みんなの投稿

①お手数ですが、いつ、だれが、何のデータを、どのアプリに登録・更新するのかですが以下のような
(1)毎月、社員全員が、面談の内容を個人用報告のアプリに登録
(2)毎月、キントーンが個人用報告アプリの複数のレコードを、部署毎に部の月レコードに仕分けして所属部員の報告を部集計アプリに自動転記する。
(3)A部長らそれぞれの部長が、自部署の部下全員の報告を確認して、部単位の報告（レコード）をプロセス管理で申請
②アプリを2つに分けた課題
例えばA部にB部長と部下のCさん・Dさん・Eさんがいた場合に、プロセスの最初をレコード作成者ではなく作業者にすることによってCさん・Dさん・Eさんの画面にB部長に回付するボタンが出て、３人のうち誰かがボタンを押すとB部長に回るようにしているのですが、３人は全員が書いたどうか分からない場合があって、自分が最後の人でボタンを押さないといけない自覚がありません。毎回、誰がプロセスボタンを押すか決まっていないというところに課題があります。毎回ｃさんが押してねという運用方法で回避はしているもののシステム的な解決方法があればと考えている次第です。
どうでしょう？

おはようございます。
確認です。

(1)毎月、社員全員が、面談の内容を個人用報告のアプリに登録
こちらにプロセス管理での承認は必要ですか？

(3)A部長らそれぞれの部長が、自部署の部下全員の報告を確認して、部単位の報告（レコード）をプロセス管理で申請
・こちらの承認は月次作業ですか？
・確認に見に行くのは個人用報告アプリですか？
・部単位の報告は、部単位の報告アプリを使って部長が上席にする認識で良いですか？

なお、個人入力用のアプリにテーブルが２つあるため、
データ転送系のプラグインとは非常に相性が悪そうです。
※解説は割愛します
このままのアプリ構成とするなら、krewDataレベルのものが必要と考えます。

以上です。

早速の回答ありがとうございます。
(1)毎月、社員全員が、面談の内容を個人用報告のアプリに登録
こちらにプロセス管理での承認は必要ですか？
→個人用報告アプリにプロセス管理は必要ありません。

(3)A部長らそれぞれの部長が、自部署の部下全員の報告を確認して、部単位の報告（レコード）をプロセス管理で申請
・こちらの承認は月次作業ですか？
→プロセス管理は月次作業です。
・確認に見に行くのは個人用報告アプリですか？
→A部長も個人報告書であるので、そのまま個人用報告アプリを見る人もいるとは思うのですが、基本的に部長は部集計アプリを見て確認するという事を考えいますが、場合によってはどちらでも良いかと思っています。
・部単位の報告は、部単位の報告アプリを使って部長が上席にする認識で良いですか？
→はいプロセスは部長→本部長→人事総務部という流れです。

最近Krewdataを導入しました。ベンダーが採用したもので、まだ市民開発では触っていませんが、Krewdataを使える環境にあります。

Cさん・Dさん・Eさんがいた場合に、プロセスの最初をレコード作成者ではなく作業者にすることによってCさん・Dさん・Eさんの画面にB部長に回付するボタンが出て、３人のうち誰かがボタンを押すとB部長に回るようにしているのですが、３人は全員が書いたどうか分からない場合があって、自分が最後の人でボタンを押さないといけない自覚がありません。毎回、誰がプロセスボタンを押すか決まっていないというところに課題があります。毎回ｃさんが押してねという運用方法で回避はしているもののシステム的な解決方法があればと考えている次第です。

アナログで的外れな案かもしれませんが、
ユーザー選択のフィールドを使ったプロセス管理はいかがでしょうか。

前提：回覧用のユーザー選択フィールドAを用意する
①レコード作成者Eさんが、ユーザー選択フィールドAでCさんとDさんを選択して回す
②受け取ったCさんとDさんの、入力が早く終わったほうが、ユーザー選択フィールドAの自分の名前を消して、残りの人に回す
③最後に、ユーザー選択フィールドの名前が自分だけになっている人が、B部長へ回す
（人数分のプロセスを用意して完了を部長とするか、ユーザー選フィールドの名前に部長も含んでおく）

回答ありがとうございます。

考え方を整理しますと

最初から部のレコードでワークフロー

で考えるのがスムーズかと思います。

①　アプリにユーザー選択フィールド（もしくは組織選択/グループ選択）をテーブル外に２つ作成
　　１つめは報告者、２つめは承認者（部長）
②　プロセス管理を設定、報告者フィールドの「全員が承認」で次のプロセスへ進む設定をする
③　部ごとにその月の報告用レコードを作成しておき、報告者フィールド、承認者フィールドに
　　それぞれ入力しておく（ここはルックアップでもいい気がします）

