ワークフローアプリについては、大きく二つの観点があると思います。

・必要な情報が必要な人にスムーズに回るフローであること
・フロー完了後の情報が使いやすいこと

見落としがちなのは二つ目かなーと思います。
最後にお金の支払をしたり、帳簿に情報を移したりするときに手間が少ないことも考えておくと、ベストプラクティスに近づくんじゃないでしょうか。

個人的な意見ですが。。。
基本的には「1用途1アプリ」の運用がスマートなのかなとは思います。
それぞれ専用の申請用紙がアプリになった感覚です。

ただ、5人という少人数で承認者が社長１人ということであれば、
必要なフィールドをどうするか次第ですが一つのアプリでやってもいいような気はします。
運用をしながら「やっぱりアプリ分けた方がいいんじゃないか」ということになった場合に
運用に合わせてアプリを改修できるのがkintoneのメリットでもありますので。

申請者承認者がどっちが使いやすいかを運用しながら考えてみてもいいかもしれませんね。

お疲れ様です！
経費申請において、申請者や申請日、支払い先、金額の記載は同じでも、それぞれ「どういう経緯で」という部分で申請内容が少し異なると思います。
例えば、
【交通費】○○⇔□□間、片道or往復、手段（車、電車、タクシーなど）
【出張】宿泊先、日数、交通費と宿泊費
【物品購入】上記は不要
といったところでしょうか。

個人的には、小さな会社で承認者も一人であれば、複数アプリに渡るのは申請する側も面倒だと思うので、一つにしてしまってもいいと思います。
項目（交通費、出張、物品購入、（他にも必要な項目を追加すればよいと思います。））のプルダウン作って、上記の必要項目を全て入れた状態で、共通しない部分は必須にしないというのでも良いと思います。

多少カスタマイズ行けるよ！ということであれば、項目に合わせてフィールドを表示/非表示するとか、カスタマイズが無理でもグループまとめてしまうのも見やすくなって良いですね。
こちらは以前note書かせて頂いたので（手前味噌ですがw）良ければ参考にしてみてください♪
https://note.com/light_willet328/n/n14bd08eabeeb#a7561173-ab1c-4e68-bcd2-b9a68ae961ce
（条件分岐グループ開閉のところです。）