後藤さん

現行の紙の申請書を廃止したい。提出忘れをなくしたい。プロセス管理までは必要ないが、変更や削除時の通知についてよい方法がないか悩んでおられるという事ですね。

運用に合うかどうかわかりませんが、有給申請などの「情報入力」と「通知」のタイミングを分けてはどうでしょうか。

案１）
通知のみでよいなら、「通知」のチェックボックスを作ってここをチェックしたタイミングで上長に通知を発行します。申請変更した場合は、通知を再度更新します（一旦チェックを外して保存後、チェックをして再度保存）。

案２）
「◎未設定 ◎通知 ◎通知確認」のラジオボタンを作って、初期値を◎未設定 。◎通知を選択したタイミングで上長へ通知。上長は確認したら◎通知確認に変更し申請者へ通知します。申請変更した場合は、通知確認を再度更新します（一旦◎未設定にして保存後、◎通知に変更して再度保存）。
ラジオボタンなら、上長が確認したことを申請者も確認できて安心です。

削除については良い対応案は浮かびませんが、スケジュールカテゴリに「取り消し」というカテゴリを作って通知する方法はあるかもしれません。
ただ削除は頻度も少ないでしょうから別途コメント機能を利用するなど運用でカバーでもよいかもしれませんね。

「情報入力」「通知」とタイミングを分けることで、ひと手間増えますが、柔軟な変更の通知に対応できますし、自分の発行したいタイミングで通知できるのはメリットでもあります（色々変更するたびに意図しない通知が発行されるのも困りますよね）。

ひと手間増えるとはいえ、現行の紙での有給申請業務との移管になりますので全体の作業時間は削減できるかと思います。また提出忘れチェックや集計作業等の効率化、紙の申請書の保管廃止なども可能になりますから検討の価値はあるのではないでしょうか。

そして万が一通知を忘れても有給申請や情報共有のしくみ自体は回ります。^^;

将来的には、有給申請の一覧をkintoneで作成して、上長が定期的に確認するという運用にする方法もあるかもしれませんね。

添付画像に、案１と２両方のせた添付画像をアップしましたので、参考にしてください。

何かのヒントになれば嬉しいです。

プロセス管理不要の文章を見逃しておりました。
長文失礼しました

もしくは、スケジュールに有給申請の要素を盛り込むのもいいと思いました。

①最初のラジオボタン等でスケジュール登録か有給登録を選べるようにする

②選んだ項目で表示、非表示のフィールドを分ける
有給申請の場合必要な項目を入力
tis様等でプラグインあります

③2方向に向かうプロセス管理を用意する
A:スケジュール登録 → 完了
B:有給申請→

④最終的にステータスが完了になったものだけ絞りこんでカレンダーplusで表示する

⑤未申請だけを絞りこんだ一覧をポータル、共有スペース等に設置することで申請漏れを防ぐ

有給申請のアプリは別で制作し、プロセス管理で管理されてはどうでしょうか。
例）：申請→上司確認→総務確認→完了（間に差し戻し、完了のステータスに申請取り消し等必要？）

ステータスが最終段階になった際、アプリのレコードがスケジュール管理にコピーされる仕組みを取り入れれば
可能だと思います。
（アプリのコピーにはjavascriptカスタマイズまたは専用のプラグインが必要）

上記の注意点
有給申請アプリ内で、有給をキャンセルした内容はスケジュール上では残っているので
スケジュールアプリ上でレコードを削除する必要があり
関連レコード等と合わせて管理されることを推奨します

この手の「変更(更新)」に関する通知ってなかなか上手くいかないですよね。
更新日時を起点にしても、なかなか上手くいかなくて「保留」しているアプリがいくつかあります。

ここに解決策が颯爽と現れることを・・・便乗して待ってます！w