ざっくり書きましたが、この設定で

担当者それぞれが自分の入力終わったらプロセス管理で承認する
→全員承認されたら部長へまわる

が実装されるかと考えます。これにより

自分が最後の人でボタンを押さないといけない

ではなく、全員が終わったら押す、ことになります。

以上です。

担当者それぞれが自分の入力終わったらプロセス管理で承認する→全員承認されたら部長へまわるが実装される。
という事ですが、部は複数あり、人数もまちまちという前提なのですが、報告者が、その対象部の全員かどうかはどこで判断するのでしょうか？組織フィールドやグループ選択なら可能なことがイメージできます。次のユーザー全員の承認で、例えば組織フィールドを選んだ場合は、報告者が所属する組織が自動的に選ばれ、その組織の全員が承認すれば部長に回るという事になるのでしょうか？
また次のユーザー全員の承認で報告者フィールドを選んだ場合は次のユーザー全員とは誰と判断するのでしょうか？
これまで次のユーザー全員承認を利用することがなかったので、ちょっとコンガらっています。

こちらの部分ですね。

③　部ごとにその月の報告用レコードを作成しておき、報告者フィールド、承認者フィールドに
　　それぞれ入力しておく（ここはルックアップでもいい気がします）

報告者フィールドに報告者全員と承認者フィールドに承認者（部長？）を入力した
レコードを毎月作成する形です。

例えばA部にB部長と部下のCさん・Dさん・Eさんがいた場合

月初に○○年○月のA部のレコードを作成し、報告者にCさん・Dさん・Eさん、
承認者にB部長を登録となります。
現状でも月ごとにレコード新規作成をされていると考えますので、
ほとんど手間にはならないかと考えます。

報告者が、その対象部の全員かどうか

どちらの疑問かわからないので両方書きます。

全員が承認したかどうやってわかるのか
→全員が承認、にすることで、kintoneが自動で判断してくれます

全員が報告者フィールドに登録されているか担保できるのか
→このアプリとは別でワークフロー（プロセス）担当者アプリを準備、
部、報告者、承認者　フィールドに各部署ごとのデータを入れておけば
上記レコード作成時にA部でルックアップしたら、報告者、承認者がセットされるような仕組みが可能です。
これにより「あいつの名前ないんだけど」が防止されます。

以上です。

なるほど！良い感じです。ひとつ疑問がありますが、報告者の怠惰なひとりが報告してくれないために部長に承認プロセスがいつまでたっても届かない懸念があります。その時はリマインドメールで催促しますが、そのとき報告者へのリマインドメールは、報告してくれないC君だけに送りたいのですが、この設定はできるでしょうか？この設定はスタイタスが3日更新されない人にリマインドするという設定はよくやりますが、同じ設定で未報告のC君だけにリマインドして、報告済みのD君もE君にはリマインドしないというふうに区分けできるでしょうか？

個別通知は基本機能ではできないので、連帯責任でやってもらってください。
プロセス管理が回ってしまえば、ポータルにも「未処理」として表示されます。
https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040572.html#process_process_tips_2010

あと、ステータス状況の一覧を、ポータルなどのみんなが見られる場所に
さらしてしまうのも手かと考えます。

以上です。

なるほど、すっきりしました。この方向性で作ってみます。
ご教授有難うございました。

もう少しだけ教えてください。
"このアプリとは別でワークフロー（プロセス）担当者アプリを準備、部、報告者、承認者　フィールドに各部署ごとのデータを入れておけば上記レコード作成時にA部でルックアップしたら、報告者、承認者がセットされるような仕組み"のアプリを作成しました。ルックアップで部を参照したらユーザー選択フィールドの報告者をコピーするように作れましたが、複数いる所属部員（報告者）のうち１名しかコピーしてきません。３名の部なら３人の所属部員がコピーで報告者フィールドに出るようには、どのような設定が必要でしょうか？

ルックアップは元データを根こそぎ持って来るので
１名しか出ないのは挙動がおかしいですね。

ユーザー選択フィールドからユーザー選択フィールドへの
コピーになってますか？

また、他のプラグインやカスタマイズが邪魔をしている可能性があるので
すべてOFFにして試してみてください。