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お尋ねになられている主旨を確認しつつとなりますが、

1. 環境（機種）依存文字を入力されないようにするには？
2. 環境（機種）依存文字を入力されるのを許容して、入力された後に修正するには？

お尋ねを整理すると、以上のようになるかと思います。
MIさんとしては、どちらの意向が強いのでしょうか？

2.は技術的なことであり、感覚的に申し上げて失礼ではございますが、
難しいのではと思われます。
なので、私であればということになりますが、帰結としては1.の方法を
考えると思います。

Seal777さんと重複しますので、Seal777さん、失礼いたします。
具体的にはラベルフィールドでの注意喚起を行うと思います。
表記としては、環境（機種）依存文字とせずに具体的に列挙すると思います。

検索で利用するであろう単語は選択や取得のフィールドにしてあります。
(ラジオボタン、チェックボックス、ドロップダウン、ルックアップ)

文字列1行や文字列複数行自由記述欄は必要かと思いますが
別で選択や取得などのフィールドを用意してはどうでしょうか？

選択や取得等のフィールドの使い分けですが
・マスタアプリがあるか？
・部分一致で検索できるか？
・複数選択可能か？
・レコードをcsvに書き出し、読み込みをするか？
等で使い分けています。

連携サービスであるgusuku CustomineとJob Runnerが使えるかつ、ユーザーが使用する環境依存文字が特定できているというかなり狭い条件になってしまいますが、表記揺れの修正を行う事はできます。

gusuku Customine できることカタログ 31.表記揺れの修正
https://www.youtube.com/watch?v=ElWJ6qOE7qo

Job Runner&Customine設定画面
https://assets.r3it.com/gusuku/what-can-you-do-with-customine/031.png

カスタマイズで「レコード保存時に１文字単位の文字コードで検査して、環境依存文字が含まれていたら、『Ⅰ（ギリシャ数字）→はiとしてください。』などのエラーメッセージ等を表示する（表示して保存できないようにする）」などとするのが動作的にキレイとは思いますが…

先ずは、「（入れてほしくない）環境依存文字と『こうしてください』な文字の対照表をラベルで作って対象フィールドの横にデカデカと表示する。」というのはいかがでしょうか？
（ラベルに①とか書いて、全ユーザーに①が表示されるかどうかの問題はありますが…まぁ、ラベルの書き方で、
・ギリシャ数字は半角のi、v、xで構成する。
・丸数字は半角数字を半角カッコで囲む。
・矢印は半角の<、>、-（または=）で表現する。
などと、環境依存文字を使わない文章にしてしまえばイイだけですね。）

環境依存文字か否かを意識して入力しているユーザーは少ないでしょうし、意識してても「では、どう入れれば？」は問われるところとなるので、一定程度の抑制はできると思います。

ですが、既存レコードにそういう文字が使われているのであれば、「ファイル書き出し→Excelなどで一括置換→ファイル読み込み」で更新してあげておいた方が親切かもしれませんね。

小生、そういうシーンに出くわしたことがないのでジャストアイデアで恐縮です🙇🏻