アドバイスとてもうれしいです！
アプリを一つに出来る・・・と分かっただけで、私の中では「進歩」です！
頭の中でパズルするのが苦手なので、実際にやってみます。
ありがとうございました。

横からすみません。

頭の中でパズルするのが苦手なので、

それ、分かります。
なので、頭の中でパズルしなくてもいいように、メモでも何でもイイのでアプリ作成に突き進む前にアプリ構成を策定し、各アプリ等の要件を整理されることをオススメします。
策定した要件書をもとにアプリ作成に着手すれば、頭の中でパズルは回避できます。

で、本案件について、小生なりに考察してみました。
寮生マスタ（もっと拡げて社員名簿や学生名簿でもよいですが、）に必要なデータを集約するのはteppanさんご提示の手法や思想が被るところはありますが、データ閲覧や入力に対しては、（FormBridge等お使いのようなので、）操作する人（登場人物）専用の画面を用意した方がよいと思います。

・日程（献立表みたいなのものを作るのでしょうか）作成用は、調理等する方専用（場合によっては別アプリ化）
・申込（個人が「いついつは○or×」を記入する一覧みたいなものでしょうか）受付用は、寮生専用
・集計・管理人連絡用は管理人専用として、寮生マスタから必要情報を持ってくる
・部屋マスタは寮生マスタにフィールドを設けてそこに記入で代替し、（総合）管理者がマスタを直接運用／管理

というように専用画面を用いることで後々楽になる場合もあるかと思います。
（勿論、各画面での記入データをマスタアプリに反映する仕組みは要ります。）

専用画面を用いれば、それぞれの操作範囲だけ説明すればよくなるので、説明も楽になるかと思います。

ご参考になれば幸いです。