんこういった場合はどうされているのでしょうか？アイディアをいただけると、大変嬉しいです…！
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投稿を表示・メアドの「重複禁止」は外す
・関連レコードを表示して、重複チェックする（運用でフォロー）
上記のアイディアを参考に、フォームを調整してみたのですが、
良い感じです～～！
１社の複数担当者で共有アドレスを使用している場合も、
関連レコードに複数担当者が表示されるので、視覚的にわかりやすそうです。
（重複チェックとは違う用途になりますが）
たくさんアドバイスをいただいて、大変勉強になりました！
引き続き、頑張ります！！
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投稿を表示ライトコースで使えるかわかりませんが、
文字列1行の自動計算で名前とメールアドレスを組み合わせ、それを重複禁止にするのはどうでしょうか？
例）
メールアドレス「abceefg@com」氏名「山田太郎」
⇒文字列の自動計算で「abceefg@com山田太郎」と入力されるように設定。
この文字列を重複禁止にすると、同じメールアドレスで同姓同名がいない限り回避できると思います
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投稿を表示まず、メールアドレスの「重複を禁止する」外す前提ですが
関連レコードで、対象のアプリを選択し
メールアドレスの欄に同じメールアドレスが入ってきたら
関連レコードに表示される動きではいかがでしょうか？
関連レコードに同一のメールアドレスが表示されたら、すでに登録ありとして
登録しないような運用フォローをしてもらう必要がありますが、
この方法であればライトプランでも対応できると思います。
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投稿を表示先日は自分的アップデートお疲れさまでした！
工場長さん、もりおすさん、めさんは勝手に同期だとおもっていますｗ
共有アドレスあるあるで当社も苦慮しています・・・
（MAにSATORIさん使っている影響で連携がメールが主キーとなっている。結構困る）
■「値の重複を禁止する」設定を外す場合
グラフで重複数を確認する方法はライトコースでもできるかと思います。
ただし、あくまでも登録後に確認できるだけなので、重複を未然に防ぐ方法ではないです。
■「値の重複を禁止する」設定はそのままの場合
①重複禁止設定有りのメールアドレスフィールド
②重複禁止設定無しのメールアドレスフィールド（サブメールアドレス、メールアドレス2、等）
③表示用に文字列一行で計算して、IF文で①>②の優先度で表示
を用意。
レコード保存時に重複エラーが出たら、②に登録する。
レコード一覧や関連レコード等の表示用には③を使う。
当社は今のところこちらの対応です。
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投稿を表示めさん
こんにちは。
弊社も営業支援パックのものではないですが、顧客管理アプリを使用しております。
めさんはライトコースをご利用とのことですので現状はプラグインを利用できないという
ことですよね。
弊社も取引先名を重複禁止にしたくてかなり悩みました。
社内で助けを求めたところ、その時にアドバイスされた内容が採用されましたので
書かせていただきます。
①新規の取引先の登録は基幹システムで行っている
②1か月に1度、基幹システム取引先をCSVで書き出す
③COUNTIF関数で取引先名の重複禁止の確認をする(7,000件ほどの取引先がある)
④kintoneへ取り込む。
利用している関数は1⃣と2⃣です。
1⃣
=IF(COUNTIF($B$2:$B$7488,B2)>1,"1","")
B2のセルが取引先名です。
取引先名のセルとは別のセルに関数を入力
セルの1行目はフィールド名なので2行目から7488行目の範囲になっています。
COUNTIF関数で取引先名の重複があれば、関数を組んだセルに「1」を表示し
重複がなければ空白になります。
2⃣
=IF(COUNTIF($B$2:B2,B2)=1,"",COUNTIF($B$2:B2,B2))
1⃣のセルとは別のセルに関数を入力
COUNTIF関数でB2のセルに同じ取引先名が何回出てきたかをカウントし
1⃣のセルで「1」があるかを確認し、重複なしのデータは空白になります。
B2のセルで取引先名が2回カウントされた場合は「2」
3回カウントされた場合は「3」と表示されます。
B2の取引先名のセルと2⃣の数値を結合させた内容をkintoneに取引先名として
取り込んでいます。
この方法の場合、
・CSVで取り込む際に関数を入力する必要がある
(関数保存用のExcelからコピーして貼り付けしているのみで行数のみ注意)
・kintoneでは取引先名の後ろに数字がつくため、請求書など取引先に
送付する書類はkintoneで作成していない
という条件を元に運用しております。
めさんがどのように顧客管理アプリに新規の取引先をどのように登録しているかによって
内容が変わるかもしれませんが、現状kintoneに登録されている内容を
CSVに書き出して加工することは可能かとは思います。
メールアドレスでも同じようなことは出来るかと思いますが
ご興味がありましたらお試しください。
私はこのような方法は思いつかなかったので、賢い方はいるんだなと
感じました😊
他にも方法はあると思いますので、めさんが必要とされる情報が
集まるといいですね。
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投稿を表示標準機能の範囲内ということであれば、目での確認となってしまいますが、
メールアドレスが同じものを関連レコード一覧で表示するのはいかがでしょうか。
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投稿を表示TISさんの、
「レコード重複チェックプラグイン」
と
ラジオ釦で経験がありますので
備忘録PDF添付します。
最近は、
「条件分岐処理プラグイン」
をつかいましたが...備忘録作ってないので。。。
コメント頂ければ作ります。
補足
このアプリは①②１組で2段階に登録するシステムです
①社名マスタ （ﾕﾆｰｸｺｰﾄﾞ *） 社名のみ登録
②取引先マスタ（ﾕﾆｰｸｺｰﾄﾞ *-##） （社名＋部署）枝番登録
このアプリの禁止解除ロジック部分のみを利用すると
”人” がメアド重複を認識した上で
【メアドの重複を許可する】運用ができます。
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投稿を表示「顧客名の重複登録を禁ずる」だけなら、メールアドレスの「値の重複を禁止する」設定を外し、顧客名欄に「値の重複を禁止する」設定をするでよいのでは？と思いましたが、これだと「同姓同名の別人」はハジかれてしまいますね…
かくなるうえは、当該フィールドは「値の重複登録OK」としておいて、
https://kincom.cybozu.co.jp/chats/8hmsggdddbr7wbzc
で提示されているようなチェックフィールドを別に設けて表示メッセージで”再入力を促す”なんていうのはいかがでしょうか。
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