こんにちは！kintoneカスタマーサポートです🤝

今回は特に、cybozu.com共通管理者の方必見の組織やユーザーを整理する上での注意点や
便利機能について紹介します🙇‍♀️
サポートでも、年度替わりの時期はご案内する機会が特に多い内容となっているため、
ぜひご覧ください🧍‍♀️🧍‍♂️

注意ポイント①「削除したユーザーは復元することはできない！」
 

ユーザーを削除すると、二度と同じアカウントを利用できなくなります😱

※ ユーザーを削除しても残るデータについてはこちらをご覧ください。

そこで、私たちがおすすめしている方法は、ユーザーを削除せず、使用状態を「停止中」にする方法です！

ユーザーを「停止中」にすると、次のような場面で役立ちます。

• 休職中のユーザーを「停止中」にすると、休職中はkintoneにアクセスできなくなります。
• 復職などの際、「停止中」から「使用中」に戻すだけで、再度同じアカウントを利用することが
  　 できます。
• 「停止中」のユーザーの枠を利用し、同じ料金で新規ユーザーアカウントを作成/利用することが
  　 できます。
  ▼ ユーザーを停止したことで空いた利用枠の活用例
   

ユーザーを削除する場合と同様、ユーザーを「停止中」としても既存のアプリやレコードには
影響はありません！

上記より、不要そうに思うアカウントは、削除する前に「使用状態」を「停止中」にすることも
ご検討くださいませ！
 

注意ポイント②「ユーザー名を変更すると、過去のデータが上書きされる！」
 

「削除するユーザーのアカウント情報を、新規のユーザーの情報に書き換えればいいのでは？」と
お思いの方！要注意です！⚠

ユーザー名を変更すると、該当のユーザーが作成したアプリやレコードの
「作成者」「更新者」「ユーザー選択」フィールドで該当のユーザーが選択されている場合や、
アクセス権、プロセス管理等で該当のユーザーが選択されている場合、
値が全て上書きされてしまいます…！

既存のデータをそのまま保存しておきたい場合は、アカウント情報を書き換えるのではなく、
新規でアカウントを作成することをご検討くださいませ！

※ 組織名を上書きした場合も同様に、過去データが上書きされてしまいますのでご注意ください。

組織やユーザーのデータに大きく変更が入る場合に、前もって変更予定のデータを予約できる
「組織の事前設定」機能があります！

※ 予約データは、日時を指定してドメインに反映できます。

「組織の事前設定」機能を用いると、次のような場面で役立ちます。

• 人事異動に伴う大勢のユーザーの組織変更がある場合、事前のすきま時間に少しずつ作業を
  　 進めていくことが可能です。
• 新しい組織、役職が複数誕生する場合、間違いなく登録した後、一斉に公開することが
  　 可能です。

年度末や年度初めはお忙しい方も多いと思うので、組織やユーザーの情報を変更する際は、
ぜひ「組織の事前設定」機能をご活用くださいませ♪

いかがでしたでしょうか。
本記事をご覧いただき、少しでも不安に思う箇所がございましたら、
遠慮なくサポートへご連絡ください！いつでもお待ちしております！
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次回の投稿もお楽しみに🎈