kintoneのスペースやスレッドを活用した「コミュニケーションのオープン化」について、みなさまのアイデアを募集させてください。
もうすぐ12月ですね。
そしてアドベントカレンダーの〆切も迫っています。
今回は「kintoneで組織の風通しをよくしたい！」というテーマでnoteを書こうと思っています。
風通しの良い組織風土を醸成するには、コミュニケーションのオープン化が必須の要素の一つだと考えています。しかし現状、弊社ではメールなどのクローズドな手段が多く用いられており、それが風通しの悪さの一因になっていると感じています。
これまでの取り組みとして、サイボウズOfficeの掲示板でSlackのようなオープンなやり取りを試そうと、資料共有用の掲示板を作ってみたのですがあまり定着しませんでした。
掲示板は「公式の通知・回覧」色が強く、気軽にスレッドを立てにくい印象もあるようです。また、掲示板では過去の情報が埋もれやすいという課題もありました。
いっそSlackのようなチャットツールの導入も検討しましたが、ツールさえ導入すれば解決するわけではありませんし、管理するツールが増えるのも避けたいところです。
そこで現在検討中なのが、kintoneのスペースとスレッドを活用すればSlackのようなオープンなコミュニケーションスペースができるんじゃないかと準備を進めています。
もし皆さまの中で、
・コミュニケーションのオープン化のためのスペース活用事例
・スレッド運用ルールや工夫
・チーム内のコミュニケーションをオープン化する方法
など、実践されていることがあれば、ぜひご教示いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします！
（補足）
弊社では、スペースは主にアプリのカテゴリ分けのために使用していて、所属別や特定の業務別にスペースを作成しています。
例えば、
・総務課スペース、業務課スペース
・料金請求スペース、文書管理スペース
など。
（なお、現状、スレッド機能の方は、ほとんど使っていない状態です。）
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投稿を表示アドカレnoteも拝見しました！
「コミュニケーションのオープン化」は企業風土も絡むので中々浸透には時間掛かりますよね～
kintoneのスペース・スレッドの良い所って、
そのスペースに参加・フォローしていなくても、
中身を閲覧できるし全体検索からも探せるという点だと思っています。（非公開スペースは除く）
Teams等だとパブリックだとしても、中身を閲覧するにはメンバーにはなる必要があります。
それぞれ設計思想の違いなので、是々非々は無いのですが、
kintone SIGNPOST「2-16 オープンな閲覧権限」
https://kintone.cybozu.co.jp/kintone-signpost/pattern/2-16.html
kintoneの場合は、偶発的情報共有が大きいなと日々感じています。
組織が大きくなれば当然自身が関与していない情報も圧倒的に増えてくるなかで、
たまたま検索で引っかかった情報から、新たな気づきやコミュニケーションに繋がることが多いです。
当社の場合は、結構ラフに使っていて、
例えば最近何かと話題の生成AI関連のスレッドを立てて情報共有しています。
この時にあえて特にメンションはしておらず、メンバーも自由参加。
それでも興味を持ってくれる人はいて、いいね！とかコメントもくれる状態にはなっています。
あとは特に意味もなく個別にメールやメッセージで連絡しようとする方（何故か隠したがる。最近は減りましたが）には、部署で管理している○○スレッドで返信しますね^^という風に誘導していました。
これは属人化を防ぐ意味もあり、個人ではなくチームで対応できるようにということを考えて運用しています。
具体的な定着化へのノウハウではなく恐縮ですが、
こんな風に使ってるよーという一例でした。
応援してます！📣
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投稿を表示これ、割と難しい課題ですよね。
なぜ難しいかといえば
「そういう経験が無い」
「こんなこと書くと笑われる・何か言われるんじゃないか」
という不安が先行してしまうからなんだと思います。
なら、敢えて雑談可能なスペースで
「ここの店が美味しい」
「この前見た映画良かった」
「あの本は買いだ」
みたいなことを共有しよう！
