2023/03/24 13:20
現場主体でkintoneアプリを活用してもらう方法について悩んでいます。皆さんのご意見を是非聞きたいです!
【悩みのポイント】
・現場主体でkintoneを活用して業務改善してもらう方法や、情シス側としての伴走方法の引き出しがないので、皆さんはどうしているのか知りたいです。
【悩みの理由】
①「情シスが作ってきたアプリは現場のことがわかっていない!楽にならない」といった正論が日に日に増えているため。
② 現場部門自体が、日々の業務でいっぱいっぱいになっているのでなんとかしたい・・・。(kintoneを触る余裕がない、業務改善なんて考える余裕がない、という感じです)
③なので情シスに丸投げする、という流れは自然だよなぁ、と思いつつ、いざ現場の事がわからない情シスがアプリを作ると①に戻る・・・・という無限ループです。
【弊社/私の現状】
・地方の中小企業です。(まだまだ紙文化が主流)
・1年前にkintoneを全社に導入し、その際に社内情シス(kintone担当)となりました。
・役職も特にない、一般社員です。。
皆さんの組織・役割の中で、どんなふうに現場へアプローチしているのか、勉強させてください!!
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投稿を表示半年前まで中小企業にて、kintoneでシステム作りをしていました。(今は転職しました)
役職無し、会社内で地位は一番下、という立場だったので同じような問題、私も抱えていました(^_^;)
本当に現場が必要とするシステムを作る、というのは難しいですよね・・・
私の場合、『現場が作る』は会社の方針でNGでしたが、『kintoneでできたシステムが便利』という声はだいぶ広がりました
その時の体験を元に、一意見を出します
社内普及するにあたって私が重視していたのは以下になります
①ユーザー目線で使いやすいシステムを作る
②不便さを抱えていて、便利なシステムを受け入れやすい土台のある業務を探す
③kintone利用に抵抗がない人を探し、その人に利用してもらう+意見をもらう
この中でも①と②の部分は現場との距離が出やすい部分なので、本当に注意が必要でした
ここに関して、当時の上司からは『実際に現場に入ることで現場のことを理解する』『現場で今利用されているシステムは、今利用されている理由あるからその部分は尊敬して引き継ぐ』などの教えをもらいました
この教えが私なりの伴走方法のベースになっています
前置きが長くなりましたが、当時私がやっていたプロセスは具体的にすると、こんな感じです
・自分が現場に入り、現場の業務を体験する
→業務の中でkintone化したら便利なことを探し、kintone化を提案する
→他の人の意見を聞きつつも、『自分が使いやすい』を重視したシステムを作り、実際に運用する
※この時、現場側のフローも改善できると最高です!
→運用する中で、使いやすい形にシステムを修正する
→他の人にも共有し、使ってもらう
→自分の関わる部分を少なくし、現場で運用してもらう
一個のシステムを作るまでの手間はかかりますが、このプロセスで出来上がったシステムの評判は現場だけでなく、営業、上層部、などなど多くの人からの評判が良かった印象です
この実績をきっかけに、kintone利用したいという人が増えたり、「システム作りを任せたい」という声が出たりしました
使えそうな部分があれば、ぜひ使ってください
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投稿を表示はやおさんと同じく、60人規模の紙文化中小企業でkintone導入した者です。
一意見・体験としてお読みください。
「kintone便利じゃん」の最初の声が出るまで、
kintone自体に価値を感じてもらえなかったなと思い出しました。
管理部門や全社員が使用するような仕組みや総務部門的な仕組みの方が
アプリを組みやすいように感じています。
そちらでまずひとつ成功事例を作り、現場部門の信頼を勝ち取ってはいかがでしょうか。
とりあえず全社員が使う何かの申請をひとつ、紙からアプリにしてみるとか。
最初は、(私もほんとにあったのですが)申請の決定権者にkintoneの画面を印刷して情シス担当が渡す”とか無意味そうなことを役割として担うこともあるかもしれませんがそれでもやる価値はあります。清水さんも書かれている60点リリースでいいんです(今は紙出力も当然ながらなくなりました)。そうすると現場の苦労は一つ減ります。ひとつこれができると、どんどん社内で、例えば紙申請→kintoneがこんなに楽なのか!とみんなが気づき始めます。
こういうのが積み重なっていくと、現場の方から頼られて、
「あれ?これって自分の業務の〇〇にも生かせるんじゃない?」と現場部門の日報や申請、引継ぎ業務等のアプリを作ってほしいと依頼が来るようになったような気がします。
そうなると次の課題が、ヒアリングのテクニックだったり、現場同行することだったり(コミュニケーション取れるのでおすすめです)、あえて、外注ソフト導入の営業を受けて、現場の方に同席しながら”パッケージの場合はこうなっているのか”を参考にめちゃくちゃ画面の項目から仕組までをよくメモしたり聞いたりしてみる…みたいなことをやりながらkintoneアプリ作成の精度を上げていきました。
