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日報アプリを使ってらっしゃるところは多いかと思うのですが、どうやって入力の手間を省いていらっしゃるのか、すごく知りたいです。
現状で日報はメールベースなのですが、理想は日報からタスク管理にアクションで飛ばすあたりまで持って行ければいいなと思っています。

ただ「報告までがお仕事」というのが正しいとしても、なかなか分かりやすく書くことは難しく、受け容れられやすい方法がないかと悩み続けています。

特に管理部門はよく言うところの『雑務』が多く、日報にすると大変なのも事実なんです。
でも、そこから発生する次のステップをきちんと管理しないと、漏れや遅れの原因にもなるし、各自の持ってる作業の量が可視化されないと、仕事が偏ってしまうことにもなると思うんですよね。

何かよい方法をお持ちの方がいらっしゃれば、ヒントを・・・。

上手くいってない事例でも大歓迎です!

2件のコメント (新着順)
のりへー
2021/07/13 11:50

当社企画部門の日報アプリはこんな感じです。
作業量を明確に数値化等はできていませんが、なにかのご参考にしていただければ!

1.日報アプリ…業務日報というよりテレワーク対応兼、コミュニケーション促進に使ってる感じです。
 日付:作成日        担当者:作成者
 体温測定時刻:日時     体温:数値         体調の変化(任意):文字列一行
 勤務形態:ドロップダウン  業務開始時刻:日時     業務終了予定時刻:日時   
 本日の成果物:文字列一行  本日の成果物 :添付ファイル

・コメント欄で毎朝各担当が気になるニュースを共有したり、雑談したりするのが日課となってます。

2.業務に関する報告についてはスレッドとTODOアプリの組み合わせで対応
 1)月次業務…月次業務進捗管理スレッド
 2)年次業務…個別のスレッドで進捗共有。
 3)小さな雑務については『~~部のつぶやき』というざっくりなスレッドで報告
 4)スポット対応かつボリューム感のある業務はTODOアプリで個別管理。

・スレッド報告はTODOよりもほかの担当者がアクションが見やすい
 且つ、部の業務状況について全体像が把握しやすいと感じています。
・スレッドはTODOより気軽に報告・連絡ができる。(なんとなくそんな気がする)
・あとTODOはスレッドとちがって埋もれにくいのが気に入っています。

ほかにもいくつか報告系アプリは作成して運用していますが、『どこまでアプリをひとつにまとめるか』や『フォーマットをどこまでかっちり固めるか』がいつも悩むポイントです。
あとスレッド報告はスレッドの乱立に注意が必要ですね。。



こうやって文字に書き出すといろいろな気づきがあって良いなぁと改めて思います。
(1の日報アプリについて、一部形骸化してるフィールドあるなぁ。。)


皆さんマジメに入力されてるようで、正直にスゴいという感想が・・・。
日報アプリと在宅勤務用タイムカードアプリは一緒にしちゃえばいいんですね、ハッと気づかされました。

うまくいってない事例ですが、何かのヒントになれば・・・。

情シス部門の日報にkintone使ってます。
アプリのフィールドは以下の通り。
フィールド名:種類:備考
作業日:日付
報告者:文字列1行:kintone未導入の他部署にも広げるときのことを考え、フォームブリッジからの入力を見据えて手入力
タイトル:文字列1行:作業日&報告者で通知時のタイトル用に使う
作業予定:文字列複数行:その日の作業予定を出勤時に入力
業務報告:文字列複数行:終業時にその日の作業内容を入力。初期値で【作業内容】【予定外作業内容】【終わらなかった作業】の3行。
その他報告事項:文字列複数行:備考欄として。
プロセス管理で未処理→業務開始→業務終了。業務終了時に上長に通知。

うまく行っていない点。
・作業予定に中長期案件も書かれてしまい純粋なその日の予定がわからない。
・業務報告に中長期案件も書かれてしまい(以下略
・【終わらなかった作業】が翌日の作業予定には書かれておらず、作業が尻切れトンボ

行った対策
・上長から直接指導→効果なし
・フィールド名の変更→なぜか断固拒否
・業務報告を【作業内容】【予定外作業内容】【終わらなかった作業】の3つにフィールド分割→入力欄が増えるのは嫌だと断固拒否

超勤対策として作業を可視化し、超勤すべき内容で超勤しているのか、その日の予定組の時点で超勤発生が確実な予定を組んでいないかの確認のために日報制度を導入したのに、本来対象としている超勤者がまともに運用しないというジレンマです。


やっぱり、なかなか上手く運用できないですよね・・・。

個人的には
日報 → タスク管理
という流れではなく、
タスク管理 → 日報
になれば、かなり入力される内容が変わってくるのかな?
と思っていて、その流れでも検討しています。

要は『業務報告を積み重ねたら日報になるやん!』という考え方です。
最後はルックアップで日報に引っ張るようなイメージです。
これなら入力時に〇〇分とか入れてもらえば可視化できそうな気がしています・・・。

タスク管理のアプリもあるのですが、日報の方の問題児がタスク管理も入力・更新しない&超勤がやたら多いという問題があり、始業時にその日の業務内容を考えさせるために始めたのが日報でした。(「始業時にその日の業務内容を考えてスケジュールを組みなさい。方法は自由。」という指示があったけどなにかしているようには見えない&超勤が改善しないからシステム化することとなりました。)
日報やめて、TaskChuteみたいなものをやらせるしかないかな~とか最近は考えています。

ちゃんと記録する人にとってはタスク管理をその日更新のもので絞り込めば十分日報になりますよね・・・。
panda oyaji@ヨシダさんと松田さんのツイートにも似たような話題が出てますが、「管理のための管理、報告のための報告」は避けたいです・・・。
https://twitter.com/mogeji/status/1414376925204647937

日報とかタスク管理は業務改善のソースなんですよね。
これが1年くらいきちんと書かれていれば、何が課題かは簡単に洗い出せると思うんですよ。

・やらなくてはいけないこと
・やったほうがいいこと
・やらなくてもいいこと
・やらない方がいいこと
が明確になれば、みんなもっと時間を有意義に使えると思うんだけど・・・。

とかいいながら、私もこういうのはあまり書きたくない方なので!w

やっし
2021/07/13 08:54

サエラたなかさんの「タスク管理 → 日報」いいですね。
日報の中の「タスク」となると、長くなったり、記載項目が乱雑になりそうですね。

「タスク管理」と決めておけば項目が定型化できそうかなと思います。
顧客情報もルックアップで取得したり。

日報の日付と、タスク管理の入力日で関連レコードで引っ張ってくれば日報が完成しそうです。

やっしさん
個人的には、タスクの完了やひと段落した際にタスク管理に入力するのがベターだと思ってるんです。
終わってから時間が経ってないほどきちんと覚えてると思いますし、終業時に午前中のことなんて・・・というオジサン層もw

色々な意見を聞いて、試してみたいと思います。