と思って、3年くらい頑張ってましたが・・・うちはこういうのに向かない会社なんだと挫折しました。
一部の人はいいねで反応してくれてたんですけどね・・・。
会社の偉い人が
「うちのワンコ見てみてみて！」
とか始めるとかだと、
「あぁ、そういうのも書いていいんだ」
って心理的安全性が醸成されるかもしれないですね・・・。
って、参考にならないな・・・。
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投稿を表示スペースとスレッド
25名の小さな組織でも全員が毎日関わっている
① スペースを増やす
チームやPJTごとに設置 ※公開マスト
情報格差を減らすべく投稿増
② アプリからスペースに移行
見直さないし埋もれがちなもの
日報はよかったですね～ ※スレッド
③ スレッドルール
超重要なのだけ宛先指定
基本的には流し見感覚でスタート
④ スレッドの活用法？
ユーモアのあるレスをつける
先ずは管理者やキープレイヤーから
【新たな課題】（スレッド）
皆のレスが多くなり見ずらい
１対１のこともスレッドでやりがち
スレッドで余計なことを発信する
事前共有もココでするので意味がないｗ
見ていない人が悪い感じになってしまった
無法地帯中ですが今は面白い
いろんなことが知れてしまうのも
うちの規模ならば他ツールは不要かな
社内のメールやLINEは無くなった
使われているのはアプリよりもスレッド！？
そんな気がしてきた今日この頃
ごめんなさい
失敗談でしたね～
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投稿を表示キントーンを導入してから３年経ちましたが、活用できてないです。
導入当初に各部のスペースを作ってオープンな文化を目指そうとしたものの、どう活用すればいいかわからず放置…
その後キントーンのリーダー会では議事録投稿に利用していましたが、
その後議事録は議事録アプリで管理しているので、
今はアプリの設定実験などクローズドな使い方しかしてません。
書き込もうかなと思っていた矢先にこちらが投稿されたので、自分も皆さんの活用事例に興味があります！！
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示こんにちは、kintone本格稼働して３年位の卸業です。23人位でのコミュニケーションですが、特定の人のみ(取締役・人材採用等)はスペースで入場可能な方を制限してますが、基本的に他は全員入っている「営業」スペースにスレッドを複数作成し、各営業所・営業・アシスタント・kintone・全員 etc
10個位作成しています。宛先を指定して書込みしてますが、ここは全てオープンです。
ちょっとした連絡や、忘年会やお知らせなどを記載しますので、mailはかなり減りました。
オープン化は、色々と意見が有りましたが特に問題もなく運用しております。
お役にたてましたら幸いです。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示ちょうど同じ課題を持っていたのでみなさんどうされているのか興味津々で見させて頂きます🤔
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示おはようございます🌤
うちの会社は、スペースでのスレッド機能を使ってこなくて
ほぼ非公開スペースでその中にアプリを運用している状態でした。
まずは・・
１．kintoneのお悩みを軽く聞けるような場所づくり
⇒部内の横通しがしたい。
から始めてみようかと思い、現在進行形とはなりますが
今朝から、以下の方法を試行中です。
①公開スペースを２つ作る。
・アプリを作るためのノウハウスペース
・各種社内での運用についての相談
⇒ＡＩ利用申請や個人情報取り扱いなど、細かな社内申請フローについて
②メンションは、全員向け（Everyone）ではなく、グループ名や
個人にする。
⇒通知の件数に影響がないように・・。
いずれは、部内で行われている各種コミュニケーションイベントの
スペースを作りたいなと思っています。
きっかけは、先週末にあったkintoneCafe千葉でのやり取りから。
私はグループ２にいたので、その中での部活動の話が
「おぉ！それ！！」
と思ったのです。
kintoneCafe千葉
https://note.com/tade_r/n/n8ba14636f394
時間はかかるかと思いますが、私もオープンな運用を少しずつ
始めていこうかと思います。
現在進行形の話ですいません。