こんにちは！
公式のこちらの資料も参考になりますよ！

https://kintone.cybozu.co.jp/jp/governance_guideline/

すべてを網羅したドキュメント作成は難しいかと思いますが、当方では以下のようなことを日ごろから確認してなるべく文書化しています。

・ゲストスペースの目的
・ゲストスペースの社内ユーザー一覧
・ゲストアカウントの一覧（詳細、使用用途など）
・それぞれのアカウントの権限（アプリ管理者やレコードに対する権限等）
・スペース内のアプリ一覧（アプリの使用用途、概要など）
・アプリやユーザーの新規追加/削除時のルール
・（フィールドやレコード単位でアクセス権を設定する場合はそのリスト）

今回必要とされるルールが運用と仕様のどちらに比重を置かれるかにもよるかと思いますが、アカウント一覧とそれぞれの権限、また権限設定の内訳は情報漏洩対策として用意しておいても損はないかと思います。
ぜひ参考にしていただければ幸いです。

どういったユーザー向けにゲストスペースを展開するかで多少運用が異なると思いますが、

・ゲストスペースをどういった理由で使用するのか
・どういったユーザーをゲストスペースに招待するのか
・ゲストユーザーにはどういったことを依頼するのか

こういった内容を箇条書きしていくのが良いと思います。
書き出して、他の人にも確認してもらって、不備があれば添削していけば良いですし、
もしゲストに見せたい内容や、全員に周知しても良い内容があれば、ゲストスペースのお知らせ欄に書くのも良いと思います。
どうしても紙や社内サーバーでの共有は「どこ行った！？」問題が発生するので、いつでもどこからでも閲覧可能な場所に掲示できる内容は掲示すると良いですよ～！