澤田さん、よろしくお願いいたしますm(_ _)m

私のうまくいかなかった失敗経験から、やり方を修正していきました。
（世間一般の設計書を見ていないレベルなので、独特な参考にならないことを記載するかもしれません。）

私の場合は自社のみの活用で設計書に時間をかける必要はないのですが、ヒアリングしながら作る必要があるため、共通認識を作る意味でも下記のように進めています。
利用者が活用する最終的な場面から逆算しているつもりです。

▼下記3点を確認しながら、Googleスプレッドシート（もちろんエクセルでも良いです）を使って簡単に作ります
・kintone構築後に知りたい情報。その情報を活用してどんなアクションにつながっていくのか？（グラフ？表？　など　→　これがkintoneで作れるなら、依頼に対応できていると判断しています）
・その情報を作成するために必要な項目（スプレッドシート上はセル構成 → kintone上はそのままフィールド項目になります）
・入力ルール　→　その項目をkintoneの何フィールドを使うかをイメージしたいため（ラジオボタン？ or ドロップダウン？ or チェックボックス？ など）

＊kintoneのサンプルアプリをCSVで書き出してフィールド構造を理解しておくと、設計時のスプレッドシート作成の精度も上がると思います。

ご参考になれば幸いです。

設計書という正式な形はありませんが、未経験者にアプリ構築を指導する場合
紙と付箋を用意して説明しています。

事前に相手にアプリの目的、最終形のイメージをもってもらい
何を集計したい、何を見せたい、・・・といった明確な目的をヒアリングした後に
紙に簡単にまとめます。

その後どんな項目が欲しいかを付箋を貼りながらやりとりしています。
（この時、付箋をフィールドに見たてています）

個人的に付箋をフィールドに見立てるのはオススメです。

弊社の場合は、JavascriptやCSSを使用したカスタマイズを行わせていません。
つまり、そこまで難しい設定のアプリは存在しないようにしています。
設計書はあった方がよいのですが、複雑な連携などもほとんどありませんので「まぁ、作らんでもいいよね」と思っています。
※一般的なExcelファイルに設計書は無いですから・・・。

ある日突然、担当者が倒れても、退職しても仕事は回し続けなければならないので、カスタマイズは認めないことにしています。

kintoneのアプリは常にPDCAを回しながら進化していくものだと考えているので、都度設計書を作るのには向いていないとも思っています。
※設計書のバージョン管理なども、それでお金を稼いでいるのとは違って、各部署で負担すべきことなのか否かを考えています。

ただ、弊社のように現場の者がアプリを作るというのと違って、社内SEの方などがアプリを作って、各部署で使って貰うというパターンだと設計書はあった方がいいかもしれないですね。