2020/10/22 11:03
kintoneとExcelの使い分け、なにを基準にしてますか？
どちらも業務に便利なツールですが、kintoneでもExcelでも実現できる業務改善の場合、皆さまはどのような基準でツールの使い分けをしていますか？
私の場合、
・自分一人、もしくはごく少数しか使わない
・超短期間（1週間など）しか使わない
・集めたいデータや数値がよく変更になる
の場合はExcelを使って、それ以外はkintoneを使う、というような境目です。
先日、チーム内の業務で今までExcelを使っていたものを、ちょっと機能過剰かな？と思いながらkintoneに置き換えたところ、チームメンバーから「kintoneにしたかったんだよね~」「こっちの方が楽だね！」という声が集まり、予想外に嬉しい反応をもらいました。
ふと、皆さまはどういう基準でkintoneとExcelを使い分けてるのかな？と思ったので、投稿してみました！
（このシーンはこっち、あのシーンはあっちが便利だったなど、実際の利用シーンも伺えると嬉しいです^^)
答えのない問いかとは思いますが、ぜひぜひ皆さまのkintoneとExcelの使い分けルールを教えてください~
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7件のコメント
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ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示『今夜、自分が倒れたら・・・』を念頭に置いて、
「全てのファイルは誰かと共有する」＝「ローカルに最新を残さない」
を徹底したいと常々考えていて、社内でも口に出して言うようにしています。
・Excelファイルは報告用の資料作成などにとどめる。
・データ管理は完全共有のためにkintone
というイメージで社内にも伝えています。
ただ、方眼紙レベルの仕事をしたい人はExcelから離れませんね。
きちんとファイルサーバーを更新管理してくれるなら・・・ですけど・・・。
若い層ほどデータ集めに苦労しているのか、kintoneという環境への移行はスムーズですね。
「〇〇さん、△△のデータってどなたがお持ちかご存じですか？」
みたいな無駄なやり取りが不要になりますから・・・。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示こたけさん。
わたしもこたけさんと同じような基準で使い分けとしていますが、
＞・超短期間（1週間など）しか使わない
の場合はExcel、それ以外はkintoneっていう基準はすごいですね。
逆にkintoneのアプリ上限(スタンダードコース1000本まで)にひっかからないか気になります。^^；
kintone標準機能だと、個人使用前提のExcelには自由度の面で、かなわない部分はありますが、
私の場合は、グレープシティさんのkrewSheetを入れてカバーしています。
https://krew.grapecity.com/products/krewsheet.htm
Excelライクな操作ができますし、Excelとkintoneの相互でコピペできるので、双方のいいとこどりが可能です。^^
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示現場サポートの永田と申します。
〉kintoneでもExcelでも実現できる業務改善の場合、皆さまはどのような基準でツールの使い分けをしていますか？
弊社ではExcelからスプレッドシートに移行しています。
・単発的に共有する場合はスプレッドシート
・データを溜め込んでいく、活用する見込みがある場合はkintone
という使い分けをしています。
kintoneにデータがあれば、アプリ同士の連携など
色々と使い勝手が良いので(^^)
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投稿を表示導入当初より使い分けは悩みでした。
（私の組織はGoogle スプレッドシートを使っていますので、Excelではないですが）
他のメンバーにもスプレッドシート→kintone化を促そうと思い、
「とりあえず変えられるものからkintone化。触ってみて」と伝えていましたが、あまり促進されませんでした。笑
情報共有もできるので、スプレッドシートでも十分使いやすいと思っていたのではないかと。
なので、「顧客IDに紐づくスプレッドシートはkintone化」と視点を絞って伝え方を変えました。
そうすると関連レコード一覧、ルックアップ、アプリアクションなどのデータ連携の良さが体感しやすかったのか、
スプレッドシート→kintone化の考えが広がったように思います。
いずれ顧客管理以外でもkintoneを使っていきたいな～と思います(^^)
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投稿を表示とても面白いテーマですね。
考えながら入力する業務はエクセル。考えた後に入力するだけの業務はkintoneで、という区別の仕方もあるかなと思いました。
私個人の社内業務だと、資金繰りはエクセル、経費精算はkintone。
工場だと、生産計画はエクセル、生産実績はkintone。
考えて、試行錯誤しながら入力するのにエクセルってすごく向いてるなと思います。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示＞ kintoneとExcelの使い分け、なにを基準にしてますか？
基準、ということでしたら
・自分1人でやる仕事ならExcel
・情報の共有が必要ならkintone
で使い分けてます。
で、情報の共有が必要だけれども、Excelの方が便利、という業務では、
・データの共有はkintone
・データの入力、編集はkintoneからCSVで書き出して、Excelで入力、編集してからkintoneに読み込み
としています。
kintoneでデータを共有するのを大原則にして、Excelをうまく併用することがコツだと思います。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示NSAS平野と申します。
大阪の会社で拡張機能ライセンス商品「Excel連携アドイン」というものを販売しています。
・6年間kintone利用して、kintoneの機能がかなり強化されてきましたが
・Excel機能として
・条件判定、複雑な計算式と関数を利用した情報
・細かな帳票レイアウトの作成
・操作面で優れたユーザインターフェース（データ登録更新操作）
・一括データ置換
これらの機能がkintoneではかなわないかなと思います。
・kintone機能として
・いつでもどこでも情報共有
・パソコン、タブレット、スマホ マルチデバイス、マルチOS対応
・オープンなAPIインターフェース
kintone機能として、Excelではなかなか対応が難しいですね。
最近はoffice365で複数メンバーで同一ファイルの共有編集機能は
できるようになりましたが煩雑ですね。元々kintoneのように
情報共有を意識して作られていなかったと思いますから・・・
→Excelとkintoneの良い機能を合わせて利用したいと思い製品開発販売に
至りました。
機能的には以下のサイトをご確認ください。
https://www.nsas.co.jp/excel_add-in.html
弊社で利用用途としては
１．kintoneのアプリとExcelファイルを連携して
１）データ共有はkintone、Excel機能の（帳票フォーム＋条件判定、計算機能）を連携して利用してます。
２）ExcelUIを画面として、入力データチェック、判定、項目データコピー等機能を利用してkintoneデータ登録
２．kintoneのポータルアプリとゲストスペースデータの連携に利用しています。
ポータル（マスタアプリ）→抽出（Excel）→登録・更新（Excel)→ゲストスペース（アプリ）
３．基幹システムとの情報連携
１）基幹マスタ更新情報 → Excel → kintone（新規登録・更新）
２）kintone登録情報 → Excel →基幹業務（新規登録・更新）
（※お客様例）
３）Excelフォームでマスタ情報登録 → kintone（新規登録・更新）→Asteria→基幹システムマスタ更新
楽々Excel連携ツールというのがあり
kintoneデータを一覧表の出力・登録更新プログラムは数分で作れます。
既存のExcelフォームがあれば、単票形式もかんたんにkintone項目と連携して画面・帳票連携できます。
以上