受け側の広告課として欲しい情報として
・改訂の有無
が挙げられると思うんです。

さらに冊子なんかだと版管理もあるかと思います。

こういうので一番怖いのは
・「客先に100部送付したいけど、手元に50部(旧版)あるから、あと50部(新版)もらえばいいかな」
みたいな事故です。
※営業さんは無意識にこれをやらかす人が多いです

版の管理が無いものと、あるものをきちんと区分けできる運用(アプリ)が望ましいと思います。

私なら、印刷物マスター(営業ツールマスター)を作っちゃうかな・・・。

こんにちは！

個別のアプリが多いようですので、
本質的な改善にはなりませんが、アプリの先頭にアプリIDを入れると、
個別作成されたアプリで類似名があっても、たどり着くのが簡単になるので
少しおすすめです。

当社も入口を一本化するようにしています。
纏めるようにしないとアプリは、どんどん増加し、その弊害として
①申請者が探す手間が増える
②①の対策としてアプリをキントーン内にどのように配置してわかりやすく見せるか整理する作業が出る
③アプリの設定変更が発生した場合アプリ数の分だけ手間が増える
　1.例えばそれらのアプリにプロセス管理機能を採用していて、そのプロセス管理の承認者に退職者が出た場合、退職者を削除する作業が出ます。
　2.今後、フィールドの増加やフィールド自体の変更や、採番の更新等もし行うとなった場合、1アプリであれば話は簡単に済みますが、数が多いとその分作業が増えます。

アプリの使用目的や内容が似ている場合は、無条件に1アプリに収めるのをお勧めします。

何れの方法にしろまず心掛けたいのは、入り口が1つ明確にある事。
スペースを作るなり、アプリを統合するなり、使用者のリテラシーには差があるでしょうから、「うちのおじいちゃんに説明すればなんとか使えってもらえる」くらいのわかりやすさを心掛けて設計しております。