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2025/06/18 12:01

営業会議アプリを運用していますが、ユーザーのミスが発生しやすくプロセスがズレるケースが発生します。このアプリは営業部員が新規レコードを作成した後に複数いる営業部員が書き込み合います。その後、プロセスが営業部長→営業本部長に進んでいきます。
複数いる営業部員がいるので書き込み最後の人が「営業部長に回す」というプロセスボタンを押し忘れ、結果そのボタンを営業部長が押してしまいプロセスが一つズレる問題が発生します。営業部長画面には「営業部長に回す」ボタンが表示されないとかミスが生まれない構造にしたいと思っています。添付にプロセス管理の画像をいれています。営業部長が更新者の場合はステイタスをひとつ飛ばすように設定したつもりですが、実際は機能していません。なにかい方法をご教授頂ければ幸いです。

2件のコメント (新着順)

こんにちは。

2つの方法が思いつきました。

1.プロセス管理の作業者を「次のユーザー全員」にして、複数の営業部員がそれぞれプロセス管理を回す→全員終わったら部長へ

2.営業部員のチェック用フィールドを設置し、アクションが実行できる条件とする。
   全員がチェック済ではじめてアクション実行できるようにする

いかがでしょうか


ATSUMARU
2025/06/18 14:49

興味深い方法ですね。もう少し詳しく知りたいです。①も興味深いですが、1営業部に1レコードで複数の営業部員が全員プロセスを次に回せるのでしょうか?出来たらベストです。②も興味深いですが、条件としてはたくさんの営業部があり、人数もまちまちなのです。全員がチェック済がどうかはどのようの判断するのか疑問が湧きます。いかがでしょうか?更なるアドバイスを頂ければ幸いです。

状況がわからなかったので2案出しましたが、人数がまちまちでいろんな営業部があるというのであれば断然①がおすすめです。

各営業部で組織(またはグループ)の設定がされている前提で、
次のユーザー全員で「組織選択」を設定しておけば、各レコードの組織選択フィールドに
入れた「A営業部」などのメンバー全員の承認が必要になります。

最初のステータスで「次のユーザー全員」を選択できないのは仕様のようです。
作成者が最初のプロセス管理を回し、2つめのステータスで上記「次のユーザー全員」を
設定すれば大丈夫です。

ATSUMARU
2025/06/19 09:41

もりおすさんの言っていることがよく理解できました。私がやりたい事に一番合っているような気がします。組織は設定されているので、作業者を第一営業部・第二営業部・・・・等のように複数組織を設定して次のステイタスで直属上司を作業者に設定すれば、第一営業部員全員がプロセスを回したら、それぞれの営業部長に回っていくという事が実現するという理解でいいですか?それと最初のステイタスで次のユーザー全員が選択できないのは仕様で無理との事、そうですか~。事務所の紳士さんのコメントも見ていますが、うーん。

はい。ご認識の通りだと思います。

未処理のまま止まるレコードはリマインドで通知するのはどうでしょうか?

最初のステータスが未処理の場合、
条件①ステータス未処理
条件②更新日~1日経過
で作成者にリマインド

プロセス管理のボタンが2つ存在しているのは、プロセス管理の一番上の内容で
どちらも部店長マスタが作業者の場合で指定されているからだと思います。

本部長と部長、部員はアカウントは分かれていますか?


ATSUMARU
2025/06/18 14:39

返信有難うございます。作業者のリマインド通知は既に設定しています。また作成者は営業部員ではなくロボットなのです。プロセス管理で部店長マスタに存在していない人が更新者の場合は「営業部全員作業完了」ボタンだけが表示され、部店長マスタに存在していない人が更新者の場合は「営業本部長に提出」ボタンが表示されると含まない・含むで区分けできると考えたのですが、ダメなようです。本部長と部長と部員のアカウントはそれぞれ個人アカウントを持っていますが、所属部と直属上司設定で紐づけています。回答になっているでしょうか?

ロボットが作成されているんですね👀
再考しようと思ったら、もりおすさんが素敵な提案をされていますね。
もりおすさんの①の案を私も推します🌸

添付の画像は、不具合対策会議に指定されたユーザーが全員対策済みにしないと
ステータスが進まないように設定されています。

対策担当に指定されたユーザーが全員プロセスを完了すると次のプロセスに移行できます。

ATSUMARU
2025/06/18 17:13

なるほど、そうやると営業部員全員がプロセスボタンを押さないと営業部長の画面には最初のプロセスボタンも2番目のプロセスボタンも表示されないという事になるという理解でよろしいでしょうか?
しかし一方で最初のステータスの設定では作業者の設定が2番目以降と異なり、そのような設定ができません。ここは解決方法があるでしょうか?

ロボット(RPAという認識です)でレコード作成されているようなので、保存→ステータスを一つ移行するまでをロボットが対応してくれるならいけそうです。

条件で自動的にステータスを次に場合ステップする方法もありますが、カスタマイズやツールの活用が必要です。