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みんなの投稿

2025/01/08 23:00

来年度(4月)からメール共有オプションの導入を予定しており、現在、アプリ構築のイメージをつかむためkintone開発者ライセンス環境でメール共有オプションを試用中です。

メール共有オプションの導入目的は、代表メールアドレスに届いたメールの案件管理です。
今はサイボウズOfficeのカスタムアプリで案件管理アプリを構築して運用中なのですが、カスタムアプリの場合だとアプリへの案件登録やワークフロー(電子決裁)への転記が手動なので、メール共有オプションで効率化が図れたらなぁと思っております。

メール共有オプションによる代表メールの案件管理の方法ですが、メールアプリとは別に案件管理用アプリを構築する方向で検討中ですが、メール転記で添付ファイルの転記が行えないこと、状態(ステータス)の処理がメールアプリとkintoneアプリの両方で操作が必要になるといった点で、満足のいく業務フロー構築には至っておらず試行錯誤を続けています。

メール共有オプションをすでに運用されている方、これから導入を予定してる方がみえましたら、アプリの構築・活用方法など情報交換いただけましたら嬉しいです。

1件のコメント (新着順)
suji バッジ画像
2025/01/09 15:33

こんにちは。
当方も導入検討中のですので、ふんわりとした回答となることをご了承ください。

メール転記で添付ファイルの転記が行えない

メールスレッド表示プラグインを導入すると、添付ファイル有無が
アイコン表示されるので、必要に応じクリックして画面遷移かな
と思います。

添付ファイルは最初のメールだけと限らないので、ファイル転記よりも
こちらのほうがスマートかなという感想です。

状態(ステータス)の処理

転記後にメールの処理状況を変更する機能があるので、
メール機能側では未処理、転記済、クローズ(転記不要)程度にしておいて、
必要なステータスは転記先のアプリで管理が良いかと。

以上です。


Mizu
2025/01/09 19:02

こんばんは。
ご回答ありがとうございます。

メールの添付ファイルについては、私もメールアプリの方を参照するようなフローを考えたのですが、メール共有オプションの料金プランがメール保存件数により変わるということもあり、ファイルの長期保存を考えるとアプリに転記せざるを得ないかなと思ってます。

状態(ステータス)の処理については、やはりメールアプリ側はシンプルな運用にして、kintoneアプリ側での管理が良さそうですね。

引き続き、アプリ構築の検討を進めたいと思います。
sujiさまの方でも導入進められましたら、また情報交換をお願いします。