文書保存期間が過ぎた書類を廃棄管理をするアプリを作成しておりアイデアを募集をしております

アプリで行う管理の流れは以下の通りで作成を一旦いたしました。
・書類を箱詰めして箱ごとにレコードを作成。
・保存期限（日付）にその箱詰めした書類の保存期限を入力
・箱は他の拠点へ移動させることもあるため、テーブルにて移動を管理
　【テーブル構成】
　 - 移動日（日付）
　- 移動元拠点（ドロップダウン）
　- 移動先拠点（ドロップダウン）
・保存期限が来たら「レコードの条件通知」にて通知
・廃棄業者を手配して廃棄処理を実施し以下３フィールドを入力
　- 廃棄日（日付）
　- 廃棄業者（テキスト）
　- 廃棄証明書（添付ファイル）

ココで問題が生じたのが最後の廃棄の部分に関してです。
廃棄する際はだいたい複数の箱（複数レコード）をまとめて廃棄します。
その場合廃棄証明書は１部だけ発行されるのですが、その場合同じ証明書を複数レコードに保存するのか？となりました。

krewsheetを導入しているため、廃棄日・廃棄業者などは一括で更新が可能ですが添付ファイルは行えません。

保存期限ごとにテーブルで管理すると、箱を移動させた際に管理ができなくなるので諦めました。

現状、複数レコードに廃棄処理を行う際は代表で１つのレコードにだけ添付ファイルを保存し、あとは廃棄日と廃棄業者だけ入力するというところになりそうなのですが、なんとなく釈然としない気持ちがあります。。。

なにかいいアイデアがあればご助言いただけないでしょうか？？
よろしくおねがいいたします。