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2025/06/18 12:01

営業会議アプリを運用していますが、ユーザーのミスが発生しやすくプロセスがズレるケースが発生します。このアプリは営業部員が新規レコードを作成した後に複数いる営業部員が書き込み合います。その後、プロセスが営業部長→営業本部長に進んでいきます。
複数いる営業部員がいるので書き込み最後の人が「営業部長に回す」というプロセスボタンを押し忘れ、結果そのボタンを営業部長が押してしまいプロセスが一つズレる問題が発生します。営業部長画面には「営業部長に回す」ボタンが表示されないとかミスが生まれない構造にしたいと思っています。添付にプロセス管理の画像をいれています。営業部長が更新者の場合はステイタスをひとつ飛ばすように設定したつもりですが、実際は機能していません。なにかい方法をご教授頂ければ幸いです。

4件のコメント (新着順)
ふゆき
製造業
2025/06/20 08:19

今回の「本当の問題点」は
「最終書込み者」が「自分である」と云う認識が困難なことですね
 ( =「部長に回す」釦を押すのは誰か?...わからない )

なので、自分だったらこうするで検証してみました
(前出コメントの検証 但し、②はテンポラリフィールド+SUM関数)
利用したPluginは「Boost! Submit」

GIFの検証画面を貼りましたが、
条件=書込みはテーブルの中...OKならば、
「デフォルトの設定」+「Pluginの設定」を貼ります

ちなみに「部員一人に付、1行」と云う、運用ルールが必要です

ふゆき
製造業
2025/06/19 08:26

営業部長が更新者の場合はステイタスをひとつ飛ばすように設定したつもりですが、実際は機能していません。

ん~~、設定に矛盾があるような気がするのですが...違っていたらスミマセン🙇

アクションが実行できる条件
①更新者---次のいずれも含まない---部店長マスタ
②更新者---次のいずれかを含む----部店長マスタ *

②の「 * 」が同じです

部店長マスタの中に「営業部長」がいませんか?
「いない」んなら
②の「 * 」は
「営業部長」とするのが「正」じゃないかな~~

--------------
部店長マスタ の 内容と
代理承認者の人数とか、わからないと アドバイスできませんね~~


ATSUMARU
2025/06/19 09:30

部店長マスタというグループロールの中身は営業部長以上の役職者が全員入っています。しかし今回の用途においては営業部長と同等です。①更新者が営業部長でないのなら営業部長に回す。②更新者が営業部長なら営業本部長に回すとしたいのですが、この設定ではそうはならないです。最初の作業者はロボット→その後に営業部員が書き込み→営業部長が確認する→営業本部長が確認するという流れです。また代理承認のいう概念はありません。どうでしょうか?

ふゆき
製造業
2025/06/19 10:04

また代理承認のいう概念はありません。

②の設定は6/8のアップデートで追加された機能で「代理承認」を行う為の設定だと思います...なので

営業部長が更新者の場合はステイタスをひとつ飛ばすように設定したつもりですが、実際は機能していません。

次のコメントに続く

まずは、この👆設定は解除されることをお勧めします

もしくは、まだ新しい機能なので「サポート窓口」に
電話で問合せしてみたらいかがでしょう

ふゆき
製造業
2025/06/19 10:36

あ~~、箇条書きにして、なんとなくわかりました

最初の作業者はロボット
→その後に営業部員が書き込み
→営業部長が確認する
→営業本部長が確認するという流れです。

「営業部員が書き込み」は、営業部員が書込みが完了したら
と云うことなら「アクションが実行できる条件」が「更新者」ではダメですね
何か条件フラグをたてるロジックが必要です
(全員が書き終わりました と云うフラグ)

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追記(案)【要件(情報)の記載がバラバラなので②を修正】
①営業部員の書込みは、テーブルの中
②ROWS関数を使い、書込み人数のフラグをたてる
②「ROWS関数」と「部署毎の書込み人数」から判断した
  アクション フラグをたてる
③②を「アクションが実行できる条件」とする

