おはようございます。
有識者の皆様のお力をお貸しいただきたく質問させていただきます！
契約書管理のオートメーション化をkintone上で出来るか考え中です。
「契約書をスキャンして所定のフォルダに保存」
これだけでkintoneに必要事項が入力されたレコードを作る事って可能でしょうか。
私は超初心者でkintoneで出来る基本的な事は分かっているのですが
自動とかが絡んでくると知識が少なく、開発等でも実現できるレベルなのかが判断できず
有識者の皆様の所感をお伺いしたいと思っております。
何卒宜しくお願い致します。
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投稿を表示Nさん、はじめまして！
もりおすさんのコメントにある PulsarWorksさんの「Aquarius」、弊社でも使ってるお気に入りのプラグインです！
単にOCR機能でデータを読み取るだけでなく、プロンプトで指示を出して要約してもらう等も可能です。誤字等の確認は必須ですが、とても便利です。
「契約書をスキャンして所定のフォルダに保存」も実現可能だと思います。
読み取った画像は添付ファイルフィールドに自動保存、内容を読み取って指定したフィールドへ入れるようにプロンプトで指示するように設定ができます。
ただ、受け取る契約書は各社それぞれだと思うのでプロンプトに工夫が必要かなと思います。
Aquariusの設定画面には、プロンプトの書き方やAquariusの使い方について、AIアシスタントに相談できるリンクまで準備されています。
スマホからカメラで撮影した画像や、PCからドラッグ＆ドロップで複数ファイルをまとめて読み込ませることもできます。先日のアップデートで、ExcelやWordファイルも読み取れるようになりました。
弊社では、外注先から受領した見積書をもとにkintone上で同じ項目の見積書を作成する際、ファイルを読み込ませて自動入力させる運用がとても好評でした。
以前、弊社のInstagramで実際の操作感のショート動画を投稿しましたので、ご興味があればぜひご覧ください！
🔗 Instagramの動画はこちら
https://www.instagram.com/reel/DKrGo_MpoKm/?igsi=ZHpienhmejZzbndu
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投稿を表示Nさん
トンチキなことを申し上げておりましたら、申し訳ないことです。
契約書管理のオートメーション化ということですが、
既存の紙で行った契約の管理を行いたいということでしょうか。
また、契約書と一言で言っても、様々な形態がありますし、
契約行為において、作成側が多いのか、受領側が多いのかによっても
管理項目や管理の仕方が変わると思います。
作成側が多い場合、
かつ契約相手先個別の契約項目一覧表のようなものを作成するのであれば、
kintoneで作成することにより、スキャンすること自体を回避できるのではと思われます。
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投稿を表示OCRを挟むのは、色々と難しい面があるので完全自動化は難しいと思います。
ですが、そもそも論として
契約書管理なので、全文を抽出する必要がない（必要なのは契約書番号／会社名／担当者名／締結日付くらい？←要は契約書ファイル（レコード）が特定できればイイんですよね？）と思うので、
①ファイル名に必要事項（＝契約書ファイルを特定できる情報）を一定の規則で入れるようにし、
②カスタマイズで添付ファイル名から分解抽出して所望のフィールドに展開する（発火点は、ボタン押したら／ファイルが添付されたら／レコード保存するとき あたりでしょうか。）
ようにすれば、「OCR不要。ひいては、データ整形／kintoneアップロード不要」でご要望に近いことは容易にできるかと。
ご参考まで
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投稿を表示Nさん
おはようございます。
お名前が１文字のせいか、メンションでユーザー名がヒットしなかったので
メンションなしで失礼します。
フォルダに保存したデータからレコード作成はわかりませんが、
PulsarWorksさんのAquarius
https://www.pulsar-works.jp/aquarius/
を使えば、レコード上に契約書データをドロップしたり、
スマホで撮影した写真からそのまま必要事項をレコード各項目に落としてくれるようです。
※Aquariusの他、生成ＡＩは自分で用意する必要があります。
Aquariusを蔵書管理に使った例を紹介されているnoteです。
https://note.com/n1g0r0/n/nc8c81e6e9f81
私は憧れながらも使用していないので詳細についてはお答えできずすみませんが、
ご参考になれば幸いです。
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投稿を表示メンションができなかったのですが。
Nさん、はじめまして！
外部サービスと連携することで可能だと思います。
〇iPaaS（ノーコード自動化ツール）を活用する
サービス例: Yoomなど
〇kintone専用の「AI-OCRプラグイン」を使う
サービス例: AI-OCRプラグイン for kintone、ATTAZoo AI OCRパック など
〇複合機（スキャナ）のkintone連携サービスを使う
あとはAIOCR機能はないですが、サイボウズさんからMicrosoft365の主要サービスと連携するサービス「連携コネクタ」もありますので、kintoneにアップロードするのであれば公式のサービスを検討するのも良いかもしれません。