溜まったレコードの管理・設定について。

こんにちは、皆さまのお知恵を伺いたく投稿いたします。
当社では各アプリのレコードに必ず採番を行っていますが、ステータス途中のレコードが溢れてきました。
（ステータス途中で退職し放置or差し戻しされたレコードの放置など）

ただ、採番の欠番は避けたいのでレコード削除はしたくないです。

サイボウズofficeの取り消しのような運用をしたいのですが、何かアイデアやご経験ある方いらっしゃいましたら伺いたいです。