2021/09/01 15:35
こんにちは。初めて投稿させて頂きます。
kintone上でのデータ整備について、困っていることがありますので、
皆さまのアイデア等を頂ければと思い、投稿致しました。
弊社では、全社員が取引先の担当者のデータを入力できるように設定しているのですが、元々入っていた担当者のデータと新しく入力された担当者のデータが同じものであることが時々あります。(例えば、担当者Aという方のデータが既にあるのに、社員がAという名前で新しく担当者のデータを作ってしまうなど。)
管理者としては、新しく入力されたデータと既存のデータをチェックして、1つに統合(マージ)したいのですが、現在、その方法が見つかっておりません。
そのため、その人に紐づくデータも、新しく入力された担当者のデータに紐づいたり、既存のデータに紐づいたりとかなり煩雑になっております。
このような状況を回避する良い方法はないものでしょうか…。ご教示頂けると幸いです。よろしくお願い致します。
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投稿を表示普通に「値の重複を禁止」にすればいいと思います。
が、担当者氏名を重複禁止にしても、表記のゆらぎ（例：斉藤/斎藤/齋藤）で登録されてしまう事があると思います。
し、同姓同名という事もなきにしもあらず。
なので、メールアドレスのフィールドを設けて重複禁止にするのがよいと思います。
（的外れだったらすみません）
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投稿を表示担当者を登録するフォームに、関連レコード一覧フィールドを追加すると、もともと入っていた担当者と重なっていないかを確認できると思います。
関連レコード一覧フィールドの設定で、
・参照するアプリを、同じアプリ（このアプリ）にする
・表示するレコードの条件を、担当者名＝担当者名とする
・表示するフィールドを、担当者の所属部署や電話番号などにする（同姓同名の別人かどうかわかるようにするため）
とすると、レコードを保存したときに、既存のデータと重なっていると関連レコードに表示されます。
担当者名にAと入力して保存すると、関連レコード一覧に表示されるので、その時点で重複がわかります。
これなら、入力したときに気づいて直せると思いますが、いかがでしょうか。
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投稿を表示以前、salesforceでですが顧客データ（潜在顧客も含む）45万件を一般ユーザー500人がバシバシ更新する環境の管理者をしていました。
現場ユーザーの入力間違えや重複登録、住所の表記ゆれなどでどんどん顧客データマスタが荒れていくので、最終的には、変更は変更申請WFアプリのようなものをつくって、一般ユーザーは直接顧客データを書き換えるのではなく、申請を出してチェック担当者が変更登録する。新規登録については業務上どうしても登録して即、現場でつかいたいので、一般ユーザーに登録させますが新規登録されたことが、チェック担当者に通知されて登録ルールに準じているか、重複でないかの確認・修正・マージを行っていました。
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投稿を表示4月をまたいただりすると、名刺の部署とか役職が変わってることもあるので、名刺管理って割と面倒な作業ですよね。
私なら・・・面倒ですが、
・登録用アプリ
・閲覧用アプリ
と分けてしまうかと思います。
登録用から閲覧用へはアクションで・・・。
面倒ですけど誰かが、どこかのタイミングで管理しなくてはいけないものだと思ってます・・・。
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