■相談したいこと
チャットでは長文すぎる連絡、どうされていますか？🤔
■契約の状況
・ライトコース
・テスト期間含め、運用１年が過ぎました！（12月から本運用）
・営業部で使用→2055/5 他部署のテスト使用始まりました！（総勢16名）
（３地域にまたがっており、別々の場所で働いています）
・主に、営業活動の記録、申請のオンライン化、データ管理、コミュニケーションの目的で使用（アプリストアの営業支援パック＝顧客管理、案件管理、活動履歴、がメインアプリ）
・事務員（私）が管理者となって運用中
■背景
①他部署のテスト参加が始まり、「案件管理」アプリで営業⇔現場がやりとりをすることも増えてきました。
②１レコードにつき、１案件。として、チャット欄で主にやりとりを行っていますが、メール代わりに使うので長文になることも増えてきました。
③なかには、定型文で済みそうなやりとりもあります（「注文書or注文請書or依頼書）の（保管お願いしますor差し替えお願いしますor捺印お願いします）など。
④長文すぎてチャット欄が見づらい場合があるが、何か解決策はないか？と相談を受けて、現在考え中です…
■やったこと
・定型文メッセージアプリを作成する（私の提案）
アクションボタンで「メッセージを送付する」→「定型文メッセージアプリ」に移動→上記の③の部分をドロップダウンにして、簡単に選択できるようにし、補足は備考欄に記入するようにする→プロセス管理「送信する」で、すぐにメッセージが送れるように！
→便利だけど、１レコード上ですべてがわかるようにしたいとの要望でＮＧに。送付した内容を、案件管理アプリのフォーム上に関連レコードで表示したら良さそう？とも思いましたが、フォーム上がごちゃごちゃしそうなので断念。
・長文はテキストファイルに記入し、ファイル欄に添付。
現場には、ファイルを添付した旨を伝える（営業さん提案）
→これが現状、一番良さそうではあります。質問→返信については、テキストファイルを更新し、互いに保存しなおしてやりとりしているようです。
■現状
案件についてのやり取りで…
・kintoneユーザー以外を含む場合はメール
・kintoneユーザーのみの場合は、チャット欄
・長文過ぎる場合はテキスト添付（チャット欄を使う人やメールを使う人もいる）
・いずれにしてもやりとりは届いているが、分散しすぎて「あとから情報が見つけにくい」「見落としが発生しそう」という懸念がある。
■同じような状況で、うまく対応されている方はいますか？アドバイスいただけると幸いです～😭😭😭
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ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示余談ですが…
コメント欄の文章が長すぎる問題に加えて、
コメント欄使ってもらえない、見てもらえない問題も若干出てきています🤔
浸透の序盤の段階なので、本当にシステムと人との相性の問題かと思いますが…
あんまりログインしてないから、チャットで連絡したよ～とメールして、
kintoneへの動線を作ろうとする→メールで返事来る🤣というパターンが。。
この場合、メール通知も飛んでいるようですが、見てない、という感じです。
連絡手段がメール、コメント欄と２つあることで、煩わしく感じているのかも？
（しかし、膨大なメールを減らすことも今回の導入の目的です…）
今後、時間を設けてヒアリングしてみたいと思います😭
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示あ、あと、（通知としての）メールやチャットは、詳細は書き込まず、「一定の規則性を持ったタイトル等の一行程度にとどめる」運用にした方が、欄がゴチャゴチャにならずに済むと思います。
主旨から反れていたらすみません🙇🏻
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示＝ 右側のコメント欄として考えます
①文字例(複数行)を1つ ﾚｺｰﾄﾞ上に設ける
②チャット欄に、
「長文なので①ﾌｨｰﾙﾄﾞに記載」とコメント「長文なので①ﾌｨｰﾙﾄﾞの(1)に記載」とコメント
※①ﾌｨｰﾙﾄﾞの利用ﾙｰﾙを決めておくのがいい🦆かも
コメントの区切りは －－－ にするとか
コメント順を記載 (1)(2)(3) するとか
なんて、どうでしょう？
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示・長文のコメントがある場合がある。
・添付ファイルがある場合がある。
・キーワードで関連レコードを抽出し、時系列で並べたい。
・特定の人（関係者）に任意のタイミングで通知／回付したい。
↑コレ、稟議書やアプリ等の改善要望・対応記録の要件に非常に似てると思います。
めさんはライトなので、それを含めて考えると、
①稟議書や掲示板、問い合わせ管理などのテンプレを改造し、💡
②できるところは定型化して、
③関連レコードをキーワード（案件No.とか？）で絞り込み＋時系列でソートして表示する一覧画面を用意し、💡
④プロセス管理で通知や回付を行う、
「案件関係やりとりアプリ」（仮称）を作るってのもアリかもしれません。
「どこまで１レコードに入れたい」のかにもよると思いますが…
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示めさん、おはようございます。
チャット欄というのは、コメント欄のことでしょうか？
私もコメント欄は便利でよく利用しています。
縦長なので長くなると読みにくいですよね💦
宛先指定してくれる方はメールに通知が来るので気づきやすいですが
宛先指定ではないとkintoneの全体の通知になってしまって
返信が遅いことがあるのも悩みです。
コメント欄に入力した内容を書き込みすると、横幅が短くなるので
変なところで改行されてしまい読みにくいと感じることもあります。
本題ですが、弊社はサイボウズofficeも利用しています。
長い文になる場合はサイボウズofficeのメッセージ(社内メール)に要件を記入して
kintoneのレコードへのリンクを貼っています。
図も貼れるのと、利用者はサイボウズofficeのが慣れているので
大事な要件や複数人で共有する際はこちらを利用することが多いです。
共有はメールが便利だなと感じることもあるので
時と場合によって使い分けています。
弊社はこれで定着して要望も特に上がってこないので
めさんも良い方法が見つかるといいですね😊
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示定型文の方はスタンダードコース&Customineが使用できればある程度なんとかはなりそうなのですが…。ボタン一つで各レコードのコメント欄に定型文送って通知メールを併せて送る事はできます。
先日Customineのユーザー会であるわったーかすたまいんちゅでLTした時の資料を共有させて頂きます。
わったーかすたまいんちゅ
営業がシンプルにリストから要素を取り出してみた