ありがとうございます。
アカウントは1つしかない状態です。
申請方法としては、アプリのＵＲＬまたはＱＲを管理者にあらかじめ配布して、会議毎にアプリで申請するような形です。

ありがとうございます！

「最初の部署名をプルダウンで選択し、社員名を入力する欄は、プルダウンで選んだ部署の社員名のみを選択できるようにしたい」という質問には、
「部署名のプルダウンが無しでは 社員名の選択肢が多すぎるため、まずは部署名のプルダウンで絞り込みたい」という背景があると推察します。

プルダウンではなくルックアップを使うことになりますが、こういった方法はいかがでしょう？
ルックアップで部署名を入力すると、その部署に所属する社員だけを絞り込み表示できます。
「カギカッコ」はフィールド名です。

• 社員名簿アプリ

  • 「部署名」（文字列（１行フィールド））
  • 「社員名」（文字列（１行フィールド））
  • 「部署名_社員名」（文字列（１行フィールド））
    • 計算式に 部署名&"_"&社員名 を指定する

• 会議の参加管理アプリ

  • 「部署名」（文字列（１行フィールド））
  • 「社員名」（文字列（１行フィールド））
  • 「参加者検索　※部署名または氏名で検索ください」（ルックアップ）
    • 関連付けるアプリに 社員名簿アプリ を指定する
    • コピー元のフィールドに「部署名_社員名」 を指定する
    • ほかのフォールドのコピーに「部署名」「社員名」 を指定する

なにか参考になれば嬉しく思います！

アカウントは1つしかない状態です。

弊社内で聞いた話で恐縮です。

組織選択／ユーザー選択フィールドは、cybozu.com共通管理者が「組織とユーザーの設定」で登録かつ”kitoneで利用を設定”した情報を検索／表示するものだそうです。

なので、cybozu.com共通管理者（本件の場合は、hideさんでしょうか…）が登録／設定するだけで利用可能になると思われます。

※小生、cybozu.com共通管理者ではないので、初期登録の手順／負荷等は把握していません。
　申し訳ありません。
　ただ、

４．社員名簿は別アプリにて作成済み。

　とのことですので、名簿をCSVに出力して利用サービスの設定欄を付加し、「組織とユーザーの設定」で読み込んで一括登録する…なんてことはできるかもしれません。
　弊社の場合、先にGaroonを導入／本格運用していますが、kintone追加導入となったときに、「kintoneも導入するから”あらためて”組織等を登録しないと…」とか、「登録されていないので組織選択ができない」などの問題は起きていません。

ご参考になれば幸いです。

ありがとうございます。
ルックアップでなんとかベースができました。
あとは試行錯誤をしてGOサインが出るようにします。

ありがとうございます。
会社が導入を決定すれば、全社員ユーザ登録をして管理するのが一番ベストだと思っています。
最終的には導入に向け動けるようになんとかしたいと思っています。

ルックアップでなんとかベースができました。

申請画面において、参加者リストはテーブルで作成していますか？
テーブルは行の増減が簡単にできるのでそれなりに便利ですが、
●基本機能だけでは「挿入前行のフィールド値をコピーして行追加」（いわゆる行コピー）ができないですし、追加・編集画面では、Excelのようにセル（フィールド）をまたがって値をコピーし他のテーブル行に一括して貼り付けることができないため、行コピーボタンを設けたいならカスタマイズ必須。
という制約が付いてくると思います。

また、
●ルックアップはアプリの一覧を参照するので、前出の組織／ユーザーの別途登録は不要だが、”複数値選択不可”で、選択した後［取得］を押す手間が生じる。
●ユーザー選択フィールドは、添付画像のように１行に複数人を登録できるが、内部データはカンマ繋ぎとなっているので、個人別に集計したいときなどは分解する仕組みを考える必要があるのと、前出の「組織／ユーザーの”別途”登録・設定」は必須となる。
などの一長一短があります。

会議実績申請の頻度・参加者数の上振れがどれほどのものになるのかは存じませんが、申請者の手間も考慮して、適切なフィールドを選択したりフォームにされるのがよろしいかと。
（折角作ったのに、「紙でもいいじゃん！ by 申請者目線」などとなるのは不幸だと思いますし…）

ご参考になれば幸いです。
（決してユーザー選択フィールドを強くおすすめしているわけではありませんので、その点理解ください。）

ありがとうございます！

Seal777さんの回答と一部重複しますが、
会議に参加する社員全員がkintoneのアカウントを持つようになれば、

添付画像のように
ユーザー選択フィールドを使って参加者を選択したり、
参加者ごとの参加時間の集計もできそうです♪

うまくいくことを願っています！