💡記載いただくと良いポイント・ご契約中のコ...

💡記載いただくと良いポイント
・ご契約中のコース：スタンダード
事務部門で契約終了にかかる業務のデジタル化を推進しています。
現在は終了用紙を紙で受領し、契約終了にかかる事務作業を紙をベースに進め、エリアや終了日（満期）ごとにファイリングして現物管理をしています。

昨年末からペーパレスの施策として、終了用紙を紙ではなくWebで受付するしくみは構築しましたので、そのデータを活用して後続の業務もデジタル化したいと考えています。

現在の終了用紙を受け取ったあとの業務フローとしては、契約終了する物件の処分方法ごとに、必要書類を基幹システム連携のサブシステムで入力・出力し、顧客へ郵送。
返送があるまでファイリングして待ち。
返送されてきたらファイルから書類を取り出し、社内決裁、基幹システムへの入力で契約終了手続きを完了させる。といった流れです。（←ここはＲＰＡ化済みなので、指示リスト作成もデータを活用して自動化させたいと考えています。）

ヘルプや他社様の事例などを参考にしながら、終了案件データをkintoneへインポートすることはできました。
そのあとの作りで止まってしまっています。。。
全体の未対応一覧を作り、そこから一つずつ処理していくのか、それとも物件処分ごとに一覧を作って管理・作業するのがいいのか悩んでいます。

＜やりたいこと＞
・全体の件数把握
・そのうち、当社側の処理が完了しているもの、していないものの管理とアラート
・処分方法の書類をkintoneに入力済みの情報を使って作成（現状はサブシステムから出力だけど、kintoneからの作成に切り替え）
・顧客へ郵送ではなく、PDFファイルなどでメール送信
・書類返送未済を管理し、済分をリスト化しRPA指示ファイル作成へエクスポート

どうしても、現状のフローに引っ張られてしまい、頭が固くなってしまっています。

同じようなフローをkintone化された方いらっしゃいますでしょうか？
もしくは、こんなフローがいいのでは？などご意見いただけると幸いです。

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2件のコメント (新着順)

suji

2025/02/04 10:42

ナナナ

こんにちは。

・全体の件数把握
→データ取り込めば可能です。

・そのうち、当社側の処理が完了しているもの、していないものの管理とアラート
・書類返送未済を管理し、済分をリスト化しRPA指示ファイル作成へエクスポート
→プロセス管理で対応可能かと思います。
　手続きの状態ごとにプロセスを設ける形です。

・処分方法の書類をkintoneに入力済みの情報を使って作成（現状はサブシステムから出力だけど、kintoneからの作成に切り替え）
・顧客へ郵送ではなく、PDFファイルなどでメール送信
→一例ですが（※敬称略）
PDF作成＆メール送信
　プリントクリエイター（トヨクモ）＆メールディーラー（トヨクモ）
　プリントクリエイター（トヨクモ）＆メール送信オプション（サイボウズ）
PDF作成＆署名依頼
　プリントクリエイター（トヨクモ）
PDF作成のみ
　プリントクリエイター（トヨクモ）、k-report（オーサムジョブ）、帳票プラグイン（kinkozi）
他にもいろいろ選択肢がありますが、料金との見合いになるかと思います。
これに関してはプラグインをお持ちのベンダーさんにも相談された方が良いかと思います。

なお、有料ですがサポートしていただけるパートナー企業さんも
たくさんいらっしゃいますので、一度相談されるのも手かなと思います。

以上です。

ふゆき

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ナナナ

DX推進

2025/02/04 13:05

suji

それぞれの工程に丁寧にご説明いただきありがとうございます。
トヨクモさんの機能は使えるんじゃないかなと考えてましたが、他の選択肢もご提示いただきありがとうございます！

料金と合わせて確認してみます。
ありがとうございました。

suji

、他4人がリアクション

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ナナナ

DX推進

2025/02/06 11:32

suji

追加でご相談させてください。
物件処分方法ごとに帳票を作成する場合、トヨクモさんなどの機能を使って作るとして、それぞれ帳票や処理工程・作成タイミングが異なるんですが、処分方法に応じて「処分方法Aだったらこの帳票のみ作成可能」など処分方法ごとに機能を出し分けできますでしょうか？
それとも、処分方法ごとにアプリを作成して全件一覧から情報を引っ張ってくるという整理が良いでしょうか？

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suji

2025/02/06 11:51

ナナナ

プレミアムコースであれば条件指定可能ですね
https://guide.kintoneapp.com/printcreator/output-condition/

印刷系のプラグインも各社無料お試しできるので
しっくり来るやつを試してみるのがいいと思います

ナナナ

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ナナナ

DX推進

2025/02/06 13:53

suji

ありがとうございます！
いろいろ試してみます!

suji

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Seal777

サービス業

2025/02/03 17:35

ナナナ

終了用紙を紙ではなくWebで受付するしくみは構築しましたので、

これって、何をベースに構築されたのでしょうか。

キンコミで時々出てくる「FormBridge」のようなアプリケーションを使えば、終了用紙作成側のｎ数（利用費用に直結）にもよると思いますが、契約管理アプリ（仮称）に契約終了フラグを立てるフィールドを追加し、終了用紙作成側にポチッとしてもらう運用にすれば、（契約管理アプリ（仮称）を直接いじるので当然と言えば当然ですが、）即時反映されるのでPDFでのやり取り自体が不要にできると思います。

ご参考になれば幸いです。

ふゆき

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