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工事の書類をkintoneで仕組み化してみた話

自己紹介以降、投稿できていなかったのですが、今週末のCybozu Days Japan 2026に参加する前に一度は投稿しておきたいと思い、最近の自分的アップデートを書いてみました。

■取り組んだこと：工事書類の作成をkintoneで

これまでExcelで個別に作っていた工事案件の書類を、kintoneで作れるようにしました。
案件情報を入力するアプリを起点に、契約書や安全関係の書類などをそれぞれのアプリで作成する構成です。
情報の入力から書類の作成、クラウドサインでのやり取りまで、kintoneの中で一通り完結するようになりました。
プラグインは色々使いましたが、メインはクラウドサイン連携プラグイン、レポトン、Boost!シリーズです。

■苦労したこと：顧客と協力会社の情報をどう持つか

弊社の工事案件は、1つの案件に顧客と協力会社がそれぞれ複数関わることがあります。
この情報をどのアプリにどう持たせるかで、かなり悩みました。
データとしてのきれいさと、使う人にとっての分かりやすさのバランスを取りながら、アプリ同士の関係を何度も考え直しました。結果的に、完璧を目指すよりも「現場で使える形」を優先して割り切ったことで、うまくまとまりました。

■工夫したこと

💡 役割分担をはっきりさせた
私は社内SEとしてシステム面を担当し、運用のルールや実際の進め方は、書類を作る実務メンバーに決めてもらう形にしました。
そのうえで、打ち合わせの声がけやヒアリング、改善の提案は自分から働きかけるようにしていました。

💡 入力の負担を減らした
新規登録画面を開いた瞬間に「うわ、項目多い…」とならないよう、最初は最低限の項目だけを見せるようにしました。
一部の部署しか使わない項目は配置を工夫して、入力のハードルを下げています。

💡 アプリ間で迷わないようにした
アプリが複数あるので、各アプリへのリンクを置いたり関連レコード一覧で関連情報を表示したりして、行き来しやすくしました。

■効果

実際に書類を作っているメンバーからは、「Excelのときより作業時間がかなり短くなった（体感で半分ほど）」という声をもらいました。
ありがたいことに、社内でも取り組みを評価してもらえました。

■今後の展望

まずは今の仕組みで運用実績を積んでいきたいと思っています。
そして、今の形に満足せず、プラグインの整理や新しいものへの置き換えも含めて、よりスマートな仕組みにアップデートしていきたいと考えています。

まだまだ試行錯誤中です…。
今回の仕組み化では、kintone SIGNPOSTや皆さんの投稿を大いに参考にさせていただきました。いつもありがとうございます！
Cybozu Days Japanで、もしお会いできたらうれしいです。よろしくお願いします！