トーク

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2020/10/22 11:03

kintoneとExcelの使い分け、なにを基準にしてますか?

どちらも業務に便利なツールですが、kintoneでもExcelでも実現できる業務改善の場合、皆さまはどのような基準でツールの使い分けをしていますか?

私の場合、
・自分一人、もしくはごく少数しか使わない
・超短期間(1週間など)しか使わない
・集めたいデータや数値がよく変更になる

の場合はExcelを使って、それ以外はkintoneを使う、というような境目です。


先日、チーム内の業務で今までExcelを使っていたものを、ちょっと機能過剰かな?と思いながらkintoneに置き換えたところ、チームメンバーから「kintoneにしたかったんだよね~」「こっちの方が楽だね!」という声が集まり、予想外に嬉しい反応をもらいました。


ふと、皆さまはどういう基準でkintoneとExcelを使い分けてるのかな?と思ったので、投稿してみました!
(このシーンはこっち、あのシーンはあっちが便利だったなど、実際の利用シーンも伺えると嬉しいです)


答えのない問いかとは思いますが、ぜひぜひ皆さまのkintoneとExcelの使い分けルールを教えてください~


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7件のコメント (新着順)
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サエラたなか
2020/10/29 12:45

『今夜、自分が倒れたら・・・』を念頭に置いて、
「全てのファイルは誰かと共有する」=「ローカルに最新を残さない」
を徹底したいと常々考えていて、社内でも口に出して言うようにしています。

・Excelファイルは報告用の資料作成などにとどめる。
・データ管理は完全共有のためにkintone
というイメージで社内にも伝えています。

ただ、方眼紙レベルの仕事をしたい人はExcelから離れませんね。
きちんとファイルサーバーを更新管理してくれるなら・・・ですけど・・・。

若い層ほどデータ集めに苦労しているのか、kintoneという環境への移行はスムーズですね。
「〇〇さん、△△のデータってどなたがお持ちかご存じですか?」
みたいな無駄なやり取りが不要になりますから・・・。



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こたけ
2020/11/01 18:05

データ共有のためにkintone!確かにいい使い分けですね^
確かに私も、何か話がかみ合わないと思ったらExcelの違うバージョンを見ていた…ということも:
更新履歴がレコードごとに見れるのも、kintoneは便利ですよね


>『今夜、自分が倒れたら・・・』
とても身に迫る心掛けですね…!
私も「倒れたらkintoneを見てくれ…」と言えるようになりたいです笑


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西村 志郎
2020/10/24 04:46

こたけさん。

わたしもこたけさんと同じような基準で使い分けとしていますが、

>・超短期間(1週間など)しか使わない
の場合はExcel、それ以外はkintoneっていう基準はすごいですね。
逆にkintoneのアプリ上限(スタンダードコース1000本まで)にひっかからないか気になります。

kintone標準機能だと、個人使用前提のExcelには自由度の面で、かなわない部分はありますが、
私の場合は、グレープシティさんのkrewSheetを入れてカバーしています。
https://krew.grapecity.com/products/krewsheet.htm

Excelライクな操作ができますし、Excelとkintoneの相互でコピペできるので、双方のいいとこどりが可能です。^



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こたけ
2020/10/26 18:38

西村さん

仰る通り、アプリ数はぎりぎりを攻めております…!
ただ、やはりどっちでもいいよ~と言うとみな慣れているExcelを使いがちなので、まずはkintoneファーストで試してみよう、というのがチームの方針になっています^
不要アプリのパトロールを随時行いながら、kintone利用を推奨してます


krewSheet、便利ですよね^
弊社でもkintoneに抵抗がある部署ほど、まずはkrewSheetの一覧で親しみを持ってもらえるように試してみてます


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永田亮介(現場サポート/KAIZEN)
2020/10/23 23:35

現場サポートの永田と申します。

〉kintoneでもExcelでも実現できる業務改善の場合、皆さまはどのような基準でツールの使い分けをしていますか?

弊社ではExcelからスプレッドシートに移行しています。
・単発的に共有する場合はスプレッドシート
・データを溜め込んでいく、活用する見込みがある場合はkintone
という使い分けをしています。

kintoneにデータがあれば、アプリ同士の連携など
色々と使い勝手が良いので()



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こたけ
2020/10/26 18:33

永田さん

単発/長期で使い分けるのいいですね^

貯めてデータ連携させられるようになると、ぐんぐんkintoneの強みが発揮されていく気がします!


