トーク

レコードの考え方が分からない初心者の悩みですが聞いてください。
今まではエクセル帳票に入力し、メール添付で申請をしてもらっていたのですが、それをkintoneにしたいと思います。
例えば、「訪問申請」で、訪問してみえる取引先には事前に会社名・氏名・訪問日時・訪問先部署・目的を申請してもらうとします。
エクセルでは、1枚に複数の方・目的や訪問日が異なっても、まとめて数人分書くことができます。
申請があると、受付→承認の後、申請に基づき守衛室で固有番号の記載がある入場プレートを貸し出し、回収します。貸与と回収までも、台帳で管理しています。
これをkintoneアプリ化しようとする時も、同じようにまとめて申請するフォームにするか、それとも、訪問1人につき1件の登録フォームにするか、悩みます。
こんな悩み、社内で相談する人がいないのです。。。


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2件のコメント (新着順)
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キンボウズ(kintoneエバ)

集計をどうするかでアプリ作成の方向が変わってくると思います

僕がもし書かれている内容でkintoneアプリを作るのであれば、
・訪問日時(日時フィールド)
・会社名(文字列1行)
・訪問予定者(テーブル)
にして、1回の訪問を1レコードにまとめるようにします

これだと会社毎の訪問回数は集計可能ですし、人数もテーブルに数値フィールドを入れたりすれば1レコード内で集計可能ですしね SUM(人数) みたいに

守衛の方がkintone確認できるのかわかりませんが、この方法であれば守衛さんが入退の管理もできるかなと・・・


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西村 志郎

yokoさん

ポイントは「複数名の訪問者」又は「一つの取引先について複数の訪問日」の申請をどうするかですね。
キンボウズさんがコメントしてくださってますが、テーブルフィールドを使うのは良い解決方法と思います。

現在の運用方法がわかりませんが、今のメールの運用では、複数日に訪問予定が確定している取引先について、いちいちExcelを複数作成して添付するのが手間なので、まとめてExcelに記入しているのであれば、
kintoneへの移行に際して、日付ごとにレコードを分けて入力する運用にするのはいかがでしょうか?

まずは、シンプルにExcelフォーマットを移行したアプリを作られて、
受付→承認は、「プロセス管理」の機能をご検討されてはいかがかと思います。

アプリイメージ画面つくりましたので、添付します。
ご参考まで

picture_icon-02-02 houmon_shinsei.png


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yoko

ありがとうございます。同じ用件で同時に訪問される場合は、1件の申請フォームの中に訪問者のテーブルを作るやり方が良いですね。1度の申請について、まとめ方のルールを決めれば、これで行けそうです!