あとは情シス担当の役割として、社内の新入社員教育担当が、固くない、割と楽しいコンテンツに悩んだりしていることがありますので、「新入社員研修の中でkintoneの使い方」をやりたいので時間を下さい、とお願いしてその一旦を担うとかもいいと思います。これだけだと引き受けてくれない場合がありますので、経産省の動画とかも使いながら”SNS””ネット””個人情報”とかの単語も出して「新入社員向けのリテラシー研修」と一緒にやりたいんです!とか抱き合わせでやると人事も納得させやすいですよ。
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投稿を表示私も中小企業の規模です。まず相談先を探すのも大変ですよね。涙
すでに他の方がコメントされていることはその通りだと思いました。
加えて私の体験を振り返ると、
・新しいアプリを作る場合
kintoneは短期間で修正しやすいことがメリットなので、良く耳にするkintoneの名言”60点でリリースする”がしっくりきてました。
これは私の中では、あえて余白を作ってリリースする!という解釈もしていまして、現場(他社からみれば、はやおさんも現場の方です)でアプリを作れる強みだと思います。
なるべくフィールド数は少なく簡素に。絶対必要な本質的な項目はもちろん反映しますが、「あったらいいよね」というフィールドはとりあえず保留です。時間をかけて万全の体制を作ってからスタートするよりも、リリースした後の修正に時間をかけていきたいです。
そこから出る意見を追加していくと「現場の声が反映された!」と感じていただけたことがありました。ササッの反映してフィードバックの御礼を伝えると良いと思います。
もしくは「今悩んでいるんです。この項目の追加についてはあったらいいよねとは思いますが、その分入力に手間はかかります。実際役に立ちますか?」という会話の糸口になるかもしれません。(難しいのは現場の方々のあったらいいよね、という意見を全部反映しても狙っている業務改善にはつながらないことがあります。現場の方の声がすべて正しいわけでもないと痛感します)
・既存アプリの改善の場合
現場の方が楽にならない、となっている場合は入力したフィールドやそのアプリが何に役立ってるか伝わっていないことがあるのかもしれません。
何に役立ってるかを自分の言葉で伝えられるのかを再度検討し、状況によってはその入力業務を辞めてみるのも方法です。その後辞めたあとの影響を検証してみると仮説の精度は高まっていくと思います。
状況にもよりますが、意思決定に必要ない集計時間はもったいないと感じています。
少しでも参考になれば幸いです(^ ^)
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投稿を表示一生懸命作ったアプリが現場に受け入れてもらえない、
自分の業務でいっぱいで業務改善に手が回らない。
本当によくある悩みだと思います。
ただ、よくある悩みだからこそこういった課題を乗り越えてきたパイセンたちがたくさんいます。
そんな時におススメなのがkintone hiveです。
kintone hiveは、kintoneの活用アイデアをユーザー同士で共有するライブイベントです。
ここで登壇されている方の事例を聞いたり、会場に来られている方々と直接お話をすることで、自社のkintone活用の役に立つことが多いと思います。
どこかお近くで参加できそうなところがあればぜひチェックしてみてください。
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投稿を表示まずは、tensin川岸さんのコメントにもあるように、権限がある人に業務改善で介入すること、何かあったときにはテコ入れに動いてもらうことを言っておきます。
その上で現場の方に「今困っている業務を教えてください!」と聞きに行ってます。
僕の場合も構築は全部情シスに回ってくるので、いかにヒアリングして現場の要求に沿うものを作れるかが勝負です。自分がその業務をやる姿をイメージできるまでしっかり聞くのが重要です。ちょっとでもイメージできない部分があれば躊躇なく「もう一度教えてください(追加で教えてください)」と飛び込みます。
ただ、困っているポイントだけピンポイントでやっても効果が出ないことがあるので、
「困っていること」を聞きだしたら、「それに関する業務全体の流れ」まで聞き出して、その上で適切な部分を改善(場合によっては困っているポイントとは違うところを改善することになる)するように心がけています。
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投稿を表示私はクライアントのkintone導入を支援する立場なので少し状況が違いますが、導入前にまず組織のトップや権限のある人にも積極的に関与してもらうようお願いしています。現場が動かない時に一声かけてもらう役割ですね。
その方たちに1人か2人ほど現場の中で業務に精通した人をkintone構築メンバーに選定してもらって、選定された人たちにkintoneでできる事を理解してもらってから具体的な業務フローや現在の問題点をヒアリングする、という順番で進めています。
はやおさんは役職が無いとの事なので、まずは如何に権限持った人たちに関与してもらうかがポイントな気がします。一人でkintone構築は寂しいですが、仲間が増えるとどんどん楽しくなってくるので、まずは仲間集めを頑張ってみてはいかがでしょう??
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