トーク

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2022/05/11 10:10

アイデアをください、また問題が起きています。
ある業務を見直し、kintoneに載せて効率化を図ろうとしております。kintoneを有効活用したいのです。プロセス管理を使って次の作業者連絡にメールが送信されるのを利用しようと思いますが、次の作業者以外にも同時にメールを送信したいのです(これはメンションを使う手がありますね)。しかし次のプロセスの中には、社外の方もいます。さすがに社外の方に同じドメインkintoneのユーザーに入ってもらうわけにはいきません。 何かkintoneから社外の方へ自動でメールを送る良い手はないでしょうか。


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5件のコメント (新着順)
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UBF
2022/05/18 12:29

お金かけない方法で考えてみましたが
かなりまわりくどい方法になりますが、サイボウズOfficeまたはサイボウズGaroonを契約しているアカウントが特定の条件のメールを受け取った時に、任意のメールアドレスにメールソフトの機能として自動転送するやり方はなくもないかなと思います。
ただ、かなりシステム的な文面のkintoneのメールをどうにか転送できたとしtも、受信した側はリンクを開けない訳ですし、そうなると「自分が使ってないサービスが発行する、リンクも開けない謎のシステムメール」という難解な暗号を受け取ることになってしまいます。
本末転倒な気はしますがプロセス管理で担当者になった誰かがその旨について、システムで自動ではなく手動で作成する普通のメールとして知らせるというのが一番わかりやすくお金がかからず相手に失礼でもない方法な気もします・・・


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suji
2022/05/12 15:29

TISさんの条件分岐処理プラグインにメール自動送信機能がありますので
試してみてはどうでしょうか?
https://www.tis2010.jp/branchprocess/

※ただし送信元はno-reply@tis2010.jp固定です



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Drunkard
2022/05/18 15:54

sujiさん、ありがとうございます。


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k-hata
2022/05/12 13:20

さすがに社外の方に同じドメインkintoneのユーザーに入ってもらうわけにはいきません。

kintone は社外の方にも入ってもらって、情報を共有し、共同作業するのに向いたシステムだと思います。
もちろん閲覧、編集の権限設定は、社内だけで使っている時より、しっかりしないといけませんが、その辺りの設定も比較的分かりやすく、やり易いと思います。
Administrator の方と相談されるのがよいと思います。


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きったん
2022/05/11 16:24

「Yoom」というサービスがありまして、
僕もまだしっかり試したことはないのですが、様々なクラウドサービスとノーコードで連携して自動化できるというサービスのようです。

「ステータスが更新されたら」がトリガーになってメールを送信するなんてこともできそうな気がしますが…一度お調べする価値はあるかもしれませんね。


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yama
2022/05/11 13:42

こんにちは。
社外の方との連絡にもkintoneを利用したいということであれば、「ゲストスペース」を使われるのはいかがでしょうか。
社外の方に見せたい範囲だけ見せるアプリを作成することができますしプロセス管理も利用できます。
但しゲストユーザーにも利用料金がかかるので、その費用をだれが負担するか、を社外の方とご相談する必要があります。
運よく社外の方もkintoneを利用されていれば、「アカウントの共通化」を行うことで、無料で利用できます!

あとは、トヨクモさんの「kviewer」「フォームブリッジ」「kmailer」を利用されると、kintoneのアカウントをお持ちでない社外の方にメールを送ったり一部のkintone情報を閲覧してもらったりすることができます。
トヨクモサービスは、今現在お困りの業務以外にも広げて活用できると思うので、費用対効果で社内的にOKが出そうであればおすすめです。

じゃなくって単に社外の方に自動通知メールが送りたくて、その後の業務はkintone外で行う…ということでしたら、標準機能にはそういう機能は無いですし、プラグインとか外部ツールを使うことになるかと思うので、私にはアイデアは浮かばないです…。

何か参考になれば。



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Drunkard
2022/05/11 14:15

yamaさん、こんにちは。
わかりやすい説明、ありがとうございます。いろいろご存じなのですね。
プロフィールを拝見すると、kintoneを活用されて、社内がイキイキとしているのが伝わってきます。

ご指摘の通り社外の方へメールが送れるだけでいいのです。kmailerなどがそれが出来るのはわかりましたが、この業務では、社外はたった1社なので、OKは出そうにありません。
kintoneにプロセスが次の人に移ったら、トリガを出す機能があればいいのかなぁなんて思っています。
早くこの業務をkintoneに載せたいので、とりあえずは手作業でメールを送ってもらうことにします。
ありがとうございました。