アプリ間およびアプリ内コピーについて知恵をお貸りしたいです。
老人ホームを運営しており、空室管理アプリを作成しています。
【現在】
問い合わせ：追客アプリ→申込：申込アプリ→入居：Excel
空室管理アプリは居室1室ごとにレコードを分けて作成しました。
賃貸管理をイメージしていただくと分かりやすいかと思いますが、レコード（居室）は固定で、入居したら顧客情報を登録、退去したら顧客情報を削除し、レコードは新規作成せず顧客情報のみ上書きする運用方法を考えています。
【実現したいこと】
・入居登録
顧客から入居申込→申込アプリに顧客情報を登録（ここまでは実現済みで数年間運用中）
→その顧客情報を空室管理アプリに転記（空室管理アプリに作成済みのレコードに上書き）
・転室処理
顧客が転室（居室移動）した際に、空室管理アプリ内で顧客情報を別レコードに転記しコピー元レコードから顧客情報を削除
※同室に2名で入居していて、内1名のみが転室する場合もある
・退去処理
顧客が退去した際に、空室管理アプリからその顧客情報を削除
※同室に2名で入居していて、内1名のみが退去する場合もある
※レコードからは顧客情報を削除しますが、退去者の情報は確認できるようにしたいです。
退去者アプリを作り顧客情報を転記する方法を考えましたが、アプリが増えて煩雑になるのも避けたいです。
【試してみたこと】
・プラグイン
TISのプラグインを多数利用しており、使えそうなものがないか探しましたが適したものはありませんでした。
・アクション
別アプリからコピーはできますがレコード新規作成になってしまいます。
・ルックアップ
入居の場合は申込アプリから氏名等に基づき情報取得しようかと思いましたが、キントーンを使い始めたのは約4年前でそれ以前のデータは入っておらず、申込アプリにデータがない顧客が大半です。
皆様の知恵をお借りしたく、よろしくお願いいたします。
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投稿を表示アプリ、いい感じで作り込みされてますね😀
テーブルフィールドは活用されていないようなので、
しんの様がおっしゃるように、アプリを分けて関連レコードで閲覧してもよいように感じました。
管理は、★お部屋のマスターアプリ★で行い、進捗を更新する時は関連レコード先やアクションボタン経由で更新していくオメージです。
アプリが分かれることで生じる課題もありますが、一元化されてることで編集タイミングが重なったりする課題等も生じますので、こちらも念頭に入れて下さい。
是非、今の他部署間との進め方（フロー）や必要な情報をしっかり見直した上で進めて頂きたいです。フローの見直しでアプリが一元か複数になるかの判断材料になることもございます。
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投稿を表示お世話になります。
弊社不動産管理業ですが、契約情報と部屋情報は分けております。
契約情報にステータス（契約中、解約等）を持たせて管理するのはいかがでしょうか。
そうすれば都度申込（顧客情報）アプリから新規で契約情報のレコードを作成しても問題ないのではないでしょうか。必要な情報は関連レコード一覧で表示させたりすれば、過去にどの部屋を契約していたかも確認できると思います。
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