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清水 雄司
2020/10/23 06:15

導入当初より使い分けは悩みでした。
(私の組織はGoogle スプレッドシートを使っていますので、Excelではないですが)

他のメンバーにもスプレッドシート→kintone化を促そうと思い、
「とりあえず変えられるものからkintone化。触ってみて」と伝えていましたが、あまり促進されませんでした。笑
情報共有もできるので、スプレッドシートでも十分使いやすいと思っていたのではないかと。

なので、「顧客IDに紐づくスプレッドシートはkintone化」と視点を絞って伝え方を変えました。
そうすると関連レコード一覧、ルックアップ、アプリアクションなどのデータ連携の良さが体感しやすかったのか、
スプレッドシート→kintone化の考えが広がったように思います。

いずれ顧客管理以外でもkintoneを使っていきたいな~と思います()



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こたけ
2020/10/23 21:11

清水さん

スプレッドシート、共同編集にも強くてなかなかkintoneに移行してもらえないのよく分かります笑

私も投稿のきっかけになった置き換えが、kintoneにある従業員マスタからルックアップで従業員情報やメールアドレスを持ってくる事で格段に便利になったので、画面の向こうで頷きまくりでした〜〜!

自環境でも1つ便利なkintoneがあると、じわじわと「もしかしてこれもkintoneがいいのでは…?」という波が広がっていくので、kintone化のいい波が広がってくといいですよね^


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松村稔@プロ牛乳石鹸
2020/10/22 23:10

とても面白いテーマですね。

考えながら入力する業務はエクセル。考えた後に入力するだけの業務はkintoneで、という区別の仕方もあるかなと思いました。

私個人の社内業務だと、資金繰りはエクセル、経費精算はkintone。

工場だと、生産計画はエクセル、生産実績はkintone。

考えて、試行錯誤しながら入力するのにエクセルってすごく向いてるなと思います。



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こたけ
2020/10/23 21:03

松村さん

10人10色の使い分けが聞けそうで楽しみです^

考えながら入力する業務はエクセル。考えた後に入力するだけの業務はkintoneで

こちら、納得感のある使い分けですね

kintoneはフィールド削除するとデータも消えちゃうので、試行錯誤の間はなかなかリスクが…
逆に重複禁止や数値文字列の使い分けもあるので、決まったデータをまとめて貯めるのはkintoneを愛用してます^

(最後が綺麗な比較で、自分verも考えたかったのですがうまくできませんでした笑)


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松村稔@プロ牛乳石鹸
2020/10/23 23:08

こたけさん

あーなるほど!

確かに、重複禁止や数値文字列の使い分けができるのは、kintoneの使い易いところですね。


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西村 志郎
2020/10/24 05:10

松村さん

そうですね。試行錯誤ならExcel。
私も利用ユーザーから「Excelみたいに、横でちょこちょこっと計算して残しておいたりコピペしたりとかしたいんだけど」と言われて、確かにそれはあるなーと思いました。
パソコンにインストして使うExcelは、Web画面遷移が必要なkintoneに比べて、レスポンス面でもアドバンテージありますしね。

こたけさん

kintoneはフィールド削除するとデータも消えちゃう問題については、kintoneのグループフィールドを使って、削除予定フィールドを一旦移動しておくという方法はどうでしょうか。
グループ内フィールドを表示しない設定にして、フォームの一番下へひっそり置いておきます。
で、アプリ開発中に作成したフィールドは基本削除せず、ココへゴミ箱のようにポンポン移動しておき、落ち着いたらバックアップを取って慎重に削除。

仰るとおり、フィールド削除して消えたデータはもどってきませんから。;


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こたけ
2020/10/26 18:31

西村さん

ゴミ箱フィールド!なるほどです
一度このグループに入れて非表示にして、問い合わせがあったら再取り出ししても良さそうですね♪


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中村徹
2020/10/22 18:57

> kintoneとExcelの使い分け、なにを基準にしてますか?
基準、ということでしたら
・自分1人でやる仕事ならExcel
・情報の共有が必要ならkintone
で使い分けてます。

で、情報の共有が必要だけれども、Excelの方が便利、という業務では、
・データの共有はkintone
・データの入力、編集はkintoneからCSVで書き出して、Excelで入力、編集してからkintoneに読み込み
としています。

kintoneでデータを共有するのを大原則にして、Excelをうまく併用することがコツだと思います。



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こたけ
2020/10/23 20:47

中村さん

一人ならExcel、チームならkintone、私もよくその基準で使い分けてます^

・データの入力、編集はkintoneからCSVで書き出して、Excelで入力、編集してからkintoneに読み込み

これ、とても新鮮でした!
一度kintoneで運用し始めたら、ずっとkintoneを使い続けるイメージだったので、仰る通りうまく併用していくことで効率化につながりますね^
誤入力があった→csvで書き出して特定の文字の置き換え→再読み込み、など多くのシーンで使えそうです!


