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みんなの投稿

2022/03/23 14:17

契約の更新リスト(A)のkintone化を考えています。
現在はエクセル管理をしていますが、問題山積みでして。

契約更新リストは、契約の基本情報を他のファイルから引用しています。
その元データは2種(B,C)あり、それぞれから、必要な項目をコピペする感じです。
B,Cファイルは、各担当者がデータメンテしています。

契約更新リストAは、グループのうちの1人がメンテしています。
Aのファイルは、基本情報(初回の契約情報をB,Cから転記)と
①現在の契約状況(更新継続中は最新の情報)
②次回契約更新前に更新するか解約かの検討時期と結果
③更新判断の場合の手続き(次期契約)情報
が載っています。

本来はB、Cからkintone化し、最後にアプリ連携させてAのアプリを作るのが一番良いと思うのですが…部内で、Aをkintone化すると決まりまして。
現在、Aをkintone化すると改善されるのは、②の検討時期を通知アラートで教える、くらいなのかなと思います。

kintone化する際の懸念点は以下が考えられます。
1.B,Cに関わる資料は、Bフォルダ、Cフォルダ(社内サーバ)に保管されており、kintoneに反映できない。添付資料を付けるとしても、1件あたりに、10個以上のファイルがあったりします。➡SharePoint保管に変更する必要あり?
2.契約管理番号と契約書が1:1の関係になく(1つの管理号に複数の契約書があります…)主キーになるような一意の番号がA,B,Cどれにもない
など、エクセル管理でも、kintoneでも問題ありありです。

説明が長くなりましたが、どこから手を付けたらいいのかわからなくなってきました。何か良いアイデアがありましたら、教えてください。
Aのアプリ化が最優先なので…通知アラート以外にも便利になる点を前面に出してkintoneはすごいでしょ!とアピールしたいです。

1件のコメント (新着順)

ひとつ気になったのは、
BとCにはどんな情報が入っているのでしょうか?
BとCのどんな情報をAにコピペされているのでしょうか。

Aはどういったものがベースのデータなのでしょうか?
例えば顧客単位のデータになっていてBが顧客マスタのようなもの、Cが1件1件の契約のデータでそれらをまとめたものがAになるといったようなところまで見えてくると何か見えてくるかもしれないのですが・・・


neconeco
2022/03/23 14:59

Bは、契約、物品購入、修理など関わらず、価格を決めるまでの書類一式になります。
見積依頼書~見積書~価格決定書~上申書(稟議書)~決裁書類
こちらは、見積依頼の番号と、上申決裁番号を持っています。
➡Aのファイルに、上申番号、上申件名、支払先、担当者をコピペします。

Cは、契約関係の書類(法務部管理)で、Bの中の契約関係に当たるもののを管理しています。
こちらは、契約管理番号を持っています。
➡Aのファイルに、契約管理番号、契約書名、初回契約開始日、契約終了日、契約期間、更新時期をコピペします。

見積依頼と上申番号も1:1の関係ではない場合があり
契約管理と上申も同じくです。1つの上申で3つの契約をするとか…

まとまりのない内容ですみません。

見積依頼書~見積書~価格決定書~上申書(稟議書)~決裁書類

つまりBとは見積依頼書からプロセスを経て決裁書類になりますか?
もしそうであれば見積依頼アプリを作成しプロセス管理で見積書、価格決定、上申、決済ワークフローを回してみるのも作戦ですね!kintone化のメリットになりますね。

Cの契約管理に関しては、契約管理アプリを作成し、契約管理番号(レコード)ごとに、テーブルに個別の契約を入れていくと一つの契約管理番号に対して複数の契約管理ができそうですね。



Aの大きなくくりは上申番号で間違いないですか?
BとCも最終的に上申番号が付くのであれば、B、Cに上申番号を入力して、Aと紐づくようにしておけば
Aを上申番号ごとにレコードにして、BとCを関連レコードで表示させて見積依頼等(B)の詳細や契約管理(B)の詳細がAのアプリを見るだけで明らかになれば便利だと思われるかもしれませんね。




見当違いの考えでしたら申し訳ございません。

neconeco
2022/03/23 16:17

きったん様

ありがとうございます!!Aアプリを作成するには、やはりB(見積依頼~上申決裁まで)アプリとC(契約書)アプリを作って、紐付けるのが一番ですよね。
現在、Aアプリの完成納期が決まっていて、Aは部内だけで完結できる業務なのですが、B,Cは全部署に関わるので、すぐに動けず…いずれはB,Cのkintone化も実現させたいですが。

kintoneアカウントが全部署にないので、小さく始めようと部署内だけのアプリ開発を考えていたのですが、課題が大きすぎましたー

スモールスタートで開始して、BもCもアプリ化できるようになればまたそれに合わせてAも見直して・・・
なんてことができるのがkintoneの良さですもんね。
それに合わせてワークフローも見直せるかもしれないですし。
大きな課題の小さな一歩を踏み出すのが大変なんですよね!それでも踏み出した一歩ってメチャクチャ大きいです。
弊社も同じです。大きな課題が山のように積みあがっています。共に頑張りましょう!

neconeco
2022/03/23 17:22

励ましのお言葉、ありがとうございます!!少しずつでもkintoneが広がって、関係部署でも使えるようになれば、できることも増えますね。
何度もくじけそうになりますが(笑)頑張ります!
きったんさんの役立つ記事も楽しみにしております。

しばねこ
2022/03/31 13:57

neconecoさま

こんにちは。

Aアプリの完成納期が決まっていて、Aは部内だけで完結できる業務なのですが、B,Cは全部署に関わるので、すぐに動けず…いずれはB,Cのkintone化も実現させたいですが。

弊社も全く同じです。
途方に暮れてどうしようかと思っていたところ、たまたまイレギュラー対応している顧客があり、そこから一点突破しようと現在奮闘中です。
neconecoさまのおっしゃるB,Cに相当するであろう弊社業務のイレギュラー顧客分のみ私たちの部署で引き取り、A,B,Cアプリを構築しようとしています。
イレギュラー対応しているので、他部署の了解もすんなり得られました。
近々お試しアプリを部内で発表する予定です。
これがうまくいけば、他の顧客にも拡大できるかも???と、夢想しています。

neconeco
2022/04/05 13:37

しばねこさま
ありがとうございます!1つのエクセルをkintone化するだけでも、人がたくさん関わると、なかなか難しいですね。長年使用してるファイルだと、人によって入力方法が違っていたり、セルではなくコメント入力していたり…
エクセルの属人化っていうのは、こういうことなんだとつくづく思います。
添付のファイルも最終だけ保存してるかと思いきや、人によっては仮の契約書、修正の契約書、正式契約書と保管数も全く違っていて!本当に途方に暮れてしまいます。

しばらく時間が経ってしまいましたが、部署の担当と話し合い、いきなりAをアプリ化するのではなく、その手前にあるCからアプリ化していこうと決まりました。
少しでも止まることなく、進んでいくことを望むばかりです。

しばねこさんの発表は無事に終わりましたか?
ねこつながりで、とっても気になります笑

しばねこ
2022/04/12 16:25

neconecoさま

こんにちは。
お返事が遅くなり、すみませんでした。
Cからアプリ化されるとのこと、大きな一歩ではないでしょうか。
応援しています!

私の発表はさきほど終わりました。
「よくわからないけれど、とりあえずやってみよう」ということになりました。
私もがんばります。

ねこつながりで、私もひそかに気になっていました。
お互いがんばりましょう!