kintoneのユーザーの表記揺れについてご相談です。
ユーザーの表示名が「山田 太郎」「田中 花子」「佐藤一郎」など、
姓名の間にスペースの半角/全角/なしが登録者の好みで登録され、表記揺れが起きています。
①表記揺れを防ぐには登録者が細心の注意を払うしかないでしょうか。
（kintoneのユーザー登録でもプラグインを導入できるのでしょうか？）
②表示名を変更しても過去のレコードに影響はありませんか？
（全角スペース、半角スペース、スペースなしの混在した状況を整理したいですが
過去のデータに影響が起きるのであれば、今後登録するものだけでも統一したいです。
③結婚などで苗字が変わったユーザーに対して、表示名だけ変更する運用を取る方が安全ですか？
登録しているのは他部署の総務で、お願いするにあたりこちらでご相談しました。
自分にはkintoneの管理者権限のない立場なのですが、
ユーザー毎に集計をする業務をしていて、リスト化した時に読みづらいので困っているのと
将来的に他のシステムと連携した時のために統一したと考えています。
あくまで表示名だけなので気にしすぎでしょうか？
初心者の質問で恐縮ですがご回答いただけますと幸いです。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示こんにちは。
お困りなのは、社員マスタなどのアプリ内にレコード登録された表記の揺れではなく、
ユーザーアカウント登録時の表示名の揺れですね。
モカさんの回答にあるように、表示名を編集しても、kintone内のユーザー選択内に
表示されるものはリアルタイムですべて表示が変わります。
ユーザー情報は、CSV出力して表記揺れを直して再度取り込みで一括編集ができるはずなので、
登録担当者が修正してくれるとありがたいですね。
担当者がやってくれなかったとしても、上記のようにkintone内で同一ユーザーが
「山田太郎（スペースなし）」「山田 太郎（半角スペース）」「山田 太郎（全角スペース）」など
表記ゆれすることはないので、集計には影響ないかと思います。
なので、集計しているEXCEL上での表記揺れが気持ち悪いというのであれば、
Excel上で表記揺れを一括処理で解消してしまうのが精神衛生上よさそうです。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示表記ゆれについては「ユーザー選択」フィールドに
表示される表示名でよろしかったでしょうか？
弊社は私のみがユーザーの登録をしているので表記ゆれがないため試してみます。
姓名の間にスペースなし→姓名の間にスペースあり
こちらに変更したところ、
登録済みのレコードに反映され、ユーザー選択とコメント欄の表示名など
姓名の間にスペースありに即座に変更されました。
姓名の間にスペースなしに戻しましたが、こちらも即座に変更されました。
弊社は本人の希望がない限り、旧姓のままです。
ユーザー名を変更すると過去のものもすべて更新されるようなので
それでも問題なければ変更できます。
他のシステムと連携されるのであれば、私の場合なら統一するかと思います。
運用面はcybozu.com共通管理者の方と相談されるのが良いかと思いますが
統一されるようなら、登録している部署にご依頼していただくと
変更していただけるかと思います。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示あるあるですね～
①まず、表記ゆれの防止策としては、姓と名でフィールドを分けて、表示は文字列の自動計算で
【姓&名】（間なし）
【姓&" "&名】（半角スペース）
【姓&" "&名】（全角スペース）
どれかを設定すれば良いですね。
（社内でルールを確認して設定するのが良いと思います。）
外国人の場合はミドルネーム問題などもありますが、少数であれば、運用面でカバーし、多数であればミドルネーム用のフィールドも追加するのが良いですね。
②ルックアップ等による既存レコードへの影響ですが、当然あります。
おすすめとしては、①をやってから、参照先の一覧を（すべて）の状態で吐き出して、該当行を書き換えて書き込み（上書き）するのが確実だと思います。
csvなら、フィルターでソートかけて上書きすれば、書き換えもそこまで手間ではないと思います。
変更元アプリのアプリ設定の「設定」から【運用管理(画面右下)】の「このアプリを参照しているアプリ」でルックアップ先を確認できますよ。