2022/11/07 18:34
はじめての投稿、失礼いたします。
組織変更のたびにプロセス管理の変更対応にかかる膨大な負荷を軽減したいと考えていて、皆様のお知恵を拝借できれば幸いです。
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現在運用中の稟議申請アプリは、以下の設定になっています。
▼ユーザー管理＞組織とユーザー設定で、社員それぞれの優先する組織や、上長を予め設定。
▼申請経路用のマスタアプリ等なし。プロセス管理のみで設計。
▼代表的な稟議申請のプロセス
・申請→リーダー承認→部長承認→決済金額などの条件により、執行役員承認またはCFO承認→社長承認→（押印ありの場合は総務対応依頼）→全社公開
・ユーザー設定で設定した上長が自動的に選択され、承認がまわる設定。
・一部例外で、所属部署以外の上長承認が必要になる社員や、部署兼務している社員に対して、個別でプロセスを設定するケースもあります。
以上のような状況ですが、少しでも負荷が軽くなるよう改善の余地がないか検討しています。
・そもそものプロセスを短くすることは難しそうでした。
・申請経路用のマスタアプリを作成して、ルックアップで対応する方法もあるとの事ですが、このような条件分岐や、個別のプロセスがある場合もマスタアプリ作成で、対応可能でしょうか。
・他にもアイデアなどあれば、教えていただけますと幸いです。
こちらへの投稿が不適切でしたらご容赦ください。
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投稿を表示くろまめさん
はじめまして。
kintoneでのワークフロー悩ましいですよね。
組織規模や従業員数にもよるので一概には言えませんが、
今設定されている内容から見ると、動的グループを使うと少しは楽にできるかもしれません。
部署と役職等の条件で自動設定されるので、異動を組織図に反映させたら自動で切り替わります。
https://jp.cybozu.help/general/ja/admin/list_useradmin/list_group/dynamic.html
ただ、プロセス管理の条件分岐を細かく設定しないといけないので、組織規模が大きいと向かないです。
部署数が多すぎる、組織の階層構造が深い等で分岐設定が大変な場合や職員数が多くて手入力での承認ルート設定を徹底できない場合はワークフロー用のシステムを導入してkintoneと連携する方が管理・運用が楽だと思います。
当社(事業所数約10、アカウント数300弱)の場合、kintoneでのワークフローは諦め、同じサイボウズのGaroon(標準機能でワークフローあり)で構築しましたがそれでも専門システムではないためかなり大変です(承認ルートの分岐条件が複数設定できないため、同じ書式を部署・役職ごとで作成しないといけなかった)。一度検討していたコラボフローとかでやればよかったなぁと後悔しています。
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投稿を表示くろまめさん
仰ってるのは
カスタマイズ項目を追加する
https://jp.cybozu.help/general/ja/id/020220.html
承認者を自動入力する設定例
https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040569.html
ですね。
私もkintone運用開始時、この機能を自社で利用するかどうか迷いました。
利用者は上司など自動で設定されたら便利だけど、kintone管理者は人事異動や組織変更の対応が大変だなと。😅
で、私の場合コレは利用しない方向で現在は運用しています。
それではプロセス管理などはどうしてるかというと、原則申請者の手入力です。
実際申請者はどのルートで申請されるか（自分の上司が誰かなど）把握してるし、一度アプリで申請をしたものはレコードの再利用などを利用するので自動で設定されなくてもそれほど不便ではなく、ケースによって自分で追加変更できる運用に慣れておいた方が運用しやすいと考えたからです。
逆に「優先する組織」は積極的に利用しています。これはkintone管理者の負担はそれほど大きくなくかつ利用ユーザーの利便性が高い機能と思うからです。
もちろん考え方は100社100通りです。
以下いくつか参考になればとピックアップします。
複雑なプロセス管理の場合、今どのプロセス管理にステータスがあるのか俯瞰が難しくなりがちですので、それを解決するプラグインのひとつとして
かりんこラボさんの「プロセス管理履歴記録プラグインPro」をご紹介します。
https://caryncolabo.com/kintone_plugin/statusloggingpro/
プロセス管理のステータスをアプリのテーブルに履歴保管できるのでプロセス管理の進行状況や差し戻しの経緯などを確認できます。
また私はプロセス管理についてはアプリ作成時「なるべく複雑にしない」という方向にもっていくよう心がけています。内容はプロセス管理のアクセス権の話が中心ですがnoteを書いていますので興味あれば読んでみてください。
「プロセス管理」と「ドイツの鉄道には改札がない」という話 kintone
https://note.com/46u/n/nd52a31902a2e
あと組織変更については、やり方の一例をnoteにまとめたことがありますのでこちらも紹介します。
記事内では直接触れてませんが、上司（役職）の設定もCSVファイルでできるので人事異動対応の参考になるかもしれません。
kintoneの組織変更を考える
https://note.com/46u/n/ne1ed08333ea1
なにかの参考になればうれしいです。
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投稿を表示稟議は工夫が必要ですよね～ご苦労をお察しいたします。
我社も数年に一度の組織変更や名称変更、職位の新設や廃止など多い会社です。
ご参考にならないかもしれませんが！
・申請者に所属長や上位の有職位者を入力してもらってます。
※プロセスでがちがちにすると複雑になって後が大変なのでｗ
※案件によって、ルートが変わるので結構使える手です。
・「差戻」プロセスで、承認ルート違いなどは承認者に軌道修正してもらってます
・承認者がいないなどの中抜き状態は、空白で申請できるようにして、空白の場合はジャンプできるようにしています。
・プラグイン（カスタマイン）も必要ですがかなり柔軟に対応できると思います。
稟議アプリを導入して、承認者が最も多い組織では6名いますが、早い案件で1日で最終決裁もありますし、
紙の時代と比べて決裁までにかかる期間は半分になり、承認者間の意思疎通も良くなりました。
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