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みんなの投稿

2023/09/23 09:44

【kintoneとメールワイズの連携について】
お客様からのサポート依頼について、メールワイズとkintoneを利用しています。
メールワイズ:メールの送受信管理
kintone:サポート集計
メールワイズのフォルダに振り分けた内容を、kintoneに自動反映させたいと思っているのですが、何か良いアイデアお持ちの方いらっしゃいますか?

(補足)
kintoneには、メールワイズに登録しているメールが自動登録されるように設定をしています。

1件のコメント (新着順)
かな
建設業
2023/09/23 14:49

具体的にはどんな内容を登録したいのでしょうか?
例えば、カテゴリー分けしたいとか、集計するのはどんな内容なのかなど。

メールワイズでは、お客様に届くのは単純なメールだと思うので、お客様にカテゴリーの指定などはさせることができないのかな? と思ったので、お客様から届くメールをカテゴライズすることは難しそうですね…。

であえば、キントーン側で、
・未処理
・対応中
・対応済
や、
・問い合わせ
・予約
・クレーム
など、ドロップダウンをつけて未処理のものを処理するようリマインドするとかでしょうか?


CMS
2023/09/23 15:24

かなさん、回答ありがとうございます。

内容としては、毎月各担当者が何件サポートを行っているかをサポート集計として活用をしています。
(どのお客様からのサポートからなのか、サポートにかかった対応時間なども毎月集計しています。)

現状としては、以下にてメールワイズとkitoneを使用しています。
メールワイズ:
担当するスタッフに割り振り(フォルダ分け)をしてメール対応をする。

kintone:
メールは自動的に登録されているので、
該当のレコード番号のものにステータス・対応時間・案件の登録を行う。

kintoneの検索をする際にメールの受信日時とメール件名から判別をしているのですが、メールワイズで振り分けをしたフォルダの名前が自動反映されると各スタッフのkintoneの更新作業の時間削減に繋がるかと思っています、、。

メールをkintoneで集計するのは、やはり少し難しそうですね・・・

かな
建設業
2023/09/23 18:35

そうですね。
更新作業がどれくらい掛かっているのかにもよりますが、
それならやはり、メールワイズの受信時に全て【未処理】というタグを付与してしまうのが良いかと。

【未処理】のフィールド名は「対応」にして、その中身は
「未処理」「対応済」(必要であれば「対応中」など)を入れる。
各担当に受信後振り分けするのであれば、【未処理】が来たタイミングで、担当者を設定する(フィールドは「ユーザー選択」が良さそうですね)

レコード条件通知で、【未処理】を受け取りたい人と、【未処理】かつ【ユーザー選択】で該当のユーザーに通知する。



集計については、グラフを使用してみてはいかがでしょか?

メールワイズで受け取る際にカテゴリー等のタグが付いていれば(付けられれば)良さそうですが…。
もしメールアドレスに直接送られてくるタイプではなく、
問い合わせフォームなどに出来れば、お客様側でどんな問い合わせ内容か
(例:サポートについて/お支払いについて/その他お問い合わせ など)
指定出来ればタグ付けは出来そうですが、
そうでないのであれば、やはりキントーン側でタグ付けできるフィールドを用意するのが良いかなと思います。

CMS
2023/09/25 09:40

返信遅れてしまいました!詳細に教えていただき、ありがとうございます。

kintone・メールワイズの設定を調整してみます。