こんにちは。
プラグインの使用が問題なく、データの識別ができるフィールドがあるのでしたら、
アプリ間レコードコピーのプラグイン等の使用で、保存時に追加ができます。

https://kintone-booster.com/ja/upsert.html
https://ribbit.konomi.app/kintone-plugin/update-bridge/

上記のように無料で使えるプラグインもあります。
弊社は、工事案件管理アプリ⇒請求管理アプリにコピーする設定を行っています。
（データの識別には工事番号を利用しています。）
条件ごとで転記する・しないとバラつきがある場合は、
アクションで人が対応した方が良いと思いますが、必ず転記するのでしたら、
プラグイン利用すると便利ですよ！

例えば添付のようにラベルフィールドで表示させるというのも基本機能のみで手軽に実装できます。
（もちろん書いてあるからと言って押し忘れがなくなるわけではありませんが。）

あとはアクションを起こしたいタイミングでコピーできるようなプラグインを使うと、
自動でコピーができるようになりますね。