【相談】顧客とのメール合意をトリガーに、社内プロセスを自動化する構成について
はじめまして。キントーン導入から1年の初心者です。社内の営業部門から「二度手間をなくしたい」という要望を受け、解決策を探しております。皆様のお知恵を拝借したく投稿いたしました。
【対象業務】 営業担当者がお客様と値引きの合意を行い、その証拠を添えて社内の処理部署へ依頼を回す業務です。
【現状と課題】
現状： 営業がキントーン外で合意書面（Excel・メール等）を作成。合意後、改めてキントーンに内容を入力し、書面を添付して次部署へ依頼しています。
課題： 「書面作成」と「キントーンへの依頼入力」が二重の手間になっています。
やりたいこと： キントーンに入力した内容をベースにお客様へ合意を求め、お客様の「合意」をトリガーに、そのまま次部署へ処理依頼が流れる仕組みを構築したいです。
【検討中の環境と制約】
コース： スタンダードコース
利用中プラグイン： kMailer
合意の定義： メール返信の文面、またはWebフォームでのチェック等で「合意した事実」が確認できればOK（厳密な電子署名までは不要です）。
制約： お客様にキントーンライセンスを付与することはできません。値引き額を提示するのは営業、お客様にはそれに合意するかどうかのみを選んでいただきます。
予算： 課題解決のためであれば、新規プラグインの導入検討も可能です。
【ネックになっている点】
kMailerで送信し返信をもらう案：返信メールとキントーンレコードの照合・紐付けを手動で行うことになり、結局手間が減らないのではないか。
FormBridge（フォームブリッジ）案：過去に一度検討しましたが、「営業が入力したキントーンレコード（値引き額）を表示させ、お客様に合意してもらう」というのが難しいのではという話になり断念。
【皆様に伺いたいこと】
上記のような「外部の方の合意を得て、そのまま社内プロセス（ステータス更新など）を進める」場合、皆様ならどのような構成を考えますか？
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ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示こんにちは。
色々と案はあるのですが、契約、受注という話になると
お客様側が不安に思わない、不審感を持たない、というのが
結構重要な要素になってくるかと考えます。
カッチリやるなら電子契約系のサービスとの連携が必須ですし、
フランクでいいならじぶんレコードなんかも使えそうです。
いくつか使えそうなものをあげておきます。
いずれも元値と値引き金額、値引き後金額を表示させる感じです。
PrintCreator 電子契約（トヨクモ）
https://www.kintoneapp.com/print-creator/electronic-contract
電子契約そのもの
じぶんレコード（ソニックガーデン）
https://www.jibun-apps.jp/jibun-record/
同意のチェックボックスとかを作っておいて、問題なければチェックを入れてもらう感じ
手書きプラグイン２（ジョイゾー）
https://service.joyzo.co.jp/joyzo-plugin/doodle2/
ipadとか準備しておいてサインを手書きでもらう（対面必須）
以上です。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示もう一つ
について、
生命保険等の契約では、
①保険屋さんの営業権限でタブレットに見積（契約内容）を表示して顧客に提示
②①に合意できれば、顧客が指でサインする。⇒契約成立
というものがあります。
当該システムに置き換えると、
①御社の営業権限でタブレットにkintoneの見積を表示して顧客に提示
②①に合意できれば、kintoneの［合意］旨のフィールドを顧客にその場で「合意」にしてもらう。⇒合意成立
とできるのでは？と思います。
上記方法では、対面が前提になるかもしれませんが、
・リモート（擬似対面）なら、共有画面に見積提示⇒画面操作権限を顧客に渡して「合意」フラグを立ててもらう
・対面／擬似対面が難しそうなら、FormBridgeなどを介して、アプリ上のフラグを顧客に立ててもらう
といった感じで技術的にはできるかと。（セキュリティポリシー的に許容できるかは要検討）
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示トンチキな応えでありましたら申し訳ないです。
拝見して、私であれば、以下のようなアプリを作ると思いました。
帳票出力のプラグイン、連携サービスが必要となるかと思いますが、
kintoneの外で合意書面を作成するのではなく、
kintoneにより合意形成が成立する帳票（例えば見積書等）を作成し、
その帳票を添付してkMailerで送信します。
帳票作成のためのフォームに、
例えばラジオボタンで、・確認中 ・合意済 ・否認等
案件の結果の選択肢を予め用意して、
１つ手間にはなりますが、結果を記録をします。
※ラジオボタンの場合は、必須項目なので、初期値を「確認中」にしておきます。
ご参考になれば、幸いです。
ミュートしたユーザーの投稿です。
投稿を表示メールのやり取りは確かに記録が残り、エビデンスとしては効力を持つと思われますが、メール文の特定の単語などをトリガに自動処理するのは、
・メール文は基本フリーフォーマットなので、「合意したら、（💡検出できるように）○○という文言を必ず入れる」などの制約を課すことになると思います。←覚えておかなくてはならないし、書き忘れられたら検出も出来ない。
・文面を特定のフォーマットでやり取りするとしても、「それって見積書と発注書のやりとりとほぼ等価ぢゃね？」とか、「書式を崩されたら終わり」だったり、タイプインしかできないので記入者の手間は削減できず、記入時のお作法の留意も求められる。
などのリスクがあると思われます。
・プロセス管理は、合意のメール文をエビデンスとして添付することを認め（💡）、
・エビデンス添付必須（💡）として次のプロセスに移行させる（むしろ、一定の人手を介在させる）
とする（メールとは切り離す）方が、ある程度気楽にやり取りできる／現行の業務フローを大きく逸脱させない（ので、構築容易）／人によるチェック的なものを経るので比較的安全にできる などがあると思います。
小生の個人的な感想なので、捨て置いて結構です。