④②の値により(最後の書込み者に対して
 「アクション釦」を押してください
 のPOP Upの通知をだす
 【=「あなたが最後の書込み者」と教える】

②④は、今、お使いのPlugin「Boost!シリーズ」で可能です

こんにちは。

2つの方法が思いつきました。

1.プロセス管理の作業者を「次のユーザー全員」にして、複数の営業部員がそれぞれプロセス管理を回す→全員終わったら部長へ

2.営業部員のチェック用フィールドを設置し、アクションが実行できる条件とする。
   全員がチェック済ではじめてアクション実行できるようにする

いかがでしょうか


ATSUMARU
2025/06/18 14:49

興味深い方法ですね。もう少し詳しく知りたいです。①も興味深いですが、1営業部に1レコードで複数の営業部員が全員プロセスを次に回せるのでしょうか?出来たらベストです。②も興味深いですが、条件としてはたくさんの営業部があり、人数もまちまちなのです。全員がチェック済がどうかはどのようの判断するのか疑問が湧きます。いかがでしょうか?更なるアドバイスを頂ければ幸いです。

状況がわからなかったので2案出しましたが、人数がまちまちでいろんな営業部があるというのであれば断然①がおすすめです。

各営業部で組織(またはグループ)の設定がされている前提で、
次のユーザー全員で「組織選択」を設定しておけば、各レコードの組織選択フィールドに
入れた「A営業部」などのメンバー全員の承認が必要になります。

最初のステータスで「次のユーザー全員」を選択できないのは仕様のようです。
作成者が最初のプロセス管理を回し、2つめのステータスで上記「次のユーザー全員」を
設定すれば大丈夫です。

ATSUMARU
2025/06/19 09:41

もりおすさんの言っていることがよく理解できました。私がやりたい事に一番合っているような気がします。組織は設定されているので、作業者を第一営業部・第二営業部・・・・等のように複数組織を設定して次のステイタスで直属上司を作業者に設定すれば、第一営業部員全員がプロセスを回したら、それぞれの営業部長に回っていくという事が実現するという理解でいいですか?それと最初のステイタスで次のユーザー全員が選択できないのは仕様で無理との事、そうですか~。事務所の紳士さんのコメントも見ていますが、うーん。

はい。ご認識の通りだと思います。

未処理のまま止まるレコードはリマインドで通知するのはどうでしょうか?

最初のステータスが未処理の場合、
条件①ステータス未処理
条件②更新日~1日経過
で作成者にリマインド

プロセス管理のボタンが2つ存在しているのは、プロセス管理の一番上の内容で
どちらも部店長マスタが作業者の場合で指定されているからだと思います。

本部長と部長、部員はアカウントは分かれていますか?


ATSUMARU
2025/06/18 14:39

返信有難うございます。作業者のリマインド通知は既に設定しています。また作成者は営業部員ではなくロボットなのです。プロセス管理で部店長マスタに存在していない人が更新者の場合は「営業部全員作業完了」ボタンだけが表示され、部店長マスタに存在していない人が更新者の場合は「営業本部長に提出」ボタンが表示されると含まない・含むで区分けできると考えたのですが、ダメなようです。本部長と部長と部員のアカウントはそれぞれ個人アカウントを持っていますが、所属部と直属上司設定で紐づけています。回答になっているでしょうか?

ロボットが作成されているんですね👀
再考しようと思ったら、もりおすさんが素敵な提案をされていますね。
もりおすさんの①の案を私も推します🌸

添付の画像は、不具合対策会議に指定されたユーザーが全員対策済みにしないと
ステータスが進まないように設定されています。

対策担当に指定されたユーザーが全員プロセスを完了すると次のプロセスに移行できます。

ATSUMARU
2025/06/18 17:13

なるほど、そうやると営業部員全員がプロセスボタンを押さないと営業部長の画面には最初のプロセスボタンも2番目のプロセスボタンも表示されないという事になるという理解でよろしいでしょうか?
しかし一方で最初のステータスの設定では作業者の設定が2番目以降と異なり、そのような設定ができません。ここは解決方法があるでしょうか?

ロボット(RPAという認識です)でレコード作成されているようなので、保存→ステータスを一つ移行するまでをロボットが対応してくれるならいけそうです。

条件で自動的にステータスを次に場合ステップする方法もありますが、カスタマイズやツールの活用が必要です。