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もうすぐ4月ですね。新年度を迎える会社さんや団体さんも多いかと思います。

新年度のkintoneといえば。。。

毎年恒例「組織変更」と「人事異動」ですよね。

kintoneの組織変更の方法としては
cybozu.com共通管理より

①ひとつづつ手作業で行う(都度反映)

②組織の事前設定を利用する
https://jp.cybozu.help/general/ja/id/020185.html

③ファイルからの読み込み書き出し機能を利用する
https://jp.cybozu.help/general/ja/id/020139.html

大きくこの3つになるかと思います。

うちの場合、前回の組織変更と人事異動は、いっしょにkintoneを担当している同僚お二人にお任せしました。結果、
②組織の事前設定を利用する
にて、滞りなくやってもらいました。

が、今回そのお二人とも異動という事態に!(わわわ。新天地でkintoneの担い手を増やしてください。。。)

とういうわけで、今回私は、はじめてのkintoneの組織変更・人事異動担当です。

とはいえ私は以前ガルーンをオンプレミスで運用してたことがあって、その時の経験はあります。
当時は
③ファイルからの読み込み書き出し機能を利用する
のやり方でやってましたので、慣れているそれにしようと思ってますが、
②組織の事前設定を利用する
も触ってみたところなかなか便利ですね。

組織の構成やアカウント数などはそれぞれですし、やり方は「100社100通り」ではありますが、好みも含めて

・①②③のどれがオススメか
・それぞれのメリット・デメリット
・そのほか、ちょっといい方法や気を付けるポイント、失敗談などなど^^;

組織変更や人事異動についてあれこれなんでも意見交換できたらうれしいです!

2件のコメント (新着順)
koichi
開発
2022/03/22 11:47

西村さん
こんにちは。

年が明けたと思ったら、もうそんな時期ですね。
年度替わりのタイミングは毎年神経使います。



私は会社の性質上、4/1以降も段階的に新採や異動がある(見通しが立ちにくい)ので
都度①で手作業することが圧倒的に多いです。

一度に約5人超を設定する場合は
「ユーザー」「所属する組織」「所属するグループ」は、③CSVで処理することもあります。



あまりないかもしれませんが、注意点としては
「組織」をCSVでインポートするときですね。

既存の組織も含めて、全ての組織情報を入れておく必要がある点です。
新しいものだけインポートすると、それで上書きされるので、既存組織が消えます・・・
(設定画面にも注意事項の記載あり)



あとは、cybozu.com共通管理とは別に、アプリ側のレコード登録・編集もあるので
漏れが無いようにチェックリストを作ってます。


koichiさん
コメントありがとうございます。

①で手作業ですね。参考になります。
なるほど、段階的に異動があるとなると事前設定は厳しいですね。

仕様として2つ以上の組織の事前設定ができたらいけるかもと思いましたが、組織変更がさらに複雑に見通しが悪くなりますし実装はされない気がします。

あまりないかもしれませんが、注意点としては
「組織」をCSVでインポートするときですね。

たしかに「組織」をCSVでインポートするときは注意ですね!
変更した組織だけになって大量の未所属のユーザーが発生して焦るやつですね。^^;
注意喚起も大きく出ます。(添付参照)

リカバリの方法は、慌てず騒がず事前バックアップしておいた組織(orgs.csv)とユーザーの所属組織(uots.csv)の再度読み込みでいけるハズ。ちがってたらすみません。

参考になりました!

西村さん、こんにちは。

うちでは①メイン、たまに②でやっています。
本当は個人的におすすめの②メインでやっていきたいのですが・・・。

②のメリットは予め準備しておけば指定した時間に一括で更新されることですね。
年度変わりのように異動が多いときに1人ずつ作業していると最初と最後では結構なタイムラグが発生するので、
それがないというのは大きなメリットだと思います。
また、事前に落ち着いて作業できるのでミスもしづらいです。
デメリットは、設定した日以前に急遽別の異動が発生したら予約をキャンセルしないといけないことですね。
うちはこれが結構あるのと、ギリギリで内容の変更もあるので、②をメインにできていないです。
それでも、大きめの人事異動の際には②の作業を1営業日前に設定するようにはしています。さすがに前日に変更ってことはほぼないので・・・。


中尾さん

コメントありがとうございます。
中尾さんは①メイン、たまに②ですね。参考になります。

②のメリット
指定した時間に一括更新はそうですね。たしかに①都度 の場合はタイムラグが発生しますし、③CSV入出力 も時間指定はできないです。ので、例えば、4月1日の1:00に組織変更とかいうルールだと②事前設定 以外だと厳しいですね。

②のデメリット
なるほど予約をしていた反映日以前に急な別の異動を反映したい場合、事前予約の異動が影響しないよう一旦キャンセルということですかね。

細かい検証はできてませんが試しにざくっとやってみたところ、確かに事前予約したあとは予定日まで割り込み予約がないことが前提と考えておく方が運用上よさそうですね。

おっしゃるとおり「1営業日前に設定して割り込み異動がない事を祈る」ですね。^^;

参考になりました!