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NSAS平野
2020/10/22 11:48

NSAS平野と申します。
大阪の会社で拡張機能ライセンス商品「Excel連携アドイン」というものを販売しています。
・6年間kintone利用して、kintoneの機能がかなり強化されてきましたが
 ・Excel機能として
   ・条件判定、複雑な計算式と関数を利用した情報
   ・細かな帳票レイアウトの作成
   ・操作面で優れたユーザインターフェース(データ登録更新操作)
   ・一括データ置換
  これらの機能がkintoneではかなわないかなと思います。
 ・kintone機能として
   ・いつでもどこでも情報共有
   ・パソコン、タブレット、スマホ マルチデバイス、マルチOS対応
   ・オープンなAPIインターフェース
  kintone機能として、Excelではなかなか対応が難しいですね。
   最近はoffice365で複数メンバーで同一ファイルの共有編集機能は
   できるようになりましたが煩雑ですね。元々kintoneのように
   情報共有を意識して作られていなかったと思いますから・・・

 →Excelとkintoneの良い機能を合わせて利用したいと思い製品開発販売に
  至りました。

機能的には以下のサイトをご確認ください。
https://www.nsas.co.jp/excel_add-in.html
弊社で利用用途としては
1.kintoneのアプリとExcelファイルを連携して
  1)データ共有はkintone、Excel機能の(帳票フォーム+条件判定、計算機能)を連携して利用してます。
  2)ExcelUIを画面として、入力データチェック、判定、項目データコピー等機能を利用してkintoneデータ登録
2.kintoneのポータルアプリとゲストスペースデータの連携に利用しています。
   ポータル(マスタアプリ)→抽出(Excel)→登録・更新(Excel)→ゲストスペース(アプリ)
3.基幹システムとの情報連携
  1)基幹マスタ更新情報 → Excel → kintone(新規登録・更新)
  2)kintone登録情報  → Excel →基幹業務(新規登録・更新)
(※お客様例)
  3)Excelフォームでマスタ情報登録 → kintone(新規登録・更新)→Asteria→基幹システムマスタ更新

楽々Excel連携ツールというのがあり
kintoneデータを一覧表の出力・登録更新プログラムは数分で作れます。
既存のExcelフォームがあれば、単票形式もかんたんにkintone項目と連携して画面・帳票連携できます。
以上



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キンスキ松井
2020/10/22 17:22

平野さん

コメントをありがとうございます!
「Excel連携アドイン」は素敵なサービスですよね。
kintoneとExcelを連携させる活用には、とても便利なツールだと思います!

その点、平野さんにはkintoneとExcelに関わる様々な事例・ノウハウがあるかと思います。
今回のような、連携ではない使い分けのノウハウは何かご存知ないでしょうか。
もしお持ちであれば、すぐに予算が組めない方が、まず組み合わせ活用する一歩になるかと思いました。
(そして、活用が進めば連携アドインの検討にもなるかなと!)

いただいたコメントだと、少し宣伝色が強いものに感じました。
ただ、書いて頂いたExcelならではの良さはとても参考になるもので、平野さんならではのノウハウが詰まっています。
この辺り、バランス良くノウハウをお聞きできると、コミュニティらしい交流に繋がるかと思いました。

平野さんの長年のExcelノウハウは、間違いなく皆さんの参考になると思います。
良ければ色々なお話お聞かせください^


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こたけ
2020/10/22 19:12

平野さん

コメントありがとうございます^

前半部分に書いていただいた、Excelとkintoneの機能の使い分け、分かりやすかったです!

 
確かに「入力してほしい部分を色付けする」「帳票用のレイアウトを作成する」といったUIはkintoneの標準機能では実現しにくいので、私もExcel寄りになりがちですね(他連携サービスで叶えられる部分もありますが)


挙げていただいた「いつでもどこでも情報共有」はまさにkintoneのまとまると強い!の通りですね^
他の部署でも、スマホやiPadで誰もが使えるところが人気で、kintoneを使うきっかけによくなっています